إن إصدار هذه البطاقات للموظفين يعني أنه بإمكانهم إجراء معاملات معينة نيابة عن الشركة ، وفي وقت لاحق يقوموا بإيداع جميع الإيصالات إلى المدير المالي في نهاية كل شهر. كشركة ، بدلاً من إصدار سلفات نقدية لكل موظف ، أصبحت بطاقات ائتمان الشركات أفضل خيار حيث أنك لن تشارك في صعوبات توزيع الأموال.
ومع ذلك ، قبل إصدار بطاقات الشركات ، تحتاج إلى وضع تدابير وقائية. دون القيام بذلك ، هناك إمكانية لبعض الموظفين لإساءة استخدام أموال الأعمال . تزداد مخاطر عمليات الشراء غير المصرح بها عندما تكون بطاقات ائتمان الشركات في أيديهم ، ولا توجد تدابير وقائية. للتحكم في هذه المخاطر ، ستساعد السياسات التالية على:
في البداية ، حدد التوقعات
عند إصدار البطاقات ، من المستحسن تعيين وإبلاغ جميع الموظفين بما هو متوقع منهم عندما يتعلق الأمر باستخدام البطاقة. تحتاج إلى وضع سياسة توضح بوضوح مسؤولية حامل البطاقة ، ونوع النفقات التي يجب أن تستخدمها البطاقات ونوع المستندات التي يجب تقديمها لكل نفقة.
هذا هو أحد الأمور الأساسية التي يجب على كل شركة وضعها في مكانها لكبح كيفية استخدام حامل البطاقة للبطاقة. بدون القيام بذلك ، سوف تتكبد أعمالك نفقات إضافية لم تدرج في الميزانية على الإطلاق والتي تزيد على المدى الطويل من تكلفة إدارة العمل.
تأكد من فهم قواعد البطاقة بشكل صحيح
كما نعلم ، فإن معظم الموظفين ليس لديهم ثقافة القراءة. هذا يعني أنه إذا قمت فقط بتفريغ بطاقات الموظفين الموظف مع طباعة قانونية دقيقة من القواعد دون أخذها من خلال كيفية أو ما هو متوقع فيما يتعلق باستخدام البطاقة لن يساعد ذلك لأن العديد منهم قد يستخدم البطاقة دون قراءة قواعد.
لتجنب السيناريو أعلاه ، من الجيد تنظيم اجتماع مع الموظفين وأخذهم من خلال السياسة. بعد الانتهاء من ذلك ، سيكون من الجيد لهم أن يعترفوا بفهم السياسة كتابةً. وهذا يعني أنه في حالة ما إذا كان الموظف يتعارض مع ما تنص عليه السياسة ، يجب اتخاذ التدابير المناسبة.
كن حريصًا على الإنفاق
في بعض الأحيان يميل معظم الموظفين إلى التعارض مع القواعد وينتهي بهم الأمر بإنفاق أكثر مما هو مذكور في السياسة. مع هذا في ذهنك ، من الجيد الاحتفاظ بعلامات إغلاق قريبة على استخدام بطاقات ائتمان الأعمال . يجب على المدير المالي أن يخبر المشرفين في كل قسم بأنهم سيتحملون مسؤولية الإشراف على الموظفين بالبطاقات في تلك الدائرة.
سيؤدي هذا بطريقة ما إلى تقليل سوء استخدام البطاقات من جانب الموظفين. عندما يعلم الموظف أن هناك شخصًا ما يقوم بمراقبة إنفاق البطاقة ، فإنه يخشى من الانخراط في أي عمليات شراء غير مسموح بها غير مذكورة في السياسة.
لديك تدابير وقائية في المكان
المال هو مورد اقتصادي ، وبالتالي فهو نادر جدا. وهذا يعني أنه عندما يسيء الموظف امتيازات استخدام البطاقة ، يتم نقل العبء مباشرة منه إلى الشركة. مع وضع هذا في الاعتبار ، لا بأس من وضع حدود الإنفاق على كل بطاقة.
