كيف تقود قسم تخطيط الأحداث

في ذروة تنظيم الحدث للشركات هو منصب المدير. يشرف هذا الشخص عادة على عمل منسقين متعددين مع وضع معايير الممارسة للقسم بأكمله. إنها ليست مهمة سهلة ، ولكنها يمكن أن تكون مجزية من وجهة نظر مهنية ومن الناحية المالية كذلك. في نهاية المطاف ، فإن مفتاح إنشاء نفسك كمدير فعال هو أن تكون مثالاً يحتذى.

في ما يلي بعض المناطق التي ستحتاج إلى إظهار التجربة والخبرة فيها ...

اتخاذ القرار

يبدو أن كل جانب من جوانب التخطيط للأحداث يتضمن خيارًا. من الملاعب وتقديم الطعام للبائعين وخيارات الديكور ، مطلوب من المخططين لاتخاذ أفضل القرارات للمجموعة في الوقت المناسب. يتم تضخيم هذه الخيارات في دور قيادي لأن القسم بأكمله سوف ينظر إليك للحصول على الموافقة النهائية. في حين أنه من المهم اتخاذ اختيارات مستنيرة ، إلا أنك تحتاج أيضًا إلى اختيار الاتجاه بسرعة من أجل الحفاظ على حركة الأشياء.

ادارة العمليات

لدى الأقسام ذات المنسقين المتعددين كمية هائلة من المعلومات التي تتدفق من خلالها كل يوم. ويشمل ذلك المستندات الأساسية مثل العقود وطلبات أحداث الولائم والفواتير واتفاقات الموردين . الطريقة الوحيدة لإدارة جميع هذه المعلومات بشكل فعال هي أن يكون هناك عملية محددة لأعضاء الفريق ليتبعوها. بدون نظام منظم لتقديم المستندات ومتابعة المتطلبات المتأخرة ، سوف يرى القسم الخاص بك في نهاية المطاف اليوم الذي ينزلق فيه شيء هام عبر الشقوق.

كن محددًا حول كيفية توقع تدفق المعلومات من خلال فريقك ، ومحاولة دمج نقاط المراجعة لمراقبة التقدم.

توجيه الموظفين

من المستحيل تقريبًا قيادة فريق دون فهم كيف يساهم كل شخص في المهمة. في التخطيط لهذا الحدث ، يمتد الفريق إلى كل من يشارك في بناء الحدث.

عندما تنظر إلى الأمر بهذه الطريقة ، يمكن أن تحصل القائمة على وقت طويل. في الجزء العلوي يوجد منسقو الأحداث ومن هناك يتفرع التسلسل الهرمي ليشمل الخوادم ، المرشدون ، وموظفو الأمن. يفهم المخرج الجيد كيف يجب أن يقوم كل منصب من هذه الوظائف. وبهذه الطريقة ، إذا نشأت مشاكل ، فيمكنهم معالجة القضية مباشرة وتوجيه الناس في الاتجاه الصحيح.

تقليل عدم الكفاءة

يعتبر الوقت موردًا مهمًا في التخطيط للأحداث ، ويجب أن يكون هدف كل مدير لتقليل الوقت الذي يتم إهداره عند التردد والانتظار. يمكن أن يكون ذلك بسيطا مثل تحديد طريقة أفضل لإعداد غرفة ، أو معقدة مثل إعادة تنظيم هيكل الإدارة. يجب أن يكون الهدف من إعادة تنظيم مهمة أو هيكل هو تحديد مكان فقد الوقت مع توفير حل لجعله أكثر كفاءة. كل دقيقة تنزلق لا يمكن استردادها ، لذلك من الضروري تحليل العمليات باستمرار لكشف مناطق للتحسين.

تعزيز العمل الجماعي

يتطلب الأمر وجود فريق من الأفراد المؤهلين لتنفيذ خطة الحدث ، وفي نهاية اليوم ، نعتمد جميعًا على بعضنا البعض لإنجاز المهمة. عادة لا تتشابك الفرق الجيدة مع بعضها البعض بنفسها - فهي تقودها تجربة مدربها واتجاهه.

في التخطيط للمناسبات ، يكون المدرب هو المدير ، وتبدأ سابقة مشاركة المسؤولية معهم. إنه المدير الذي يحتاج إلى التأكد من أن احتياجات العميل يتم توصيلها بشكل صحيح إلى الإدارات الأخرى بحيث يكون كل شيء معاً في طابق الحدث. لا يتحمل أي شخص المسؤولية عن نجاح أو فشل حدث ما ، وسيعمل المدير الجيد على تعزيز أجواء يتفهم فيها كل شخص اتصاله بالصورة الأكبر.

تتطلب قيادة قسم تخطيط الأحداث قدراً كبيراً من الخبرة ، لكن كل الخبرة في العالم ليست بديلاً عن الصفات القيادية الحقيقية. يجب أن تكون قادرًا على توجيه الموظفين وتحليل العمليات لتحقيق أقصى استفادة من فريقك. إذا كنت تتطلع إلى أن تصبح مديرًا ، فهذه هي السمات التي ستحتاج إلى تطويرها حتى يتم التفكير فيها في الفرصة التالية في حياتك المهنية.