لا تجعل هذه اجتماعات مجلس الإدارة أخطاء!

تطلب جميع الدول من الشركات أن تأخذ وتوزع محاضر الاجتماعات ، وتتطلب جميع الولايات أن تحتفظ مجالس الإدارة بجلسات الاجتماع. ولكن لا توجد قواعد محددة حول ما يجب تضمينه في محضر اجتماع مجلس الإدارة وكيفية أخذ هذه الدقائق. من المؤكد أن هناك أخطاء يمكنك اتخاذها في دقائق والتي يمكن أن تجعل حياة مجلس شركتك أكثر صعوبة.

لماذا نأخذ محضر اجتماع مجلس إدارة الشركة؟

هناك في الواقع عدة أسباب لأخذ وتسجيل محاضر اجتماعات شركتك.

السبب الأول والأهم لحضور محاضر الاجتماعات هو الحصول على سجل لما تقرر. لقد جلست في اجتماعات على متن الطائرة حيث لا يمكن لأحد أن يتذكر القرار الذي اتخذته المجلس قبل بضعة أشهر. وجود شيء مكتوب لعملك ،

السبب الثاني لمحاضر اجتماعات الشركات هو لأغراض الائتمان والمسؤولية. أعضاء مجلس الإدارة في موقف من الثقة. إنهم يتخذون قرارات بشأن الأموال المستثمرة من قبل المساهمين في الشركات ، وهم بحاجة إلى أن يكونوا قادرين على إثبات تصرفهم بحكمة ، في مصلحة الشركة ، ودون تضارب المصالح . إن وجود محاضر اجتماعات مجلس الإدارة يساعد المجلس على إثبات تصرفه بحسن نية وتجنب المسؤولية الشخصية عن أفعاله.

السبب الثالث هو للأغراض الضريبية. الشركة هي كيان منفصل عن المساهمين الأفراد. للتأكد من الحفاظ على هذا الفصل ، توفر محاضر اجتماعات المجلس سجلًا.

وبدونهم ، تستطيع مصلحة الضرائب الأمريكية أو وكالات الدولة إنكار الحالة الضريبية للنشاط التجاري. يمكن للشركة التي لا تظهر أنها تعمل ككيان منفصل عن المالكين خلق وضع ضريبي صعب.

هناك توازن للشركات التي تسعى إلى تحقيقها بين التأكد من قيام أعضاء مجلس الإدارة بواجبهم وحمايتهم ، مقابل اجتماعات مجلس الإدارة الطويلة التي لا هدف لها والتي تهدر وقت الأعضاء.

سنقوم بمعالجة هذا التوازن في هذه المقالة.

الآن وقد ناقشنا أسباب أخذ محضر اجتماع المجلس ، إليك بعض الأخطاء التي ترتكبها الشركات ، وبعض الأفكار حول كيفية تصحيحها.

عدم إنشاء وتوزيع جدول الأعمال قبل الاجتماع

خطأ كبير آخر من قبل الشركات في اجتماعات مجلس إدارتها لا يضع جدول الأعمال قبل الاجتماع ولا يوزع جدول الأعمال ، والوثائق ذات الصلة قبل الاجتماع. يجب أن يتضمن جدول الأعمال فترات زمنية محددة لكل بند من بنود جدول الأعمال. إن وجود جدول أعمال محدد لا يجعل الاجتماع أكثر سلاسة فحسب ، بل إنه يتيح لمجلس الإدارة (وأي شخص يقرأ الدقائق لاحقاً) معرفة الأهمية النسبية لكل بند على جدول الأعمال.

هذا لا يعني أن أي شيء لا يمكن أن يأتي على جدول الأعمال إذا كان مهمًا وعاجلاً ، ولكن يمكن إضافة عناصر إلى جدول الأعمال عن طريق التصويت. والكثير من الأمور الملحة يجب أن يتم التعامل معها من قبل المديرين التنفيذيين ، وليس مجلس الإدارة.

الأجزاء المهمة مفقودة من محضر اجتماع مجلس الإدارة

يجب أن يشتمل نموذج محضر اجتماع مجلس الإدارة على:

محضر اجتماع خاص جدا

من المحتمل أن تكون أكبر لوحات الخطأ هي طلب معلومات مفصلة عن المناقشات (أحيانًا ما تكون حججًا) والعمليات. ينبغي أن تعكس الاجتماعات نتائج القرارات ، وليس من قال ما في المناقشة. لنفترض أن مجلسك يصوت على اقتراح لبيع مجموعة جديدة من المنتجات.

