تضمين كل شيء من الخدمات المقدمة إلى جداول الدفع
أربع كلمات يجب أن يكون لها مكانها في كتيب التخطيط لحدثك: احصل عليه كتابة . لقد سمع معظمنا العبارة تنطق في وقت أو آخر. لسبب وجيه. يمكن أن تصبح الوعود التي تتم في أثناء المحادثة مجرد ذكرى بعيدة أو تنسى تمامًا. الحصول على الشروط المتفق عليها في كتابة يعمل على حماية كلا الطرفين المعنيين ، وهو أمر ضروري في مجال الأعمال التجارية. معرفة كيفية التفاوض على أفضل عقود مخطط الأحداث هو خطوة مهمة على طريق النجاح.
حدد الخدمات التي ستقدمها
قد تعتقد أنه ، كمخطط للأحداث ، من الواضح نوعًا ما الخدمات التي ستقدمها. هذا سبب إضافي لوصف هذه بالتفصيل. يقدم مخططو الأحداث مجموعة واسعة من الخدمات ؛ الهدف هنا هو تحديد ما ستقدمه لتجنب أي ارتباك في وقت لاحق. سواء كان اختيار القائمة أو ترتيبات الأزهار أو اختيار المكان ، حدد بوضوح البنود التي تقع على عاتقك. بمجرد التوقيع ، ستقتصر مسؤولياتك على البنود المحددة المدرجة في عقد مخطط الحدث.
قراءة بين الخطوط
عند مراجعة عقود الحدث ، انتبه إلى التفاصيل. قراءة كل خط بعناية. ثم اقرأ ما بين السطور . كن على اطلاع على أي لغة غامضة ؛ البنود التي يتم تناولها في عموميات سوف تخضع للتفسير والتي يمكن أن تعيث فسادا لك وللأعمال التخطيط الحدث الخاص بك.
راقب أي رسوم أو بنود مخفية تشير إلى أنه قد يكون هناك رسوم إضافية. وضح تلك الإضافات أو تفاوض لإزالتها بالكامل من عقد الحدث .
سؤال ، سؤال ، سؤال
عندما تكون في صدد التفاوض على عقود الأحداث ، استفسر عن كل شحنة. إذا كان أحد الفنادق أو الموردين لديه عنصر مدرج في عقد الحدث ، فيجب أن يكون قادرًا على توضيح وجوده هناك وتبرير التكلفة المرتبطة به .
في بعض الأحيان قد يؤدي مجرد طلب التوضيح إلى التنازل عن الرسوم.
لا تخاف. عندما كنا صغارًا ، علمنا أن السؤال الوحيد الحمق هو السؤال الذي لم يُطرح. عند التفاوض ، اسأل. إذا كان هناك شيء ما في العقد غير واضح بالنسبة لك ، اسأل. إذا لاحظت حذف أحد العناصر ، فاسأل. الأفضل أن تسأل الآن من دفع الثمن لاحقا.
لا تقبل ما لا تريده ؛ اسأل عن ماذا تريد بدلًا من ذلك
إذا كانت المكالمات المحلية المجانية غير مهمة لضيوفك نظرًا لتوفر الهواتف المحمولة ، فلا تقبل ذلك كمرافق مضمنة. بدلاً من ذلك ، اطلب من الفندق أن يتبادل هذا البند لشيء مهم لضيوفك. قد تكون المعدلات أو الخصومات المنخفضة أكثر قيمة بالنسبة لك ، لذا قم بعمل قائمة بتلك "الهدايا المجانية" التي لا تريدها ، وبدلاً من ذلك تفاوض على شيء أفضل تريده. تشمل وسائل الراحة المتوفرة عادةً خدمات نقل المطار وممرات نادي صحي مجانية وترقية للغرف وخدمة الإنترنت والشحن المجاني والاستلام والمزيد.
جدول الدفع
تأكد من أن عقد تخطيط الحدث الخاص بك يحدد جدول الدفع الخاص بك. وهذا يشمل الإيداع الأولي أو التوكيل ، والتفاصيل المتعلقة بكيفية إجراء الدفعات المستقبلية.
