حماية عملك التخطيط مع العقود
الغرض من عقد التخطيط للحدث هو حماية كلا الطرفين المعنيين.
إذا كنت قد عقدت اجتماعًا مع شخص ما ، واعتقدت أنك تفهم بعضكما البعض ، فليس عليك سوى أن تعرف فيما بعد أنكما تخلصتا من إحساس مختلف تمامًا عما تمت مناقشته وأية خطوات تالية ، ثم تكون قد اختبرت عالم سوء الفهم. يحدث للجميع في جميع مناحي الحياة ، في كل من العلاقات الشخصية والمهنية.
في بعض الظروف ، يمكن أن تكون العواقب صغيرة ، مثل الفشل في التقاط العشاء في الطريق إلى المنزل من العمل لأن تفهمك هو أن شريكك كان يغطيها. في حالات أخرى - لا سيما في الأعمال التجارية - يمكن أن تكون العواقب على حد سواء ضارة ومكلفة. يضمن وجود عقد التخطيط للحدث أن تكون لديك ولدى عميلك فهمًا واضحًا للعمل الذي سيتم الانتهاء منه والجوانب الضرورية الأخرى لإجراء الأعمال التجارية معًا.
عند تطوير عقد تخطيط الحدث ، تأكد من تضمين هذه العناصر الخمسة.
بوضوح تحديد خدمات تخطيط الأحداث التي سيتم توفيرها
كمخطط للأحداث ، قد يبدو أن إدراج خدمات تخطيط الأحداث التي ستوفرها هو أكثر البنود وضوحًا لتضمينها في عقد التخطيط للحدث.
وبطريقة ما ، هو كذلك. ومع ذلك ، فإن تحديد الخدمات التي ستقدمها بالتفصيل أمر بالغ الأهمية لأن عملك سيقتصر على توفير الخدمات المحددة فقط في هذه القائمة.
يؤدي مخططو الأحداث نطاقًا واسعًا من الخدمات ، ويمكن أن تختلف الخدمات المقدمة من حدث لآخر. قد يقوم أحد مخططي الأحداث بتقديم ترتيبات الأزهار ، وقد لا يقوم آخر. قد يساعد بعض مخططي الأحداث في اختيار المكان بينما يتعامل آخرون مع احتياجات النقل للضيوف. لا يوجد مخططان للحدث متماثلان تمامًا. وبالتالي ، لا يوجد عقدان لتخطيط الأحداث متطابقان تمامًا.
على الرغم من أن خدمات تخطيط الأحداث الخاصة بك ستقتصر على تلك العناصر المحددة في هذه القائمة ، فمن المهم أيضًا إدراج الخدمات التي لن يتم توفيرها. لماذا ا؟ يساعدك على إدراج هذه المهام في عقد التخطيط للحدث بحيث يعرف عميلك على الفور أنها خدمات لن تقوم بها.
من المفيد أيضًا أن يكون ذلك كتابيًا ومتفقًا عليه كجزء من العقد الخاص بك ، بحيث أنه في حالة التخطيط لهذا الحدث ، إذا طلب العميل منك التعامل مع هذه المسؤوليات ، فلديك عقد للوقوف وراءه عندما ترفض بأدب لأداء هذه المهام. استخدم لغة واسعة لحماية نفسك من أداء أي شيء خارج نطاق خدمات تخطيط الحدث المتفق عليها.
جدول الدفع
يجب أن تتضمن جميع عقود تخطيط الأحداث شروط الدفع والتفاصيل المتعلقة بجدول الدفع. ابدأ مع تاريخ استحقاق الإيداع الأولي وأبلغ بوضوح أنه لن يبدأ أي عمل في التخطيط لهذا الحدث حتى يتم استلام الإيداع. إذا تم تحديد تاريخ الحدث ، فقم بتحديد التاريخ الذي يجب فيه استلام الإيداع من أجل تقديم الخدمات لذلك التاريخ المختار الخاص. قدّم جدولًا للدفع وتفاصيل بشأن الدفعات المستقبلية ، إما بتحديد تاريخ زمني محدد لكل دفعة أو ربط كل دفعة إلى حدث رئيسي في عملية التخطيط للحدث. ضع جدولًا زمنيًا للدفع يناسب شركتك وسيرتك النقدية. وتشمل أي ضرائب ورسوم المضافة.
شروط الحدث إلغاء
ماذا يحدث إذا قام العميل الخاص بك ، في أي مرحلة من مراحل عملية التخطيط للحدث ، بإلغاء الحدث؟
لا تترك هذه النتيجة للصدفة! يجب أن يتضمن عقد التخطيط للحدث شروطًا لإلغاء الحدث. يعد هذا جزءًا مهمًا من العقد الذي يحمي كلاً من عملك والدخل المتوقع من هذا الحدث.
حدد أن الإيداع الأولي وجميع المبالغ المدفوعة حتى نقطة الإلغاء غير قابلة للاسترداد. سيضمن ذلك أنك ستدفع مقابل العمل الذي تم إنجازه بالفعل. هذا أمر بالغ الأهمية في التخطيط للأحداث حيث أن معظم العمل قد اكتمل قبل الحدث الفعلي نفسه.
ضع في اعتبارك تضمين عبارة تفيد بأن العملاء يتحملون مسؤولية دفع أي خدمات يتم تقديمها حتى وقت استلام هذا الإخطار الخطي بخصوص إلغاء الحدث. وهذا مفيد بشكل خاص إذا تم تنظيم جدول الدفع الخاص بك بطريقة تسمح بإجراء العمل بين الدفعات العادية.
بند الإنهاء
ماذا لو وصل إعصار في الوقت المناسب ليعيث فسادًا في مناسبتك التي تم التخطيط لها بشكل جيد؟ إن الظروف الخارجة عن إرادتك - مثل الظروف الجوية القاسية أو حالات التوقف عن العمل - التي تتسبب في عدم قدرة أي طرف على الوفاء بشروط عقد التخطيط للحدث محمي ببند إنهاء العقد ، المعروف أيضًا باسم القوة القاهرة. بإدراج بند إنهاء ، يتم إعفاء أي من الطرفين أو كليهما من المسؤولية في هذه الظروف. تأكد من تحديد الشروط والإطار الزمني للإنهاء ، مثل ملاحظة أسباب الإلغاء.
شرط التعويض
معظم العقود تحتوي على بند تعويض . ولكن لمجرد أنها شائعة ، يجب ألا تقلل من أهميتها. يمكن أن يؤثر تضمين بند التعويض ونطاقه تأثيرا كبيرا على عملك. في الأساس ، يوفر بند التعويض الحماية إذا كان عميلك يقوم بشيء يسبب لك الضرر أو النتائج في طرف ثالث يقاضي لك عن الأضرار.
بعبارات بسيطة ، فهذا يعني أن العميل الخاص بك لا يمكنه أن يتحمل مسؤولية أي خسائر أو أضرار أو التزامات أو نفقات ناتجة عن إهمالها. الأهم من ذلك ، عند إعداد عقد تخطيط حدث ، لا توقع أي شيء حتى تكون راضيًا تمامًا عن الشروط.