دليل مخطط الأحداث لتخطيط أنشطة خاصة لجمع التبرعات

الدروس المستفادة في تخطيط وتنفيذ فعاليات عيد الأم في Y-ME

ويعرف المخططون الخاصون للفعاليات - وخاصةً في العالم غير الربحي - أن تنظيم حدث لجمع التبرعات في الهواء الطلق هو فكرة رائعة. تتطلب هذه الأنواع من الأحداث ، مثل أفكار جمع التبرعات المجتمعية الأخرى ، أن يبدأ التخطيط لحدث العام المقبل فور انتهاء فعاليات جمع التبرعات لهذا العام. من المهم أن يتم استقصاء الحدث ومناقشة ما سارت بشكل جيد وما يمكن تحسينه بينما لا يزال الحدث جديدًا في أذهان الفريق.

تضمن مناقشة النجاحات والتحسينات أن هذه الميزات قد يتم تضمينها أو تحسينها لحدث العام المقبل. مثل هذا التخطيط الاستباقي يضيف قيمة للرعاة. ومن المؤكد أن جميع مسيرات المجتمع الناجحة تأمل في النمو والتوسع من سنة إلى أخرى.

من المهم التركيز على الهدف الأساسي لعقد مثل هذه الأحداث: جمع التبرعات. بالنسبة لمخططي الأحداث الذين سبق لهم أن شاركوا في جولة في المجتمع ، فإن أحد أهم الأوقات للتخطيط يحدث في الواقع بعد انتهاء المشي. من أجل التعرف على العديد من الجوانب المتعلقة بتخطيط وتنفيذ جولة لجمع التبرعات في المجتمع ، سنقوم بإلقاء نظرة من وراء الكواليس على حدث عيد الأم الذي استضافته منظمة Y-ME لسرطان الثدي في شيكاغو.

وسرطان الثدي Y-ME يوم الأم جمع التبرعات

تأسست Y-ME من قبل اثنين من الناجين من سرطان الثدي في عام 1979. وقد اشتهرت هذه المنظمة غير الربحية ببرنامجها الوطني المتعدد اللغات لمكافحة سرطان الثدي لمرضى سرطان الثدي.

اكتسب البرنامج شهرته كخط ساخن مجاني على مدار 24 ساعة في البلاد فقط يعمل به الناجون من سرطان الثدي الذين هم مستشارون أقران مدربون. لكن المنظمة نظمت أيضًا حملة لجمع التبرعات سنويًا في عيد الأم ، والذي دعم برامجها وخدماتها. مرة أخرى في عام 2007 ، جمعت Y-ME أكثر من 7 ملايين دولار مع ما يقرب من 43000 مشوا من 12 مدينة.

بحلول عام 2008 ، شاركت 15 مدينة. للأسف ، أغلقت شركة Y-ME أبوابها في عام 2012 ، ولكن تظل تراث جمع التبرعات السنوي لها بمثابة دراسة حالة كبيرة لمخططي الأحداث غير الربحية.

يمكن أن يعزى الكثير من نجاح Y-ME لجمع التبرعات إلى منهج منظم لتخطيط ومراقبة الأهداف الأكثر أهمية أولاً. وكان ليز كلوج ، المدير السابق للمناسبات الخاصة للمنظمة قد صرح بذلك بعد عامها القياسي في عام 2007: "لدينا خطة لمختلف النقاط في الوقت المناسب خلال عملية التخطيط. لذلك ، سنتخذ خطوات لتعزيز هذه النقاط الأكثر أهمية في الوقت المناسب للتأكد من نجاحنا. على سبيل المثال ، في مدينة قد نستضيف فيها حدثًا للمرة الأولى ، يجب أن نركز على التأكد من أن لدينا مكانًا وموقعًا رائعًا يرغب الناس في العودة إليه. على الطريق ، يمكننا التركيز على المقاهي التي سنقوم بإسقاطها من الكتيبات. ”دعونا نلقي نظرة على كيفية تنظيم Klug وفريق Y-ME لتنظيم الحدث مثل هذا الحدث الناجح.

