كيف تعرف إذا كان لديك مشكلة مراقبة المخزون
هناك العديد من الطرق التي يمكنك استخدامها لاختبار الضغط على عمليات مراقبة المخزون لديك. إحدى الطرق هي الخضوع لمراجعة الشحنات الفائتة التي تمت مؤخرًا لعملائك. هل كانت أي من هذه الشحنات الفائتة ناتجة عن عدم فهم ما لديك في متناول اليد والمتاحة للشحن؟
على سبيل المثال ، قد يكون لديك 100 لكل جزء من الجزء A وطالب العميل بـ 100 لكل منها. لكنهم لم يحتاجوا إليك لشحنه حتى الأسبوع القادم ، لذلك فإن كل 100 جزء من الجزء A يجلس في مستودعك. في اليوم التالي ، اتصل عميل آخر وطلب منك 100 لكل جزء من الجزء A. لقد كنت بعيدًا عن المكتب ، مع الاهتمام بأربعين مليونًا من الأشياء الأخرى التي يحتاج مالك النشاط التجاري الصغير إلى الاعتناء بها ، لذلك قام موظفك الآخر بإجراء المكالمة . هذا الموظف الآخر فحص و رأى 100 كل جزء من الجزء A يجلس هناك وشحنه العميل الثاني. في الأسبوع التالي ، كنت بحاجة لشحن 100 كل جزء من الجزء الأول إلى العميل الأول ، ولم يكن هناك.
قد يكون لدى أعمالك الصغيرة مشكلة في مراقبة المخزون. من المهم أن تعرف ليس فقط ما الذي تملكه شركتك الصغيرة ، بل ما هو متاح لديك للشحن. في الحالة أعلاه ، في حين أن موظفك الوحيد رأى أن لديك 100 لكل جزء من السفينة A ، لم تكن هناك أية عملية تسمح لها بمعرفة أن 100 لكل منها خصصت لعميل آخر.
التدقيق من البداية إلى الورقة
طريقة أخرى يمكنك استخدامها للضغط على اختبار مراقبة المخزون الخاص بك هي إجراء تدقيق من صفحة إلى أخرى. وهذا يعني أنك ستخرج إلى الطابق المستودع الخاص بك (أو غرفة الأوراق المالية ، أو خزانة القاعة ، أو المرآب - في أي مكان يحتفظ فيه عملك الصغير بمخزونه) وتختار عددًا من العناصر التي يجب احتسابها.
سنناقش عدد العناصر التي سيتم احتسابها لاحقًا ، ولكن عند الانتهاء ، ستأخذ أرقام التعداد إلى نظامك الذي يتتبع المخزون. قد يكون هذا هو WMS (نظام إدارة المستودعات) ، ERP / MRP (تخطيط موارد المؤسسة / تخطيط متطلبات المواد) ، جدول بيانات Excel ، دفتر الأستاذ أو ، ربما ، كومة من Post-Its. إذا لم يكن لديك نظام يتتبع مخزونك - حتى لو كان مجرد كومة من Post-Its - لديك مشكلة في مراقبة المخزون.
في عمليات التدقيق من صفحة إلى أخرى ، يمكنك مقارنة الأعداد الفعلية التي قمت بفعلها إلى نظام مراقبة المخزون الذي لديك. مرة أخرى ، يجب أن يكون هدفك دقة بنسبة 100٪. إذا لم تكن أرقام العد الفعلي الخاصة بك متوافقة تمامًا مع ما يعتقده نظام مراقبة المخزون لديك ، هل تعرف لماذا؟ وهل يمكنك تنفيذ تدابير مضادة لمنع حدوث ذلك مرة أخرى؟ تشمل بعض الأسباب الأكثر شيوعًا التي لا يتم حسابها ما يلي:
- لقد استلمت شحنة من المورد الخاص بك ، ولكنك لم تقم بحساب الأجزاء في المربعات. لا يجب احتساب قائمة التعبئة على أنها دقيقة بنسبة 100٪. افتح المربعات واحسب المحتويات. إذا قال موردك إنهم أرسلوا إليك 1000 جزء وأرسلوا إليك 990 جزءًا فقط ، ولم تصادف الخطأ - فأنت لا تمتلك مشكلة في مراقبة المخزون فقط ، ولكن قد ينتهي بك المطاف إلى شحن عملاءك بشكل مختصر.
- لقد قمت بشحن أجزاء إلى عميل ولكنك لم تقم بإنقاص المخزون الخاص بك بشكل صحيح. أو على الإطلاق. تأكد من أنك تقوم بخصم الشحنات الصادرة من مجاميع المخزون في الوقت الفعلي.
- أجبرتك مشكلات الجودة على إزالة جزء من المخزون من كومة المخزون القابلة للاستخدام. ومع ذلك ، فإن نظام مراقبة المستودع الخاص بك ليس لديه طريقة للتمييز بين الاستخدام القابل للاستخدام وغير القابل للاستعمال ، لذا يقول النظام لديك أن لديك أكثر مما يمكنك استخدامه. إن امتلاك القدرة على التفريق بين المخزون القابل للاستخدام وغير القابل للاستخدام ليس فقط ميزة مهمة تسمح لك بتتبع الأجزاء ذات مشكلات الجودة ، ولكن يمكن أيضًا أن تكون آلية لتخصيص المخزون للعميل مع الاحتفاظ بتلك الأجزاء في المخزون.
