لا يمكن لأعضاء المجلس السماح لمصالحهم الشخصية بالتداخل مع القرارات التي يتخذونها كمديرين. لذا ، فإن جميع الشركات تقريبًا لديها سياسات تضارب المصالح والبيانات التي تتطلب من المديرين التوقيع عليها.
ما هو تضارب المصالح؟
بعض الأمثلة على المواقف التي قد تتسبب في تضارب في المصالح لعضو مجلس إدارة الشركة:
- إذا كان لعضو مجلس الإدارة مصلحة تجارية خارجية في شركة تتنافس مع الشركة التي يكون فيها عضوًا في مجلس الإدارة
- إذا كان عضو مجلس الإدارة مطلعا على اتخاذ القرارات التي يمكن أن تؤثر على سعر سهم الشركة
- إذا كان عضو مجلس الإدارة لديه معرفة بدمج شركة قادمة أو اكتساب أو بيع.
- إذا كان عضو مجلس الإدارة في علاقة شخصية مع موظف في الشركة.
لاحظ أنه قد يكون أو لا يكون هناك جريمة متورطة. عادة ما يكون مجرد ظهور مخالفات أو تضارب المصالح التي تسبب المشاكل.
متى تعد سياسة تضارب المصالح
يجب إعداد سياسة تضارب المصالح من قبل محامي المؤسسة الخاصة بك وتوقيعها من قبل جميع أعضاء مجلس الإدارة في الاجتماع الأول (التنظيمي) لمجلس الإدارة ، أو عندما ينضمون إلى مجلس الإدارة.
يجب عدم السماح لأي عضو في مجلس الإدارة بالخدمة بدون توقيع هذه السياسة.
واجبات أعضاء مجلس الإدارة
يجب أن تصف سياسة تضارب المصالح واجبات أعضاء مجلس الإدارة:
- الواجبات الائتمانية ، للمسائل المالية والقانونية. المسائل الائتمانية تنطوي على مسؤوليات لرعاية المصالح التجارية. تشمل هذه المسؤولية الائتمانية جميع مسؤوليات مجلس الإدارة الأخرى.
- واجب الولاء ، واضعة مسؤوليات مجلس الإدارة فوق المصالح الخارجية الأخرى
- واجب السرية ، والحفاظ على خصوصية التعاملات والمعلومات من اجتماعات مجلس الإدارة والأعمال التجارية للشركة.
اهتمامات خارجية
تتطلب سياسات تضارب المصالح من أعضاء مجلس الإدارة الكشف عن مصالح خارجية تتعارض مع مصالح الشركة. تشمل تضارب المصالح المحتمل العلاقات أو المسؤوليات (الشخصية والمالية وغيرها). تسمح السياسة لأعضاء مجلس الإدارة بالحفاظ على المدير من المشاركة في مناقشة أو الإبلاغ أو التصويت على قضية ما. يجوز للعضو أيضا أن يتغاضى (عن عذر) نفسه عن تلك القضية.
استمرار تضارب المصالح
إذا كان تضارب المصالح كبيرًا ومستمرًا وغير قابل للمصالحة ، وإذا كان يعيق قدرة الفرد على القيام بواجبات الوظيفة ، فإن سياسة تضارب المصالح تمنح المنظمة الحق في إزالة الشخص من المنصب.
سياسة تضارب المصالح النموذجية
قد تتضمن سياسة تضارب المصالح لمجلس الإدارة ما يلي:
- تعريفات ، مثل "شخص مهتم" و "مصلحة مالية"
- مناقشة واجب الكشف وتحديد ما إذا كان هناك تضارب في المصالح
- إجراءات لمعالجة تضارب المصالح ، من جانب الفرد أو المجلس
- ماذا يحدث إذا قرر المجلس أو كان لديه سبب معقول للاعتقاد بحدوث انتهاك لتضارب المصالح
- مناقشة تعويض المدير من المنظمة وتأثيرها على وظيفة المجلس
- مطلب المراجعة السنوية لسياسة تضارب المصالح والكشف عن المصالح الخارجية وإعادة توقيع السياسة.
تعد سياسات تضارب المصالح الموقعة لكل عضو من أعضاء مجلس الإدارة جزءًا من سجلات الشركة ويجب الاحتفاظ بها في سجل أو ملف سجلات الشركة .