استخدم نصائح الخبراء الأربعة هذه للحفاظ على انخفاض تكاليف العمل الإضافي
لا يقتصر العمل الإضافي فقط على كونه أحد أكبر النفقات الجارية لمعظم الشركات ، ولكن الإدارة الصحيحة ، أو غير الصحيحة ، للعمل الإضافي يمكن أن تعني الفرق بين الدعاوى القضائية الباهظة ، والروح المعنوية المنخفضة ، والتعرض للتغيرات في أنظمة العمل الإضافي.
خلال السنوات الأخيرة من الأوقات الاقتصادية الضعيفة ، كان العديد من الموظفين متحمسين لإثبات أنفسهم كعاملين شاقين لا يشتكون من عمل وقت إضافي قليل - دون تضمين بالضرورة بعض أو كل ذلك في الجداول الزمنية الخاصة بهم.
وقد صدق العديد من أصحاب العمل ضمنا ، أو حتى صراحة ، هذا الموقف. وتقول آشلي دينسديل ، وهي مشترية لشركة ميسيز التي تعمل أكثر من 50 ساعة في الأسبوع ، "حدثت عمليات تسريح في مكتب صاحب العمل السابق. الآن ، أحصل في وقت مبكر وأرسل رسائل البريد الإلكتروني حتى يعرفوا أنني هناك ".
فكر بشكل استباقي
على الرغم من أن العمل الإضافي غالبًا ما يكون مليئًا بالنفقات والعثرات ، إلا أنه ليس بالضرورة أن يكون كذلك. إدارة الوقت الإضافي للموظفين الخاص بك بشكل استباقي ، وتجنب المفاجآت والاستعداد للمستقبل يمكن أن يقلل من نفقاتك ، وحماية شركتك من الإجراءات القانونية ، وتحسين الروح المعنوية للشركة.
يمكن لأفكار الخبراء الأربعة التالية توضيح بعض المشاكل مع الوقت الإضافي ، ومساعدتك على تجنب المخاطر والمفاجآت الكبرى عندما يتعلق الأمر بإدارة أي مشكلات محتملة.
1. تتبع وقت الموظف. العامل الأمريكي المتوسط ، حسب مكتب إحصاءات العمل ، يعمل أكثر بقليل من أربع ساعات من العمل الإضافي في الأسبوع. هذا 208 ساعة في السنة.
ويقدر إجمالي الأجور في المتوسط بمبلغ 2155 دولارًا في الساعة بنظام الوقت والنصف ، ويصل إلى 6552 دولارًا لكل موظف سنويًا. مع فريق عمل من 20 موظف ، هذا هو 131،040 دولار في مصاريف العمل الإضافي وحدها.
ما الذي يمكنك فعله لتجنب المفاجآت عندما يتعلق الأمر بالعمل الإضافي؟ واحد من أكبر الموارد المتاحة هو تتبع وقت الجوّال الذي يشتمل على تنبيهات لإبلاغ الموظفين والمديرين عند تجاوز حدود الوقت الإضافي.
كما يتيح تتبع وقت الموظف للمديرين ومالكي الأنشطة التجارية رؤية النماذج ومعالجتها على مستوى الشركة وعلى مستوى الموظفين الفرديين عندما يتعلق الأمر بالعمل الإضافي. هل يعمل موظف واحد باستمرار لساعات العمل الإضافي كل أسبوع؟
هل ينبع العمل الإضافي من نقص في الموظفين ، أو حمولة ثقيلة للمشاريع ، أو موظف لديه وقت إضافي على يديه ويريد الحصول على أجر إضافي؟ من خلال عرض صورة كبيرة للوقت الذي يتم إنفاقه وكيفية تخصيصه لمشاريع مختلفة ، يمكن للمدراء اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن الموارد والعمل الإضافي.
لا نخجل من ساعات التتبع لموظفي الساعة فقط. إن معرفة عدد الساعات التي يساهم فيها كل شخص على وجه التحديد أمر بالغ الأهمية لإجراء اختيارات ذكية والتعامل مع التغييرات التنظيمية الفيدرالية المقبلة الإضافية المحتملة.
كما أن تتبع الوقت يتجنب تقريب الجدول الزمني ، والذي يحدث عادة ببراءة كافية ولكن عادة ما يكون في صالح الموظف. تقدر مؤسسة American Payroll 10 دقائق تقريبًا لكل نقلة لكل موظف. تأكد من أن النظام الذي تختاره يساعدك في التوافق مع DCAA و DOL ، لحماية نفسك بسجلات يسهل العثور عليها في حالة مراجعة الحسابات الحكومية أو النزاعات العمالية.
