سجلات الشركات هي السجلات التي يجب على الشركات الأمريكية الاحتفاظ بها من أجل إظهار أنها تعمل بالطريقة المطلوبة من قِبل دائرة الإيرادات الداخلية وقوانين الدولة التي يتم فيها دمج النشاط التجاري (الذي تم تشكيله ككيان تجاري للشركة).
لماذا السجلات المؤسسية اللازمة؟
هناك حاجة لسجلات الشركات لإظهار أن الشركة تعمل بشكل مناسب كما هو مطلوب من قبل دائرة الإيرادات الداخلية ، لإظهار أن الشركة هي كيان منفصل والحفاظ على درع الشركة من المسؤولية.
ما هو كتاب سجلات الشركات؟
بعض الشركات لديها "دفتر" سجلات الشركات التي تشمل جميع الوثائق المطلوبة. في حالات أخرى ، يتم الاحتفاظ بسجلات الشركة عبر الإنترنت أو في خزانة الملفات. يجب أن تكون السجلات في مكان واحد ومتاحة إذا قامت دائرة الإيرادات الداخلية بتدقيق شركتك.
يمكنك أيضًا الاحتفاظ بسجلات الشركة "في السحاب" ، ولكن قد تتضمن هذه السجلات معلومات سرية وعمليات مسجلة الملكية ، لذا تأكد من أمان الخادم الخاص بك. سوزان وارد ، الخبيرة في الأعمال التجارية الصغيرة-كندا ، لديها مقالة رائعة عن إدارة المستندات قد تساعدك في هذا المشروع.
كيف يتم إنشاء سجلات الشركات؟ من يحتفظ بسجلات الشركات؟
يتم إنشاء سجلات الشركة من قبل مجلس إدارة الشركة الخاصة بك. ينشئ المجلس مستندات مثل مواد تأسيس الشركة والتقارير السنوية. كما يقوم مجلس الإدارة بإنشاء وتحرير المستندات مثل الاقتراحات والدقائق أثناء اجتماعات مجلس الإدارة.
عادة ما يتم تعيين أمين الشركة للحفاظ على جميع سجلات الشركة. بالطبع ، يجب توقيع جميع السجلات ، ويجب أن يكون لأي إجراءات يتم اتخاذها وثائق. إذا كانت الشركة لديها أسهم من الأسهم ، فإن أمين الشركة (عادة مكتب هذا الشخص) يتتبع سجلات ملكية الأسهم.
كما يدعو سكرتير الشركة إلى الانعقاد في كل اجتماع مجلس ، مشيرا إلى أي أعضاء مجلس الإدارة حاضرين أو غائبين.
الاحتفاظ بسجل لقرارات مجلس الإدارة
تصادق مجالس إدارة الشركات على السياسات والقرارات العامة (القرارات) ، ولا تتدخل في اتخاذ القرارات اليومية للأعمال. واحدة من أهم أنشطة مجلس إدارة الشركة هو اتخاذ القرارات. القرارات هي في الأساس وثائق تسجل قرارات مجلس الإدارة. يمكن اتخاذ قرارات الشركات بشأن العديد من الأمور ، بما في ذلك:
- سجلات المعاملات الرئيسية للشركة
- موافقات العقود
- سجلات بيع أو شراء الممتلكات العقارية (الأراضي والمباني)
- التعاقد أو تسريح العمال من أعداد كبيرة من الموظفين
- التوسع في سوق جديدة أو موقع جديد
يجب تسجيل كل هذه القرارات ، وأكثر من ذلك.
ما هي السجلات الأخرى التي ينبغي إدراجها؟
- عقد التأسيس الخاص بك وأية مواد تعديل هذا المستند. يتم حفظ هذه المقالات بحالتك ، ولكنك لا تزال بحاجة إلى نسخة من النسخة الأصلية وجميع التغييرات.
- اللوائح الداخلية للشركات . اللوائح هي المبادئ التوجيهية التي تحكم عمل مجلس إدارة الشركة. تتضمن اللوائح الداخلية واجبات موظف الشركات ، ومعلومات حول الاجتماع السنوي ، وكيف يضع مجلس الإدارة السياسة والأصوات.
- محاضر جميع اجتماعات المساهمين والمدير ، بما في ذلك الاجتماع السنوي
- تقارير سنوية
- سجل الأوراق المالية لتتبع معاملات الأوراق المالية وملكية الأسهم.
- الشركات التجارية والقرارات الضريبية
- قرارات التوظيف والتعيين
- قرارات تضارب المصالح
- قرارات القروض إلى الشركة
- القرارات المتعلقة باستحقاقات الموظفين وخطط التقاعد
- قرارات أرباح الأسهم
اتبع قانون الولاية في تشكيل مجلس الإدارة الخاص بك والحفاظ على السجلات
عندما تقوم بتشكيل مؤسستك ، ستحتاج إلى التحقق من الولاية الخاصة بك للتأكد من اتباعك لإرشادات الدولة لتنظيم شركتك وتشغيلها. جميع الدول لديها لوائح محددة تحكم الشركات. تحقق مع وزير دولتك أو مع محاميك لمزيد من المعلومات.
العودة إلى قائمة مراجعة بدء التشغيل للمؤسسة