الأشياء التي يجب مراعاتها قبل أن تشتري برامج المحاسبة

ماذا تحتاج شركتك من برامج محاسبة الأعمال الصغيرة؟

برامج المحاسبة أمر لا بد منه لأي شركة صغيرة لتتبع الإيرادات والنفقات ، ومعلومات العملاء ، وأية بيانات مالية أخرى. كما أنها أداة رائعة لاتخاذ القرار ؛ لأن التقارير في الوقت المناسب وأدوات تحليل الميزانية التي تأتي مع معظم برامج الكمبيوتر المحاسبية تمنح أصحاب الأعمال فرصة للتراجع والحصول على فهم شامل لمالية الشركة. ولكن في بحر من البرامج والعلامات التجارية ، كيف تختار برنامج المحاسبة المناسب لأعمالك الصغيرة؟

ما النظر قبل أن تشتري برامج المحاسبة

نظرًا لأن برامج المحاسبة أمر حيوي بالنسبة إلى نشاطك التجاري الصغير ، فمن المهم التأكد من إجراء بعض الأبحاث قبل شراء أي نوع معين من برامج الإدارة المالية أو المحاسبة. سيسمح لك إلقاء نظرة عن كثب على احتياجات شركتك بقياس متطلبات الوظائف اليومية التي تحتاجها. فيما يلي بعض الأمور التي يجب عليك فعلها وتذكرها قبل أن تلتزم بشراء برامج محاسبة.

القيام بتحليل الاحتياجات

قبل اتخاذ قرار بشأن برنامج محاسبي معين ، يجب عليك إجراء تحليل للاحتياجات لتقييم الميزات والوظائف والتقارير التي ستحتاج إلى البرنامج للقيام بها. خذ الوقت الكافي للتفكير في معاملات المحاسبة المهمة لنشاطك التجاري بحيث يمكنك اختيار برنامج يمكنه التعامل معها بكفاءة. يجب أن يتم سرد أي تقارير تحتاج إلى إنشاء عناصر التحكم التي تحتاجها أو التكامل الذي تريده مع تطبيقات الطرف الثالث.

سيكون تحليل الاحتياجات هذا هو الأساس الذي تبدأ من خلاله عملية الاختيار.

قراءة برامج المحاسبة الاستعراضات

قراءة مراجعات العملاء الآخرين للمنتج سوف تعطيك فكرة أفضل عما تشتريه. تحتوي العديد من مواقع الويب الخاصة بالمستهلكين مثل Amazon على عدد لا يحصى من المراجعات التي تناقش سهولة الاستخدام وإعداد التقارير والدعم وتوافق نظام التشغيل والسعر.

العثور على ما يناسب احتياجاتك

يمكن لمعظم الشركات الصغيرة استخدام برامج محاسبة الأعمال الصغيرة مثل QuickBooks مباشرة خارج منطقة الجزاء. يقوم معظم البائعين بإعداد ميزات التقارير والقوالب حتى تتمكن من إنشاء أي تقرير تحتاجه بسهولة. ومع ذلك ، قد تجد أنك بحاجة إلى برامج خاصة بالقطاع ، مثل برامج محاسبة غير ربحية ، أو برامج محاسبة البناء ، أو برامج محاسبة نقطة البيع لتلبية احتياجات المحاسبة وإعداد التقارير الفريدة في مجال عملك.

النظر في سهولة الاستخدام

يجب أن تتعلم أنت أو موظفيك استخدام برنامج المحاسبة الذي تشتريه. من المرجح أن يكون لديك دوران الموظفين طوال السنين. لذلك ، يجب أن تفكر في اختيار حزمة برامج محاسبية لا تلبي احتياجاتك فحسب ، بل من السهل تعلمها نظرًا للوقت والموارد التي يمكن أن تلتزم بها لتدريب الموظفين على كيفية استخدام البرنامج. إذا كان لديك القليل من الموارد لتشغيل الموظفين وتشغيلهم على برنامجك عندما يكون هناك معدل دوران ، فإن اختيار برنامج محاسبة بسيط سهل الاستخدام مثل QuickBooks أو Peachtree قد يكون هو الطريق المناسب لأعمالك الصغيرة. على الرغم من أنه قد يكون هناك برامج محاسبيّة أفضل في السوق ، لن ترى أعمالك الصغيرة فوائد هذه البرامج إذا لم يعرف الموظفون كيفية استخدامها بشكل صحيح.

