5 أخطاء تخطيط الأحداث الخطرة لتجنب

نصائح أساسية لتخطيط الأحداث لتجنب وقوع حدث خاص كارثي

ينص قانون مورفي على أنه إذا حدث خطأ ما ، فمن المحتمل أن يحدث ذلك. الأشياء المحرفة هي حقيقة من حقائق الحياة يجب علينا جميعا العيش معها.

ولكن عندما يتعلق الأمر بتخطيط الحدث ، سيبحث مدير الأحداث المختص دائمًا عن قانون مورفي من خلال الاعتراف بإمكانية أن تسير الأمور وتختفي وفقًا لذلك.

بصفتك مدير الحدث ، تقع على عاتقك مسؤولية التأكد من أن الحدث الخاص لعميلك يعمل بسلاسة وبأقل عدد ممكن من العقبات الممكنة.

في العالم الحقيقي ، ليس من الممكن تغطية كل الاحتمالات ، ولكن على الأقل يجب أن تكون على دراية بالأخطاء الحرجة في تخطيط الأحداث التي يجب على مدير الحدث تجنبها.

تم استباق السبر ، لذا دعنا نتطرق إلى خمسة نصائح أساسية قد تساعدك على تجنب كارثة غير كاملة في الحدث المخطط له التالي.

1. التواصل السيئ - ربما يكون هذا هو الخطأ الأكثر شيوعًا الذي يحدث من قِبل مخططي الأحداث عديمي الخبرة ، وهو الخطأ الذي يجب تجنبه بأي ثمن. التواصل السيئ (كما في سوء التواصل أو عدم التواصل) يمكن أن يؤدي إلى كارثة. غالبًا ما يكون التواصل السيئ نتيجة عدم الاهتمام بالتفاصيل ، خاصةً عندما يتعلق الأمر بقائمة التحقق من الأحداث. من المهم للغاية التواصل بشكل فعال مع فريق الحدث الداخلي والموردين. على الرغم من أنك لا ترغب في القيام بتفاصيل دقيقة لكل شخص ، فإنك تحتاج إلى معرفة من يفعل ماذا ومتى لضمان أن يعرف كل المعنيين ما هو متوقع منهم ويحتفظ بالجدول الزمني المخصص له.

1. تخطيط طارئ ضعيف أو مفقود - هناك فرصة جيدة على الأقل أن تسوء بعض الأمور في الأيام والساعات التي تسبق الحدث. والأسوأ من ذلك ، من المرجح أن بعض الأمور ستحدث بشكل سيء خلال الحدث الخاص. هذا طبيعي و متوقع. يفكر مخطط أحداث محترف في المستقبل ، ويحدد ما يمكن أن يحدث بشكل خاطئ ، ولديه خطة طوارئ جيدة. على سبيل المثال ، ماذا لو أعطال نظام التسجيل الخاص بك في يوم الحدث؟ ماذا يحدث إذا نفدت كمية الطعام لأن الأشخاص الإضافيين يظهرون؟ ماذا لو لم يظهر المتحدث الرئيسي أو يصل متأخراً؟ إذا حدث أي من هذه الأشياء ، هل ستتمكن من التعامل؟ بمعنى آخر ، هل سيكون لديك خطة B؟

1. ﻧﻘﺺ اﻟﻤﻮاﺻﻼت - هﻞ أﻧﺖ ﻣﺘﺄآﺪ ﺗﻤﺎﻣﺎً ﻣﻦ أن وﺳﺎﺋﻞ اﻟﻨﻘﻞ اﻟﺘﻲ ﻗﻤﺖ ﺑﺘﻨﻈﻴﻤﻬﺎ ﻟﺠﻌﻞ اﻟﻤﻨﺪوﺑﻴﻦ واﻟﻤﻘﺪﻣﻴﻦ إﻟﻰ اﻟﺤﺪث اﻟﺨﺎص ﺑﻜﻢ ﻣﻨﺎﺳﺒﺎً؟ تحقق في خلال الأسابيع التي سبقت الحدث الخاص بك ، وفي يوم الحدث ، أن يتم تلبية جميع متطلبات النقل بشكل كاف. عليك أن تفكر فيما يتعلق بالطوارئ. ماذا يحدث إذا تعطلت المركبة في صباح يوم الحدث؟ هل لديك وسائل نقل بديلة متاحة لك؟
2. عدم وجود لافتات واضحة - ليس هناك ما هو أكثر إحباطا لأولئك الذين يحضرون حدثا خاصا من الخلط حول مكان عقد العرض التالي. تجنب ذلك عن طريق التأكد من عرض لافتات مناسبة يسهل قراءتها وفهمها. من الأفضل أن تذهب إلى البحر وأن يكون لديك الكثير من اللافتات أكثر من ضياع الحاضرين للمخاطرة وطلب التوجيهات باستمرار.
3. الموظفون غير المناسبين في متناول اليد - في يوم الحدث الخاص بك ، من المرجح أن تتعامل مع عدد كبير من الحاضرين. لا ترتكب خطأ الاعتماد على فرد واحد أو شخصين فقط للتعامل مع أسئلة أو مخاوف المندوبين. تأكد من أن لديك عددًا جيدًا من الحاضرين ، وقبل كل شيء ، تأكد من أنه بين فريق التخطيط لهذا الحدث والموظفين الذين يقدمهم الموردون ، يمكنك توظيف الحدث بشكل كافٍ.

بالإضافة إلى التفكير والتخطيط المسبق للأمور التي يمكن أن تسير على نحو خاطئ ، لضمان حدث سلس وناجح ، فإن أفضل سياسة هي التحقق من ذلك والتحقق منه مرة أخرى.