أزمتك القادمة فقط حول الزاوية - إستعدّ الآن
هل مؤسستك غير الربحية على استعداد لتقديم الأخبار العاجلة الليلة؟
لا يتعين عليك حتى أن تكون مذنبا بشيء لتصبح الأخبار اليومية. تحدث أشياء سيئة حتى للمنظمات غير الربحية الجديرة بالاهتمام.
خلال مسيرتي غير الربحية ، شهدت المنظمات التي عملت لديها خبرة في وفاة العميل. منتج العبث الذي هدد أكبر جمع التبرعات. فضيحة رياضية وإطلاق نار جماعي في الحرم الجامعي.
تعلمنا بالطريقة الصعبة أن نكون مستعدين أو نستعد للمعاناة أكثر من اللازم.
في ما يلي ستة اقتراحات لتحسين إدارة الأزمات من قِبل مؤسستك غير الربحية.
01 - لا تنتظر.
بدلا من ذلك ، قم بعصف الذهول لسيناريوهات أو أنواع الكوارث المحتملة التي يمكن أن تحدث وبدء التخطيط لها.
ثقف نفسك حول الأزمات غير الربحية وتحدث مع أولئك الذين تجاوزوها. دعوة مخضرم من الكوارث للتحدث مع موظفيك ومجلس إدارتها. قم بتخصيص موظفي العلاقات العامة لصياغة خطة للأزمة واعطائهم موعدًا نهائيًا.
الدعوة إلى التأهب لحالات الطوارئ الحقيقية. لا يعتقد الكثير من الأشخاص في المنظمات غير الربحية ، وخاصة المؤسسات الصغيرة ، أن أي شيء سيئ يحدث على الإطلاق. لا يريدون التفكير في الأمر. لا يعتقدون أن لديهم الوقت للاستعداد.
وقد يستاءون أيضًا من الموظفين الذين يضغطون على هذا الموضوع. تكلم على أي حال. إذا حدثت هذه الأزمة ، فإن الناس سيقدرون ذلك.
02 - إدراك أن الأزمات تأخذ العديد من الأشكال.
مثل النيران ، يمكن أن يتسبب حدوث أزمة بسرعة في إحداث فرق كبير في النتيجة.
قد تكون أزمتك حادثة تنطوي على متطوع ، أو وفاة عميل ، أو اختلاس من قبل المسؤول المالي الرئيسي ، أو دعوى قضائية من قبل موظف سابق ، أو هجوم اختراق يهدد خصوصية المتبرعين والزبائن .
انهم جميعا تتطلب استجابات مختلفة. استعد لأكبر عدد يمكنك تخيله ، وابذل قصارى جهدك لوضع الخطط لتقليل الضرر الذي يلحق بسمعتك غير الربحية.
حتى لو حدث شيء لم تفكر فيه ، فإن إعدادك للأنواع الأخرى من حالات الطوارئ سوف يساعدك. قد يكشف التخطيط عن وجود فجوات في الأمن أو تغطية التأمين أو عدم كفاية سياسات الموارد البشرية أو نقص الأشخاص ذوي المهارات الخاصة.
من المرجح أن تؤدي ممارسة أي استجابة للطوارئ إلى جعل مؤسستك أكثر استعدادًا للآخرين.
03 - تطوير خطة لوجستية وخطة اتصالات.
تطوير برنامج لإدارة المخاطر للتعامل مع الخسائر في الأرواح والممتلكات وقضايا التأمين. حدد الأشخاص الذين يمكنهم الانتقال إلى العمل بسرعة ، وإخطار المساعدة المناسبة ، وإدارة خطط الإخلاء.
تتضمن خطة الاتصالات تحديد المتحدثين ، وتعيين شخص ما لجمع الحقائق عند ظهورها ، وكتابة البيانات الصحفية ، وتحديد مكان لعقد مؤتمر صحفي .
04 - احصل على منزل وسائل الاعلام الاجتماعية في النظام
تستخدم جميع المنظمات غير الربحية تقريبًا بعض مستويات الوسائط الاجتماعية. تقرر الآن من سيدير تلك الوسائط خلال حالة الطوارئ. قم بإعداد لوحة معلومات (هنا تسعة لاعتبارات) ، حيث يمكنك مراقبة جميع وسائط التواصل الاجتماعي والاستجابة بسرعة.
بسبب وسائل الإعلام الاجتماعية ، هناك فرصة ضئيلة للسيطرة على المعلومات بطريقة اعتادت أن تكون ممكنة. لذلك لا تحاول. ولكن يمكنك تقديم معلومات مفيدة ، ومحاربة الشائعات مع الواقع ، والتعبير عن القلق.
لا تدع صفحات وسائل الاعلام الاجتماعية الخاصة بك تجلس فقط هناك. استخدمهم. وجدت إحدى الدراسات أن المنظمات غير الربحية غالبًا لا تستجيب لأسئلة أو شكاوى وسائل الإعلام الاجتماعية.
ومع ذلك ، قد تكون وسائل الإعلام الاجتماعية هي أفضل طريقة لإظهار الوجه الإنساني لمنظمتك ودعم سمعتها لكونها لطيفة ومتعاطفة ومهذبة ودقيقة ومصدر للمعلومات غير المتحيزة.
05 - الاستعداد للتحدث.
ثم حافظ على التحديثات مع تطور الأحداث. بالنسبة للعديد من الحالات ، قد تكون قد قمت بالفعل بإعداد عبارات.
في جميع الاتصالات ، انزعج ، أظهر القلق ، قل القلق ، ودائما قول الحقيقة. لا تخف من قول "لا نعرف". هذا أفضل من التخمين. أضف أنك تعمل بأسرع وقت ممكن للحصول على جميع الحقائق.
يتم فقدان أكثر بكثير من خلال رفض التحدث إلى وسائل الإعلام من المخاطرة من خلال القيام بذلك. ويولد فراغ المعلومات عداءً إعلاميًا وفقدانًا عامًا للثقة.
06 - توفير التدريب الإعلامي
وضع برنامج تدريب إعلامي قبل وقوع الكارثة. تدريب أي شخص قد يحتاج إلى أن يكون متحدثًا رسميًا. قد يكون هذا هو رئيس مجلس الإدارة والرئيس التنفيذي والموظفين الرئيسيين الآخرين ، مثل شخص العلاقات مع وسائل الإعلام. أيضًا ، ضع في اعتبارك أفضل حملة تبرعات ، ومنسق المتطوعين ، وشخصك الأمني أو مدير المرافق ، إن أمكن.
إن التدريب الإعلامي لا يلزم أن يكلف الكثير إذا كان لديك شخص في مجلسك يعمل في مجال العلاقات العامة أو أي شخص عضو في وسائل الإعلام. المفتاح هو أن تفعل ذلك بانتظام حتى يصبح الناس الجدد مدربين ، والبعض الآخر لا ينمو.