2. خذ نظرة فاحصة على تصنيف الموظف. يجب أن تكون على دراية بأنه إذا كان موظفك يتقاضى راتباً ، لكنه يحصل على أقل من 23.660 دولار سنوياً ، فلا يزال عليك أن تدفع وقتاً إضافياً ، وأن هذه العتبة على وشك الارتفاع بشكل حاد.
ناهيك عن أن تصنيف الموظف كمستأجر براتب يقل عن 236060 دولار في السنة أو في وضع غير مؤهل للحصول على حالة الإعفاء لمجرد تجنب الاضطرار إلى دفع ساعات العمل الإضافية ليس إستراتيجية سليمة. جزء كبير من الدعاوى القضائية العمالية التي كانت في ازدياد منذ عام 2004 تنبع من الخطأ في التصنيف والتعويض عن المدفوعات المتأخرة المستحقة في الساعات الإضافية لساعات العمل الإضافي بدون أجر.
لأغراض الإدانة ، لا يهم ما إذا كانت المحكمة تساءل عن عمد أو تسيء تصنيف الموظفين براءة ؛ إنها وظيفتك كصاحب عمل لضمان صحة التصنيف لموظفيك وعدم التلاعب به في محاولة لخفض التكاليف. وتشمل العقوبات على سوء التصنيف ما يصل إلى عامين من المدفوعات المتأخرة عن العمل الإضافي المستحقة ، وإذا كنت تعتقد أنه قد تم تصنيف الموظف بشكل سيئ عن قصد ، فسوف تكون مدينًا بدفعة متأخرة لمدة ثلاث سنوات.
للتأكد من أن التصنيفات الخاصة بك تصل إلى السعوط ، قم بتقييم واجبات موظفيك بشكل منتظم مع الشركة ، واستشر محامي في المناطق الرمادية. قد يتأذى قليلاً لدفع الرسوم القانونية ، لكنه قرصة صغيرة مقارنة بالعواقب المحتملة.
3. التواصل التوقعات. واحدة من أفضل الطرق للحصول على مقبض على العمل الإضافي هو تحسين التواصل حول هذا الموضوع. اجعل التوقعات واضحة للموظفين ، وقمت بتدريب المدراء والموظفين بشكل واضح على التوقعات ، وقم برد أي عادات لدى الموظفين بعدم تسجيل الوقت الإضافي "للخروج من صلاح قلوبهم".
قد يكون هناك العديد من القواعد غير المعلنة حول وقت تسجيل العمل لموظفي الساعة عما يدركه المدراء أو أصحاب الأعمال ، ولكن العمل بدون أجر لا يزال سبباً لاتخاذ إجراء قانوني حتى لو كانت الموافقة ضمنية. وبغض النظر عن مدى جودة قلوب موظفيك ، فإن العمل بدون أجر يؤدي في نهاية المطاف إلى التخلص من المعنويات والشفافية داخل الشركة.
من المهم بشكل خاص توضيح توقعاتك حول التكنولوجيا. يمكن أن يبدو التحقق من البريد الإلكتروني وتوقع استجابة الموظفين في غير ساعات العمل أمراً غير مؤاتٍ بما فيه الكفاية ، لكن الدقائق تضيف بعض الوقت. تتوقع العديد من الشركات أن يكون الموظفون متاحين في غير ساعات العمل للتواصل عبر البريد الإلكتروني ، ولكن تم دعم ذلك في المحكمة كعمل. قد تصاب بصدمة لمعرفة عدد الساعات التي يسجلها الموظفون فعليًا خارج ساعات العمل في هذه المهمة وحدها.
تقول كاثرين سي جيوفاني ، رئيسة خدمة Triangle Concierge: "الجميع يحاول الضغط لمدة 36 ساعة في اليوم على مدار 24 ساعة. لا تساعد التكنولوجيا الأساسية لأنك تستطيع أن تأخذ مكتبك معك. لذا ، فإننا نعمل طوال الوقت. "قم بتوضيح توقعاتك المحيطة بالبريد الإلكتروني ثم تأكد من احتواء الجميع ، والمديرين والموظفين على حد سواء ، إلى المعايير التي تضعها.
