أفضل 8 التفاوض على العقود بأفضل الممارسات

التفاوض على العقود هو فن وعلم. هذا الموضوع كان موضوع العديد من الكتب والمقالات الشعبية. كما كان موضوع مفاوضات العقود موضوعًا لعقد الحلقات الدراسية والعروض والمحاضرات التي تهدف إلى تعليم بعض التكتيكات الأساسية والمهمة التي يجب أن تكون ناجحة في المفاوضات. التفاوض على عقد هو عملية تحقيق الفوز لكل من عملك والمورد الذي تقوم بتوقيع عقد معه.

في النهاية ، سيكون العقد وثيقة تحدد جميع القواعد التي ستحكم علاقتك بالمضي قدمًا والأكثر وضوحًا ونقطةً ، كلما كان من الأفضل تنفيذها والالتزام بها. والهدف هو تحقيق توازن مع البائع وعرضه كشريك حتى يتسنى لكما تحقيق أهدافك وأهداف شركتك من خلال توقيع العقد.

ويعني التفاوض الناجح على العقود أن يبحث الطرفان عن إيجابيات تعود بالنفع على الطرفين في كل مجال وفي نفس الوقت تحقيق صفقة عادلة ومنصفة. إن عقدًا موقّعًا يفيد كلا الطرفين سيوفر أساسًا متينًا لبناء علاقة طويلة الأمد مع مورّدك. فيما يلي أهداف واستراتيجيات بسيطة وسهلة التنفيذ لمفاوضات العقود الناجحة.

أهداف مفاوضات العقود

يمكن استخدام أهداف التفاوض على العقود لتقييم العقد بناءً على كل من هذه المعايير:

استراتيجيات عقد المفاوضات

1. ضع قائمة بأولويات الترتيب بالإضافة إلى البدائل: إن إتاحة قائمة بالعناصر الأكثر أهمية مقابل العناصر التي قد لا تكون مهمة ، تتيح لك فرصة إجراء مقايضة إذا لزم الأمر. يجب أن تكون هذه القائمة قائمة ديناميكية يتم الاحتفاظ بها مستندة إلى احتياجات العمل فيما يتعلق بالعمل مع هذا البائع. من غير العملي افتراض أنك ستتمكن من التفاوض بشكل فعال في جميع مجالات العقد في وقت واحد. ومن ثم ، فأنت تريد أن تتأكد من أن ما هو الأهم بالنسبة إليك هو المناقشة والاتفاق عليه قبل الانتقال إلى عناصر أقل أهمية.

2. التعرف على الفرق بين ما تحتاجه وما تريده: قم بمراجعة أولوياتك بشكل متكرر طوال عملية تخطيط التفاوض على العقود ووقت آخر في النهاية. تأكد من طرح الأسئلة الصعبة: "هل هذه أولوية حقًا لشركتنا أم أنها" لطيفة "؟" "هل كانت هذه الأولوية نتيجة لبعض المناورات السياسية الداخلية ، أم أنها حقيقية؟" "إذا اضطررنا للتضحية بهذا البند ، فهل يمكن أن تكون هذه الصفقة مربحة للجانبين؟"

3. اعرف خطك القاعدي حتى تعرف متى تختبئ: هل هناك تكلفة أو رسوم بالساعة لا يمكن لشركتك تجاوزها؟

هل أصبحت تدرك أن واحدة أو اثنتين من الأولويات العليا غير قابلة للتفاوض حقاً وأنك ستفضل الابتعاد عن هذا العقد إذا لم يوافق البائع على ذلك؟ أدرج هذه مع المنطق حتى يمكنك استخدام هذه للتفاوض على الصفقة المثلى.

4. تحديد أي قيود زمنية ومعايير : قم بتعيين معايير قياس الأداء التي تتوقعها من البائع. ستكون هذه طريقة أساسية لمراقبة أداء البائع. سيكون نجاح البائع حاسماً للحصول على قيمة جيدة من هذا العقد. وبالتالي ، سوف تحتاج إلى التفاوض على عقوبة عادلة ومنصفة عندما لا يتم الوفاء مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI).