يجب أن يقول محضر الاجتماع: "اقتراح لإضافة خط جديد من التوابل. تم إعارتها واعتمادها ، مع ما يشبه ذلك." إذا كان للمجموعة مناقشة ، يجب عليك تسجيل طول المناقشة وتلخيصها ، ولكنك لست بحاجة إلى الخوض في التفاصيل حول المناقشة.

دقائق غير محددة بما فيه الكفاية

على الطرف الآخر من الطيف ، بعض الدقائق ليست محددة بما يكفي لتقديم المعلومات وإبعاد الأعضاء عن المشاكل. إذا لم يكن القرار بالإجماع ، فسجل أي أعضاء المجلس ينشقون ، والذي امتنع عن التصويت (ولاحظ ما إذا كان الامتناع عن التصويت بسبب احتمال تضارب المصالح).

بينما لا تضطر إلى تسجيل ضربة كل مناقشة ، أو من قال ما. ولكن يجب أن تكون هناك معلومات كافية في المحاضر لتعكس روح المناقشة.

اجتماعات مجلس الإدارة طويلة جدا

لا أحد يحب الاجتماعات الطويلة ، ولكن هناك بعض الطرق لتقصير الاجتماع ومحاضر الجلسة. قد ترغب في توفير وقت اجتماع مجلس الإدارة عن طريق إنشاء جدول موافقة. أساسا ، هذه الأجندة هي قائمة من القضايا التي يمكن التعامل معها بسرعة دون مناقشة. قد تتضمن القائمة دقائق من الاجتماع السابق ، والبيانات المالية والتقارير الواردة من اللجان أو المدير التنفيذي.

يجب توزيع جدول الموافقة ، والتقارير وغيرها من المعلومات ، قبل الاجتماع بحيث تتاح الفرصة للأعضاء لقراءتها. ثم ، في الاجتماع ، جدول أعمال الموافقة هو جزء من عملية الاجتماع. يمكن لأي عضو في مجلس الإدارة طرح سؤال أو قلق حول جدول الموافقة ، ولكن إذا لم تكن هناك مشكلات ، فيمكن التصويت على جدول الموافقة بالكامل في وقت واحد.

النوع الخاطئ من القرارات

يتخذ مجلس إدارة الشركة القرارات بشأن السياسة العامة. ﯾﺗم اﺗﺧﺎذ اﻟﻘرارات اﻟﯾوﻣﯾﺔ ﻣن ﻗﺑل اﻟﻣدراء اﻟﺗﻧﻔﯾذﯾﯾن ﻟﻟﺷرﮐﺔ ﻋﻟﯽ أﺳﺎس ھذه اﻟﺳﯾﺎﺳﺔ. في بعض الأحيان ، تتعدى مجالس الإدارة وتحاول اتخاذ قرارات من الأفضل تركها للإدارة.

عدم الموافقة على المحضر

من المغري ، في صخب اجتماعات مجلس الإدارة ، أن تنسى الموافقة على المحضر. ولكن من المهم التأكد من أن الدقائق تعكس بشكل صحيح كل من نص وروح الاجتماع. تعتبر الدقائق "مسودة" حتى تتم الموافقة عليها.

عدم الاحتفاظ بسجلات محضر الاجتماع

بعد كل المشاكل التي تواجهها من أجل الحفاظ على دقائق جيدة لمؤسستك ، لا تنسَ أن تحافظ على دقائق اجتماع شركتك في مكان آمن وآمن. قم بإعداد عملية لحفظ الدقائق في دفتر سجلات الشركة ، أو "في السحاب" ، في ملف محمي بكلمة مرور.

نسيان الاعتراف بدور أمين الشركة

معظم الواجبات المتعلقة بدقائق الشركات تأتي تحت نطاق سكرتير الشركة. كونه سكرتيرًا جيدًا للشركات هو فن ، وغالباً ما لا يُعترف بهؤلاء الأفراد بشكل كافٍ. قل "شكراً" على هذا الشخص بانتظام.

لا تشمل المحامي كمستشار في مجلس مديرك

لا يقصد من المعلومات الواردة في هذه المقالة أن تكون ضريبية أو مشورة قانونية ، وأن المؤلف ليس محاميًا. سواء كانت مؤسستك خاصة أو عامة (مع أسهم متداولة علنًا) ، يجب أن يكون لديك محامٍ ينصحك بكيفية أخذ دقائق الشركة ، وأن تكون حاضراً في اجتماعات مجلس الإدارة الهامة للتأكد من أنك وحماية مجلس إدارتها.