الأشياء التي يجب تضمينها عند كتابة فاتورة لمبيعاتك في التجارة الإلكترونية
أحد أكثر مستندات المحاسبة شيوعًا هي الفاتورة. في معظم الحالات ، خاصةً عندما يرغب المشتري في المطالبة بنوع من الخصومات ، سيتطلب العملاء على موقع التجارة الإلكترونية الخاص بك فاتورة. هذا بالإضافة إلى كون الضرائب دائمًا خاصة بكل إقليم ، يجعل من المهم أن تتضمن فاتورة مبيعاتك من التجارة الإلكترونية مستوى معينًا من المعلومات.
عندما تقوم بتصميم فاتورة لشركة التجارة الإلكترونية الخاصة بك ، فإليك بعض المعلومات التي يجب عليك أخذها بعين الاعتبار:
01 - كلمة "فاتورة"
- مذكرة تسليم
- بيان بالخصم
- تفاصيل ساعي
02 - الرقم التسلسلي للفاتورة الفريد
نظرًا لأن هذا مستند رسمي للضرائب ، يجب اتباع بعض منطق تعيين رقم مسلسل لكل فاتورة. في أبسط النموذج ، الرقم التسلسلي هو مجرد رقم واحد أكبر من الرقم التسلسلي السابق. في نظام أكثر تعقيدًا إلى حد ما ، يمكنك تهيئة الرقم التسلسلي في كل سنة مالية. في الأنظمة الأكثر تعقيدًا ، قد ترغب في الحصول على ترقيم تسلسلي أبجدي رقمي. في هذا النظام ، يمكن أن يشير الخطاب إلى العميل أو فئة المنتج المحددة.
03 - اسم شركتك الرسمي وأية أسماء ثانوية
يجب أن تتضمن فاتورتك اسم شركتك الرسمي. إذا كانت هناك أسماء أخرى مقترنة ، فيجب ذكرها أيضًا. ومن الأمثلة على ذلك "الجودة التجار" كاسم النشاط التجاري ، و "امتياز أسواق XYZ عبر الإنترنت" كمؤشر ثانوي.
04 - معلومات الاتصال
في الحد الأدنى المطلق ، ينبغي ذكر مدينتك وبلدك. في غياب هذه المعلومات ، فإن موقع الضرائب لن يكون واضحا. وبالطبع ، إذا تلقيت فاتورة تذكر المدينة والبلد ، فسأكون قلقاً على صحة مؤسسة التجارة الإلكترونية. من المستحسن تضمين عنوان الشارع بالكامل ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني.
قد تكون معلومات الاتصال الإضافية منطقية أيضًا في الحالات التالية. بعض هذه المعلومات الإضافية يمكن أن تكون:
- عنوان المكتب الفرعي
- قائمة منفصلة لعناوين البريد الإلكتروني لقسم مختلف مثل خدمة العملاء ، والفواتير ، ودعم المبيعات ...
05 - الضرائب وغيرها من رموز تسجيل الأعمال
إذا أضفت ضريبة على شكل ضريبة خدمة ، أو ضريبة القيمة المضافة ، أو ضريبة السلع والخدمات ، أو أي نوع آخر حيث يمكن للعميل الاستفادة من المقاصة ، فمن الضروري أن تُدرج رموز التسجيل لهذا النوع المحدد من الضرائب. أيضًا ، بناءً على موقعك ، قد يكون من الضروري إدراج رقم تعريف تسجيل النشاط التجاري في الفاتورة.
06 - تفاصيل العميل
الفاتورة ليست أداة لحاملها. هذا يعني أن الفاتورة ليست ملكًا للشخص الذي يمتلكها. بدلاً من ذلك ، يجب توجيه الفاتورة إلى كيان معين. لذلك ، يجب عليك قائمة المشتري. عادة ما يكون الاسم الكامل الرسمي كافيا. ومع ذلك ، يفضل معظم تجار التجارة الإلكترونية تضمين عنوان الشارع وعنوان البريد الإلكتروني أيضًا.
07 - وصف السلعة
يجب ذكر الاسم والحجم (إن وجد) والنوع (إن وجد) والكمية وسعر الوحدة والسعر الإجمالي لكل سلعة يشتريها العميل.
08 - إضافات واستقطاعات للتكاليف
يمكن أن تشمل الإضافات ، الطوابع البريدية ، معالجة الشحن ، الضرائب ، الرسوم المستحقة السابقة. يمكن أن تشمل عمليات الطرح الخصومات والائتمانات والقسائم وما شابه ذلك.
09 - تفاصيل وطرق الدفع
يجب أن يكون هناك ذكر للطرق المختلفة التي يمكن للعميل أن يدفع. يمكن أن يتضمن تفاصيل حول الاسم الذي يجب سحب الشيك ، أو معرف PayPal الذي يجب تحويل المبلغ إليه ، أو التفاصيل المصرفية. في معظم التجارة الإلكترونية لشركة B2C ، يتم إنشاء الفاتورة فعليًا بعد استلام الدفعة. في هذه الحالة ، يجب ذكر تفاصيل الدفع المستلمة.
10 - الشروط والأحكام
يجب ذكر الشروط والأحكام المتعلقة بالبيع. عندما تستخدم الشركات نماذج الفاتورة المطبوعة مسبقًا ، تميل هذه البنود والشروط إلى الطباعة مسبقًا على القرطاسية نفسها. تتضمن الشروط والأحكام الشائعة تفاصيل حول المبالغ المستردة والعوائد والإصلاحات والضمانات والضمانات. أيضًا ، نظرًا لأننا نتحدث عن التجارة الإلكترونية ، فقد يكون من المنطقي تضمين سياسة الخصوصية هنا.