يقدم العطاء الشهري الطريق لنجاح جمع التبرعات
ما هي هدايا Preauthorized؟
إن الهدايا المحجوزة (التي تسمى أيضًا المتكررة أو الشهرية أو المستمرة أو العطاء المنتظم) هي مجرد تعهدات قام المانح بتفويض منظمتك بها لجمع مبلغ معين كل شهر (أو دورة أخرى) تلقائيًا.
قد يكون التخويل لفترة محددة من الزمن ، أو يفضل أن يكون لفترة غير محددة (على سبيل المثال ، على الدوام إلى أن يختار المتبرع إيقافها). هذا ، بالطبع ، يعني أن الجهات المانحة الخاصة بك أبدا أن تتخذ قرارا آخر ما إذا كانت ستعطي أم لا.
يمكن جمع الهدايا المحسوبة مسبقاً بعدة أشكال من تحويل الأموال الإلكتروني (EFT) ، بما في ذلك المدفوعات عن طريق بطاقة الائتمان أو عن طريق الخصم المباشر إلى حساب التحقق أو التوفير الخاص بالمتبرع.
على الرغم من أن مدفوعات بطاقات الائتمان تميل إلى أن تكون أكثر شعبية مع المتبرعين ، إلا أن المسودات البنكية (غالباً ما تُعرف باسم معاملات ACH بسبب معالجتها من خلال نظام المقاصة الآلية (ACH) التابع لمجلس الاحتياطي الفيدرالي) تقدم مجموعة خاصة بها من المزايا الفريدة ، مثل انخفاض التكاليف وعدم تواريخ انتهاء الصلاحية.
لماذا إعداد برنامج العطاء Preauthorized؟
هناك العديد من الفوائد لتطوير برنامج منح معتمد ، وفقًا لهارفي ماكينون ، مؤلف كتاب Hidden Gold وهيئة رائدة في برامج العطاء الشهرية.
يقدم كتابه القائمة التالية لبعض المزايا الجذابة.
- زيادة كبيرة دخلك السنوي
- بناء علاقة أفضل مع المتبرعين
- سيستمر المانحون في إعطاء وقت أطول
- إيرادات العوائد الشهرية يمكن التنبؤ بها
- خفض تكاليف جمع التبرعات الخاصة بك
- سوف ينمو الدخل مع مرور الوقت
- العطاء الشهري مناسب
ووفقًا لبحث رعته MasterCard International ، فإن 3٪ فقط من المتبرعين قد أبلغوا عن استخدام بطاقات الائتمان لتقديم تبرعات تلقائية ، لكن 28٪ يقولون إنهم ربما يفكرون أو بالتأكيد في تقديم تبرعات متكررة إذا عرضت عليهم المؤسسة الخيرية التي اختاروها.
يتم إثبات الإمكانات غير المستغلة في تقديم خيار العطاء المرخص به بنجاح المؤسسات التي بدأت برامجها. فعلى سبيل المثال ، يعالج "العمل من أجل السلام" ، على سبيل المثال ، الآلاف من التبرعات التي تمت الموافقة المسبقة عليها كل شهر ، بمتوسط يتراوح بين 30،000 و 40،000 دولار في الهدايا.
كيفية تنفيذ برنامج التبرع المتكرر
سيتطلب إنشاء برنامج ناجح عدة خطوات:
- تثقيف الموظفين والجهات المانحة حول التبرعات المتكررة عبر التحويل الإلكتروني.
- تطوير طرق التماس لتجنيد التبرعات المتكررة.
- تأكد من أن لديك التكنولوجيا لإدارة ومعالجة الهدايا المتكررة بسهولة.
- اختبار العمليات والإجراءات.
دور التكنولوجيا
ولعل الأداة الأكثر أهمية في إنشاء والحفاظ على برنامج هدية متكرر ناجح هو الحصول على ما يسميه Harvey McKinnon "نظامًا خلفيًا فعّالًا وسريع الاستجابة". هذا يتكون من نظام إدارة الجهات المانحة و EFT ومعالجة معاملات بطاقات الائتمان.
نظام إدارة المانحين
إن نظام إدارة المانحين الجيد هو أكثر بكثير من مجرد قاعدة بيانات للمانحين والتوقعات.
يجب أن يوفر لك الأدوات التي تجعلها سريعة وسهلة في التعامل مع العديد من المهام المرتبطة ببرنامج الهدايا الخاص بك (بالإضافة إلى جهودك لجمع التبرعات الأخرى) ، مثل:
- الحفاظ على معلومات كاملة المانحين / المكونة
- تتبع كامل إعطاء التاريخ مع الحساب التلقائي لملخص هدية حسب السنة
- التماس جيل / تتبع
- إدارة الهدايا / التعهدات
- التقارير
معالجة المعاملات المالية
على الرغم من أن العديد من المنظمات غير الربحية قد بدأت في قبول بطاقات الائتمان للتبرعات سواء عبر الإنترنت أو لمرة واحدة ، فمن المهم إدراك أن المعاملات المتكررة المُصادَق عليها مسبقًا تتم معالجتها عادةً كدفعة ، ومن ثم فهي تتمتع ببعض السمات الفريدة. بالتأكيد لا تريد إضاعة الوقت وزيادة فرص الخطأ عن طريق إدخال أرقام وبطاقات الائتمان في محطة بطاقة الائتمان كل شهر.
كما لاحظنا أيضًا ، قد ترغب في عرض خيار الدفع عن طريق الخصم المباشر (ACH) ، والذي يتطلب نوعًا مختلفًا من حسابات المعالجة.
احذر من حلول معالجة التحويل الإلكتروني التي لا تتكامل مع نظام إدارة الجهات المانحة. على الرغم من أنها قد تسمح لك بأتمتة عملية توليد وجمع المعاملات ، فمن المحتمل أن تتخلى عن العديد من المزايا المهمة.
استنتاج
يعد برنامج التبرعات المتكرر طريقة رائعة لزيادة قيمة المتبرعين مدى الحياة مع تقليل التكاليف والجهود المبذولة لجمع التبرعات . يتطلب تطوير برنامج تبرع متكرر فعال أن تقوم بشكل صحيح بتثقيف الموظفين والجهات المانحة ، وأن توجه الاستهدافات واختبارها بعناية لجذب المشاركين ، وأن تضمن أن تكون لديك أنظمة خلفية فعالة ومستجيبة (إدارة المانحين ومعالجة المعاملات) لتقليل الجهد الإداري. على الرغم من أن النجاح قد يستغرق بعض الوقت والجهد ، إلا أن النتيجة النهائية تستحق ذلك.
لقد تم تقديم هذه المقالة من قبل DonorPerfect .