.5 ﺗﻘﯾﯾم اﻟﺧﺻوم واﻟﻣﺧﺎطر اﻟﻣﺣﺗﻣﻟﺔ: اﻓﮭم إﻣﮐﺎﻧﯾﺔ ﺣدوث ﺧطﺄ ﻣﺎ أو ﻋدم ﺗﻧﻔﯾذه ﻋﻟﯽ اﻟﻧﺣو اﻟﻣﺗوﺧﯽ ﻋﻧد ﺗﺄﺳﯾس اﻟﻌﻘد.

ماذا لو واجهت تكاليف غير متوقعة؟ من سيكون مسؤولاً عن انتهاك اللوائح الحكومية؟ من الذي يغطي التأمين على العمال المتعاقدين؟ هذه ليست سوى عدد قليل من الأسئلة الأكثر شيوعًا التي يجب معالجتها في أي عقد. ومثلما كان من المهم فهم الأولويات ، من المهم بنفس القدر ألا نعرف فقط إمكانية حدوث خطأ ما ، بل أن نكون استباقيين بشأن ما يجب فعله حيال ذلك في حالة حدوثه.

6. السرية ، وعدم التنافس ، وحل النزاعات ، والتغييرات في المتطلبات: لتدوير القائمة ، تمثل هذه العناصر بضعة أشياء أخرى يجب مراعاتها أثناء التفاوض على عقد البائع. عندما يتم التعامل معها بشكل استباقي ، يمكن أن تصبح هذه القائمة مكانًا جيدًا لإنشاء أرضية مشتركة مع البائع ، بدلاً من العناصر التي يمكن أن تكون عقبات أمام التفاوض المحتملة . على سبيل المثال ، إذا كان البائع أو ممثل البائع لديه إمكانية التعرض لمعلومات سرية للشركة ، فيجب أن يكون هناك شرط السرية الذي سيحد من المسؤولية بالنسبة لك وللمورد. من الضروري اتخاذ جميع الاحتياطات اللازمة لحماية جميع حقوق الملكية الفكرية وبراءات الاختراع ، بالإضافة إلى البيانات المالية الحساسة.

وأخيرًا ، قبل أن يجلس الطرفان لمراجعة بنود العقد ومناقشتها والتفاوض بشأنها ، تأكد من أنك قد فكرت أيضًا في بعض المعايير الأساسية الأخرى التي قد تُفرض على عملية سلسة.

7. حدد ما إذا كانت مصالح شركتك ستكون أفضل حماية من خلال الاستعانة بمحامٍ: إن التفاوض على عقد لمدة سنة واحدة من خدمات الحراسة في مكتب صغير يختلف اختلافاً كبيراً عن التفاوض على عقد للاستعانة بمركز اتصال كبير. إذا كنت تشعر بعقد المراجعة غير مريحة قليلا "القانونية" ، لا تتردد في الاحتفاظ بمحام متخصص في التفاوض على العقود.

8. تحديد ما إذا كان العقد سيحتاج إلى رقابة من قبل أو من خلال محاسب أو خبير مالي آخر: لا يقل أهمية عن الاحتفاظ بالمستشار القانوني المناسب أو الاحتفاظ بها أو تكليفها من خبير يمكنه إدارة الشروط المالية للعقد. في بداية المفاوضات ، وكذلك طوال العملية. قد يكون إجراء نموذجية للمعاملة نفسها ، بالإضافة إلى إعداد التقارير المالية المستمرة ، مهمة معقدة للغاية ، ولكنها مهمة للغاية. خذ الوقت الكافي لفهم كيف يمكن إدارة هذه العملية داخليًا من قبل محاسب ، أو إذا كانت تحتاج إلى الاستعانة بمصادر خارجية لشركة محاسبة.

ومن المزايا الأخرى للرصد المالي عن كثب لعقد معين هو أنه يمكن استخدام ذلك كمؤشر رئيسي للأداء ، ووسيلة موضوعية لمراقبة الأداء.