- هل منتجاتك قيّمة ويسهل عليك التخلص منها؟ قد يكون لدى الشركة التي تبيع السندان أقل من قضية سرقة من شركة تبيع عملات ذهبية. تأكد من أن خطة التحكم في مخزونك تتضمن طريقة للحفاظ على أمان منتجاتك. وتنفيذ برنامج عد دورة يساعدك على تتبع المخزون الخاص بك.
دورة برنامج أساسيات الكونت
برنامج عد دورة ما يحدث خلال هذه التهم من الكلمة إلى الورقة. برنامج العد للدورة هو عملية تقوم من خلالها بحساب نسبة مئوية من أجزاءك بشكل منتظم ، بحيث تحسبها على مدار أكثر من عام (أو على الأقل جميع الأجزاء الأكثر قيمة).
يمكنك استخدام برنامج عد دورة مع جرد مادي سنوي ، مما يساعد عادة على تقليل التباينات في تلك المخزونات المادية. تستخدم بعض الشركات عدد الدورات بدلاً من عمليات الجرد المادي السنوية ، لكنني لا أوصي بذلك.
لتحديد معلمات برنامج عد دورة الخاص بك ، تحتاج إلى تحديد:
- كم عدد الأجزاء الإجمالية التي يجب عليك حسابها؟
- أنت ذاهب لحسابها على مدار السنة؟ إذا لم يكن كذلك ، كيف ستقوم بتحديد نقطة القطع؟ عادة ، تتبع الشركات القاعدة 80-20 ، أي أن 80٪ من قيمة المخزون الخاص بك تأتي من 20٪ من أجزائك - لذلك ركز على احتساب 20٪.
- كم مرة ستعتمد؟
- من سيجري العد؟ إذا كانت شركتك كبيرة بما فيه الكفاية ، يجب أن يكون عداد الدورة شخصًا يرتبط أداء وظيفته بدقة الجرد. يساعد هذا في إزالة أي تعارض محتمل في المصالح في عملية حساب عدد الدورات. يعد حساب الدورة بمثابة تدقيق - وليس أداة لتقييم أداء الوظيفة.
- كيف سيتم إجراء العد؟ عملية الكلمة إلى الورقة هي الطريقة المفضلة. يجب إعطاء عداد دورة قائمة أرقام جزء ومواقع. ثم ينتقل العداد إلى الأرضية ويحسبهم. لا ينبغي أن يكون لديه أي فكرة عن عدد من يتوقع أن يكون هناك. طريقة أخرى هي عدد الورقة إلى الأرض. هذا هو عكس أسلوب الكلمة إلى الورقة. تبدأ طريقة الورقة إلى الأرضية عند قيامك بتسليم قائمة الأجزاء الخاصة بك والأعداد المقابلة لها وفقًا لنظام تتبع المخزون الخاص بك. يقوم العداد بعد ذلك بمراجعة الكميات الفيزيائية على الرفوف مقارنة بعدد النظام.
من خلال فهم عوامل عملية احتساب دورة المذكورة أعلاه ، يمكنك عندئذٍ إنشاء برنامج العد للدورة. على سبيل المثال ، إذا كان لديك 500 جزء من الأرقام يمكن الاعتماد عليها ويمكنك الاعتماد مرة واحدة كل أسبوع ، فيمكنك حساب 10 أجزاء في الأسبوع (أو اثنين فقط في اليوم). في نهاية سنة 50 أسبوعًا ، ستحسب جميع أرقام الأجزاء البالغ عددها 500 جزء. تذكر فقط أن تعد أرقام الأجزاء المختلفة مع كل حساب ، لتجنب الإفراط في حساب رقم جزء واحد وإحصاء رقم آخر.
أثناء هذه العملية ، من المهم معرفة متى يتم إيقاف عدد قوائم جردك. لهذا السبب لا يجب أن يكون عداد الدورة مشرفًا على المستودع أو موظفًا لمراقبة المخزون. من الطبيعي أن يقوم هؤلاء الموظفون بوضع الإصلاحات في مكانها دون تصعيد المشاكل الأساسية للإدارة. بصفتك مالكًا أو مالكًا تجاريًا صغيرًا ، تحتاج إلى معرفة متى لا تعمل عمليات مراقبة المخزون الأساسية ، حتى تتمكن من تنفيذ الإجراءات المضادة لمنع حدوث مشكلات في مجرى النشاط.
حل مشاكل مراقبة المخزون
يقطع برنامج عد الدورة ، جنبا إلى جنب مع المخزون المادي السنوي ، شوطا بعيدا نحو حل مشاكل مراقبة المخزون. تساعد برامج حساب الدورة على تحديد حالات القصور في مراقبة المخزون ، ولكن الأمر متروك لك لإجراء تغييرات لتصحيح المشكلات التي يكشف عنها برنامج عد دورة الخاص بك.