4. التأكيد عبر التدريب. في بعض الشركات ، تضاف نفقات العمل الإضافي بسرعة لأفراد معينين ببساطة لأنه لا يمكن لأي شخص آخر أن يقوم بوظائفه. لا يقتصر العمل الإضافي على الزيادة فحسب ، بل تتطور الاختناقات أيضًا ، وينتهي عرض النطاق الترددي لبعض الموظفين إلى أقصى حد ، بينما ينتهي الأمر في النهاية إلى استخدام الآخرين.
التأكيد على التدريب المتقاطع قدر الإمكان لتوزيع العبء وتمكين مختلف الموظفين من التدخل في المشاريع مع زيادة عبء العمل أو ظهور حالات الطوارئ. كما يمكن أن يؤدي التدريب المتقاطع الفعال إلى تحسين الروح المعنوية ، وتمكين المزيد من الموظفين من المساهمة في المشاريع الرئيسية ، وتخفيف بعض العبء الواقع على الموظفين الآخرين.
كما يسمح التدريب المتقاطع لك أن تكون أكثر مرونة مع الجدولة. غالباً ما تضطر الشركات إلى تحديد موعد حول الأفراد ذوي المعرفة المتخصصة على حساب الوقت الإضافي الهام. في حين أنه من غير الممكن ، أو المثالي ، أن يتم التدريب على جميع المهام أو مجموعات المهارات ، فإن تحديد الواجبات التي يمكن تعلمها بسهولة من قبل العديد من الموظفين يمكن أن يقلل بشكل كبير من الوقت الإضافي مع زيادة الإنتاجية والكفاءة.
إجراءات قانونية
ﻗﺪ ﻳﺮﻏﺐ اﻟﻤﻮﻇﻔﻮن اﻟﺬﻳﻦ ﻳﺸﻌﺮون ﺑﺎﻟﻘﻠﻖ ﺑﺸﺄن وﻇﺎﺋﻔﻬﻢ أو أداﺋﻬﻢ ﻣﻦ ﺗﺴﺠﻴﻞ ﺳﺎﻋﺎت دون ﺷﺮاء اﻟﻮﻗﺖ ومع ذلك ، لا ينبغي أن ترى الشركات هذا النوع من السلوك كأمر جيد. يمكن أن يؤدي غض الطرف أو تشجيع هذا النوع من السلوك في الواجهة الأمامية إلى عواقب مالية كارثية في وقت لاحق ، إذا قرر هؤلاء الموظفون اتخاذ إجراءات قانونية لسوء التصنيف أو العمل دون أجر.
وفقا لرابطة محامي العمالة الوطنية ، ارتفعت المنازعات المتعلقة بالأجور والعمل بنسبة 77 ٪ منذ عام 2004 وليس من قبيل الصدفة ، كانت 2004 آخر مرة قامت فيها وزارة العمل بتعديل قانون معايير العمل العادلة. مع مناقشة مستمرة للتغييرات في قوانين العمل الإضافي ، قد يتوقع أصحاب الأعمال رؤية المزيد من موجات من نزاعات العمل والأجور.
في عام 2014 وحده ، أمرت وزارة العمل الشركات في جميع أنحاء البلاد بدفع ما يقرب من 241 مليون دولار من الأجور المتأخرة بسبب سوء تصنيف الموظف كمحاولة لتجنب دفع أجر العمل الإضافي ، وطلب أو تشجيع الموظفين على العمل لأكثر من 40 ساعة في الأسبوع بدون أجر ، أو تشجيع الموظفين ليكونوا مستجيبين للبريد الإلكتروني والنصوص والمكالمات الهاتفية خارج ساعات العمل بدون أجر. من موظفي EMS في تشارلستون إلى العاملين في مجال الرعاية الصحية في سانتا باربرا والمديرين في متاجر السلع الرياضية ، تستمر الدعاوى القضائية الجديدة في الظهور يوميا.
حول ايمي بيلي
تشرف ايمي على جميع الموارد المالية والبشرية وعمليات البناء في TSheets. وهي فخور بآيداهو فاندال الذي أمضى ثماني سنوات في المحاسبة العامة مع كوبرز آند ليبراند ، وأكثر من 20 عامًا مع شركات التكنولوجيا العامة والخاصة عالية النمو مثل Extended Systems و ProClarity و Microsoft و Silverback. لديها طفلان وتعيش مع زوجها ودروس إنجليزية تسمى سكوت.