قد يكون جدول الدفعات مرتبطًا بمعالم معينة في عملية تخطيط الحدث أو قد يكون تاريخًا محددًا في التقويم قبل الحدث. قم بتطوير الجدول الزمني الذي يعمل على أفضل وجه لأعمال تخطيط الحدث الخاصة بك وتدفقك النقدي. تأكد من تضمين أي ضرائب ورسوم إضافية. الأهم من ذلك ، لا تبدأ العمل الفعلي على التخطيط لهذا الحدث حتى بعد استلامك للإيداع الأولي. إذا لم تظهر الوديعة أبدًا ، فإنك فعلت كل هذا العمل من أجل لا شيء. حرفيا.
إلغاء الحدث
في حين أنك تركز وقتك وطاقتك على التخطيط لحدث ما ، فإن آخر ما يدور في ذهنك هو إلغاء هذا الحدث ذاته. ومع ذلك ، إذا قرر العميل إلغاء الحدث في أي وقت بعد بدء العمل - لأي سبب - يجب أن يحدد العقد ما يحدث إذا تم إلغاء الحدث.
هذه خطوة ضرورية لحماية نفسك ، أعمال التخطيط للحدث الخاص بك والدخل المتوقع.
تتمثل النقطة الأساسية التي يجب تضمينها كتابة في أن الإيداع وكافة الدفعات السابقة حتى موعد الإلغاء غير قابلة للاسترداد. في تخطيط الحدث ، يتم الانتهاء من معظم العمل قبل الحدث الفعلي. أنت تستحق أن تدفع مقابل العمل الذي اكتمل بالفعل. بالنسبة إلى هذه النقطة ، بناءً على جدول الدفع ، قد ترغب أيضًا في تضمين بند ينص على أن العملاء سيدفعون مقابل الخدمات المقدمة حتى تاريخ تلقيك إخطارًا كتابيًا بإلغاء الحدث.
بند إنهاء أو قوة قاهرة
يتم إدراج بند إنهاء - أو قوة قاهرة - في عقد لإعفاء أي من الطرفين أو كليهما من المسؤولية في حال عدم استيفاء شروط العقد لأسباب خارجة عن إرادته ، مثل التوقف عن العمل أو الحرب أو الطقس المتطرف. القصد هنا هو حمايتك من أي خطر ينشأ عن ظروف لا يمكن السيطرة عليها. تأكد من أنك محمي بموجب هذه الفقرة وحدّد الشروط والإطار الزمني للإنهاء. على سبيل المثال ، "يجوز لأي طرف إنهاء هذه الاتفاقية دون تحمل مسؤولية بسبب واحد أو أكثر من هذه الأسباب أو الأسباب المشابهة بناءً على إخطار كتابي للطرف الآخر في غضون عشرة أيام من هذا الحدوث".
التعويض ("ليس خطأي")
ينص شرط التعويض على الحماية إذا قام الطرف الآخر بشيء يسبب لك الضرر أو يتسبب في قيام طرف ثالث بمقاضاةك عن الأضرار. البند هو وعد يقول بشكل أساسي أن الطرف الآخر لا يستطيع أن يجعلك مسؤولاً عن أي مطالبات أو خسائر أو أضرار أو التزامات أو مصاريف ناتجة عن إهمال أو فشل في الأداء أو سوء تصرف متعمد. تأكد من أن العقد الخاص بك يحتوي على هذه الفقرة.
عند التفاوض ، كن مستعدًا
قبل التفاوض على عقود الأحداث ، قم بأداء واجبك المنزلي. تحديد ما الذي ينطوي عليه التخطيط لهذا الحدث ومعرفة الشروط والحمايات التي تريدها. يجب أن يعكس العقد الخاص بك المسؤولية المشتركة لذلك تجنب أي اتفاقات من جانب واحد. ما هو جيد لطرف واحد هو جيد للآخر. عند التفاوض ، كن مستمعا جيدا. انتبه إلى بنود العقد التي قد تكون قابلة للتفاوض وتلك التي تجعلك غير مرتاح. كن واثقاً ولا تتعثر تحت الضغط. يتمسك بموقف. لا تقم بتوقيع أي شيء حتى تشعر بالرضا التام عن أن الشروط عادلة وتوفر لك الحماية التي تحتاجها.