يمكن إعطاء أولئك الذين يشغلون مناصب إدارية حدودًا أعلى مقارنةً بالوظائف الموجودة في الرتب الأدنى. يهدف هذا الإجراء إلى تقليل مخاطر إجراء معاملات غير مصرح بها. يجب ألا يتم تجاوز الحد الأقصى للإنفاق ويجب ذكره في السياسة. إذا تجاوز أي موظف الحد المسموح به ، فيجب اقتطاع المبلغ الزائد من رواتبهم بالإضافة إلى غرامة.
دائما إجراء استعراض سنوي
يجب مراجعة برنامج بطاقة الائتمان الخاص بالشركة سنة تلو الأخرى. ويرجع ذلك إلى أن بعض الموظفين قد انتقلوا من قسم إلى آخر ، ولأن كل إدارة لها حد معين للإنفاق ، هناك حاجة إلى إجراء مراجعة سنوية للبرنامج.
كما يسمح ذلك لمديري الإدارات بإصدار حدود جديدة للإنفاق وفقًا لمسؤوليات كل موظف. إذا كان الموظف يعمل في قسم لم يعد بحاجة إلى بطاقة ائتمان خاصة بشركات ، فقد تتم إزالته من البرنامج.
زيادة الكفاءة عن طريق تنفيذ عمليات متابعة
من الجيد أن يكون لديك شخص ليس جزءًا من شركتك أو لا حامل البطاقة للقيام بملخصات المعاملات نيابة عن الشركة وتقديمها لك في نهاية كل شهر. وسيكون الغرض الرئيسي من هذا الشخص المحدد هو إدراج أسماء الموظفين الذين لم يقدموا تفسيرات وبيانات في الوقت المناسب عن استخدامهم للبطاقات.
تعد هذه طريقة سهلة لمراقبة أي الموظفين يلتزمون بسياسات البطاقة وأيها لا يلتزمون بها. بعد فترة معينة من الوقت ، قد ترغب في اختراق السوط على حاملي البطاقات الدائمة الذين يتعارضون دائمًا مع السياسات إما عن طريق إبعاد البطاقات عنهم مؤقتًا أو حتى بشكل دائم.
تقييم القيم المتطرفة
تذكر أن الموظف الذي أصدر بطاقة الشركة يجب أن يستخدم فقط في بعض البنود التي تعود بالفائدة على الشركة ويجب عدم استخدامها على شراء الأشياء الشخصية إلا في حالات الطوارئ. وبالتالي ، هناك حاجة لرصد جميع النفقات التي يستخدمها كل موظف على البطاقة في نهاية كل شهر.
إذا استخدم موظف واحد أو أكثر البطاقة على الأشياء الشخصية ، فيجب إجراء تقييم شامل لتحديد ما إذا كان ذلك بسبب حالة الطوارئ أم لا. إذا لم تكن حالة طارئة ، فيجب اتخاذ إجراءات تأديبية ضد حامل البطاقة. وبالعكس ، إذا كان ذلك بسبب حالة طوارئ ، فيجب اقتطاع النفقات المتكبدة من راتب حامل البطاقة دون اتخاذ أي إجراء تأديبي ضدها.
اقسم المخاطر
يجب أن تضمن سياسة بطاقة الشركة الخاصة بك أن يكون المستخدم الموظف مسؤولاً عن جميع أرصدة بطاقات الائتمان على مسؤوليته الخاصة. مع تطبيق هذه السياسة ، ستحتاج الشركة فقط إلى تسديد الأموال لحاملي البطاقات الفردية وفقًا لمقدار النفقات المعتمدة.
هذا ما نشير إليه على أنه تقاسم المخاطر بين الشركة والموظفين. هذه طريقة جيدة للتعامل مع الموظفين الذين يميلون إلى شراء الأشياء الشخصية باستخدام البطاقة نظرًا لأنه سيتم إعطاؤهم فقط مبلغًا يتطابق مع المصروفات المعتمدة فقط.