إيجابيات وسلبيات خفض وظائف الموظفين المدفوعة الأجر
يجب أن يكون استخدام المتطوعين لأداء المهام أو الوظائف التي يمكن أن يقوم بها الموظفون المدفوعون (غالباً ما يطلق عليهم استبدال الوظيفة) جزءًا من استراتيجية شاملة لتقليل التكاليف خلال الأوقات العصيبة. إليك بعض النصائح للقيام بذلك بشكل صحيح:
لا تتخلى عن أي شخص بنية استبدال متطوع لموظفين مأجورين. ومن شأن هذا الإجراء أن يتسبب في خوف الموظفين الآخرين الذين يتقاضون أجورًا من وظائفهم وأن يستاءوا ويقاومون العمل مع المتطوعين ، خشية أن يأخذوا وظائفهم. ومع ذلك ، عندما يكون هناك استنزاف طبيعي أو إعادة تنظيم عامة ، استخدم هذه الفرصة لإعادة التفكير في كيفية إعداد مؤسستك ، وكيف يمكنك إعادة تكوين الوظائف بحيث يمكن القيام ببعض الواجبات من قبل المتطوعين .
على سبيل المثال ، لقد قمت للتو بترقية موظف الاستقبال الخاص بك إلى منصب مساعد إداري يعمل مع مدير التطوير. هذا يترك وظيفة الاستقبال مفتوحة. هل يمكن شغل هذا المنصب من قبل متطوعين ؟ قامت إحدى المنظمات التي زرتها مؤخرًا بتحديد الساعات المفتوحة للجمهور إلى خمسة ساعات يوميًا (الساعة 10 صباحًا - 3 مساءً) وتستخدم المتطوعين في مكتب الاستقبال. هناك متطوع مختلف كل يوم. هذا المتطوع يجيب على الهاتف ، ويحيي الزوار ، ويؤدي مجموعة متنوعة من الواجبات الدينية المحددة والموثقة.
في نهاية اليوم ، يستخدم المتطوع نموذجًا لتلخيص الأشياء المهمة التي حدثت في ذلك اليوم وأي مشكلات قد تحتاج إلى حلها بواسطة متطوع اليوم التالي.
عملت هذه المنظمة على معظم الخلل ، والمتطوعون سعداء ومخلصون. هناك الآن ما يكفي من المتطوعين المدربين للحصول على اثنين من المتطوعين الإضافيين في المكتب الذين يهتمون بالمهام المكتبية الأخرى ، مما يساعد المنظمة أكثر.
لا تستخدم المتطوعين في معظم المهام الروتينية
كثير من المتطوعين سعداء للقيام بأعمال كتابية أو إرسال رسائل بريدية من الباب أو إدارة المهمات ، ولكن عندما تكون هناك مهمة يريد الموظفون فعلها ولكن ليس هناك وقت ، فكر في استخدام متطوع. يمكن أن يكون المتطوع منسقًا متطوعًا ، أو يساعد في كتابة المنح أو موارد منحة البحث ، أو يكون مسؤولاً عن رسالة إخبارية ، أو يدرب متطوعين آخرين أو حتى الموظفين ، أو يخطط وينفذ أحداثًا خاصة ، أو مجموعة من الأشياء الأخرى. فكر بطريقة إبداعية وابحث عن المتطوعين الذين لديهم مواهب أو خبرات خاصة.
النظر في البحث عن واستخدام المتطوعين "المهرة"
عادة ما يكون المتطوعون المهرة مختصين في المجالات التي لا تكون المنظمات غير الربحية فيها ، مثل التمويل أو الموارد البشرية أو التسويق. فهم في الغالب موظفون في الشركات ، وهي جزء من برنامج المسؤولية الاجتماعية للشركات الخاص بجهة العمل. يتم منحهم الوقت من قبل شركاتهم لقضاء بعض الوقت في العمل مع المنظمات غير الربحية. خلال هذا الركود ، هناك أيضًا متطوعين مهرة بين الوظائف التي قد تكون مهتمة للغاية بالحفاظ على مهاراتهم الحادة وإضافة المزيد من السير الذاتية.