فكر في الدعم

ستحتاج إلى تحديد نوع الدعم الذي تريده لمساعدتك في استخدام المنتج. يقدم معظم البائعين مجموعة كاملة من خيارات المساعدة المتاحة لك - البريد الإلكتروني والهاتف والدعم عبر الإنترنت. سيقدم بعض البائعين دعمًا مجانيًا إذا قمت بشراء البرنامج ، في حين يقدم معظمهم خطط الدعم الفني التي يمكنك شراؤها بالإضافة إلى برنامج المحاسبة. يجب عليك قراءة أي منتديات حول تجربة المستخدمين الآخرين مع دعم العملاء من مورد البرنامج الذي تختاره لأنهم ليسوا جميعًا متساوين. يقدم بعض بائعي برامج المحاسبة الدعم الكافي ، في حين أن آخرين لا يفعلون ذلك.

النظر في قابلية التوسع

ما مقدار النمو الذي تتوقع أن ينمو عملك على المدى القصير؟ بعد أن تضع توقعاتك حول نمو أعمالك ، سترغب في معرفة مدى قابلية برنامجك للمحاسبة لتحجيم هذا النمو.

هل تحتاج إلى برنامج محاسبة ليعمل على أجهزة الكمبيوتر المحمولة وأجهزة سطح المكتب أو الأجهزة المحمولة؟ هل تحتاج إلى برنامج محاسبة قادر على العمل على الشبكة؟ ما مدى تكلفة إضافة مستخدمين إضافيين إلى برنامج المحاسبة الخاص بك؟ ستحتاج إلى النظر في هذه الأسئلة ، وإذا كانت شركتك الصغيرة ستعمل على شبكة ، فمن الأفضل الاتصال بأحد متخصصي تكنولوجيا المعلومات للتأكد من أن برنامج المحاسبة الذي تختاره متوافق مع أجهزتك. يجب أن يكون محترف تكنولوجيا المعلومات قادرًا على ضمان استيفائك لمواصفات الأجهزة / البرمجيات ، مع تقديم اقتراحات أخرى للشبكات من شأنها تحسين عمليات نشاطك التجاري.

هل تحتاج إلى إدارة الوثائق؟

تريد بعض الشركات الصغيرة أن تعمل في بيئة خالية من الورق ، في حين أن الآخرين أكثر راحة مع كونها قديمة الطراز. مهما كانت العملية التي تختارها ، يجب عليك التأكد من أن البرنامج مصمم لتلبية احتياجاتك. على سبيل المثال ، إذا كنت تريد مكتبًا بلا ورق ، فأنت بحاجة إلى التحقق من ميزات إدارة المستندات الخاصة ببرنامجك المحاسبي. بدلاً من ذلك ، يمكنك شراء أداة إدارة مستندات تابعة لجهة خارجية ، ويمكنك البحث لمعرفة ما إذا كانت هناك برامج محاسبة تتكامل مع نظام إدارة المستندات لديك للمساعدة في تبسيط عمليات سير العمل في عملك.

هل يمكنك استخدام إدارة سير العمل؟

إذا اخترت العمل في بيئة مكتبية بدون ورق ، فستحتاج إلى اختيار برنامج محاسبة يشتمل إما على عمليات سير عمل مدمجة أو يسمح لك ببنائها لتلبية عمليات عملك. نظرًا لأنك لن يكون لديك نسخ ورقية ماديًا تدور حول مكتبك للمراجعة والموافقة ، ستحتاج إلى القدرة على تصميم عمليات الموافقة للمهام البسيطة والمعقدة مثل ورقة الوقت ، أو البائع ، أو الموافقة على الاختيار.

النظر في احتياجات أمن البيانات

دائمًا ما يكون أمان البيانات المحاسبية مهمًا لأنك ستحتاج إلى التأكد من حماية معلوماتك الشخصية والمعلومات الشخصية لمستخدمك ومعلومات العميل. ومع ذلك ، يمكنك العمل في الصناعات ، مثل الرعاية الصحية ، حيث يكون لديك متطلبات امتثال إضافية مثل HIPPA. العقوبات المفروضة على هذه الانتهاكات يمكن أن تشل عملك ، حيث تصل إلى 500،000 دولار في بعض الحالات. بغض النظر عن مستوى الأمان المطلوب ، ستحتاج إلى التأكد من أن التصاميم مضمنة في برنامجك المحاسبي أو يمكنك إنشاء ميزات الأمان الضرورية في خطة تكنولوجيا المعلومات لتلبية هذه الاحتياجات.