لا يمكن للمتطوعين المهرة أن يحلوا محل الموظفين ، ولكن يمكن أن يحلوا محل الاستعانة بمصادر خارجية مكلفة ومستشارين خارجيين.
يمكن أن تساعدك على إعادة تنظيم ، وإجراء مراجعة تنظيمية ، وتطوير تلك البيانات اللازمة لمساعدة المجلس على اتخاذ القرارات التنظيمية ، وإيجاد طرق لتوفير المال على الخدمات الأساسية أو مساعدة الموظفين على التركيز على ما هو أهم في وظائفهم.
أظهرت الأبحاث أن المنظمات غير الربحية لا تستخدم المتطوعين المهرة (وتسمى أيضًا العمل المجاني) بقدر ما يجب. اسأل مؤسسات الشركات المحلية الخاصة بك إذا كان لديهم برنامج تطوع ماهر ، أو تقدم بطلب للحصول على منحة مجانية من خلال مؤسسة Taproot.
لدى مؤسسة الخدمة القومية والمجتمعية مجموعة أدوات لمساعدة المنظمات غير الربحية على الاستعداد لاستخدام المتطوعين المعتمدين على المهارات. يمكنك أيضًا نشر فرصك للمتطوعين من ذوي المهارات المهنية في Catchafire ، وهي خدمة مطابقة عبر الإنترنت.
لا تتسامح مع نظام Caste في مكتبك
لقد شاهدت مكاتب يذهب فيها المديرون المدفوعون لتناول طعام الغداء يومياً ، عادةً معاً ، في حين كان الموظفون والمتطوعون في المكتبات يتناولون شطائر سلطة البيض في غرفة الاستراحة ، وفي الوقت نفسه يمسكون بالحصن حتى يعود المدراء.
ما هي الطريقة التي تجعل الموظفين والمتطوعين في العمل يشعرون وكأنهم مواطنون من الدرجة الثانية. ابحث عن طرق لتكون شاملة وجعل الجميع يشعرون أنها حيوية لشيء مهم جدا.
التصرف بسرعة عندما يظهر المتطوعون اهتمامًا
المتطوعون لديهم الكثير من الفرص في العديد من المنظمات. تصرف بسرعة عندما يظهر اهتمامك ، أو سيذهب إلى مكان آخر. من الشائع للمتطوعين المحتملين أن يتلقوا فحصًا ضعيفًا من قبل المنظمات غير الربحية. إما أن يكون مدير المتطوعين غير قادر على التحدث عما يقوله المتطوع حول الوقت المتاح له (الشعور الغامر هو سبب متكرر للرحالة كمشعر غير مستغل) ؛ أو يتلقى المتطوع مقابلة سطحية لا تكشف عن القدرات والخبرات التي يمكن أن تكون خيوطًا في تسوية المتطوع في حالة مجزية.
الحفاظ على عقل مفتوح حول ما قد تعبئه أنواع الوظائف
نعم ، قد يكون لديك قائمة بالأدوار الأساسية التي تسوقها دائمًا ، ولكن عندما تكشف مقابلتك عن إمكانيات أخرى ، لا تلتزم بالسوابق والقواعد. لا تتردد في إنشاء وظيفة تطوعية تناسب هذا الشخص بعينه ومواهبه واهتماماته. قد تكون قادرًا على إعفاء موظف مدفوع الأجر من مهمة ما وتحويله إلى متطوع. يجب أن يسمح ذلك للموظفين الذين يتقاضون أجرا مقابل الوقت لقضاء بعض الوقت في مهام ملحة أخرى. ومع ذلك ، لا ينبغي أبداً أن يعرض الموظف المدفوع الأجر لفقدان الوظيفة.
خلاصة القول هي أنه ليس لأحد الاستفادة من خفض التكاليف عن طريق خفض الموظفين عمدا واستبدالهم مع المتطوعين ، ولكن قد تكون هناك طرق مبتكرة لتمكين المتطوعين من ملء بعض الأدوار إذا كنت تفعل ذلك بحكمة.