تخطيط الخطوة 1: تحليل الأرقام

إن استضافة مسيرة مجتمعية أو حدث مماثل يتطلب الجمع بين عدة أهداف أساسية مختلفة ، ولكن في نهاية المطاف ، فإن الجمعية أو المؤسسة الخيرية التي تستضيف الحدث تقوم بذلك لجمع الأموال لقضيتهم.

لذلك ، فإن الخطوة الأولى في التخطيط للحدث التالي تحدث عندما ينتهي الحدث الحالي ، ويحيط معظم هذا العمل "بالأرقام".

"لقد نظرنا عن كثب إلى الأرقام بعد انتهاء الحدث" ، توضح ليز كلوغ ، "لقد قارنا ما فعلناه هذا العام مقارنة بالعام السابق. نظرنا إلى تجربة المشاركين. قمنا بتقييم فئات الرعاية لدينا. لقد قمنا بالرد على أي رسائل بريد إلكتروني فورية حول الأحداث. "سيتخذ مخططو الأحداث أيضًا خطوات فورية لضمان استمرار جميع المشاركين في حدث هذا العام في العام المقبل.

كلوغ حفر أيضا في التفاصيل. في تقييماتها ، نظرت إلى كل شيء من عدد المتطوعين الذين شاركوا في حجم القمصان التي تم توزيعها. ثم تتساءل عما إذا كانت بحاجة إلى أكثر أو أقل للعام القادم.

تخطيط الجدول الزمني

بالنسبة لأولئك الذين يقومون بتنظيم جولة لجمع التبرعات في المجتمع ، من المهم معرفة الخطوات التي ينبغي التعامل معها في أوقات مختلفة.

لا تملك معظم المنظمات غير الربحية ترف العديد من الموظفين وأعضاء اللجان التطوعية لدفع نجاح هذا الحدث. لكن المخططين يدركون أنه يجب عليهم التأكد من أنهم يعملون عن قرب مع مكتب رئيس البلدية وأقسام الأشغال العامة للحصول على الحدث في التقويم العام.

يشير كلوغ إلى أن الخطوة الأولى بعد تحليل أرقام العام الماضي هي التركيز على توظيف الشركات. إذا لم يكن الحدث برنامجًا جديدًا ، فمن المهم الحصول على دعم الشركة لحدث العام المقبل فور انتهاء الحدث هذا العام. يقول كلوغ: "لقد ركزنا على تجديد الرعاية عند تقديم التقرير الختامي للحدث". كما أنها تقدم النقاط البارزة التالية للمخطّطين المهتمين بتنظيم مسيرة مجتمعية كحدث لجمع التبرعات:

• تحديد الرعاة الشركات
• تطوير برامج فريق المشي
• تحديد أنشطة الحدث
• تبدأ في تجنيد المشي
• إنهاء اللوجيستية الحدث
• عقد هذا الحدث
• عقد حدث "شكرا لك"
• تقييم وبدء الحدث اللاحق

كما ستوظف شركة Y-ME شركة خدمات لوجستية خارجية للتعامل مع العديد من متطلباتها اللوجستية. لكن واحدة من أكثر فائدة كان تنفيذ نظام التسجيل عبر الإنترنت.

نجاح نظام التسجيل عبر الإنترنت

سرعان ما علمت Y-ME بأهمية استخدام الويب للتسجيل عبر الإنترنت ، ومنذ ذلك الحين دافعت بقوة لاستخدام التكنولوجيا للتسجيل عبر الإنترنت وجمع التبرعات.

استثمروا في نظام إدارة العلاقات التأسيسية على الإنترنت ليكونوا بمثابة موقع السباق لعام 2003. يعمل هذا النوع من النظام كموقع إلكتروني شخصي للمتطوعين لتقديم نداءات مخصصة للتبرعات ومشاركات أخرى. فإنه يلتقط المعلومات في قاعدة بيانات واحدة ، ويخدم كأداة لقادة فريق المشي لتشجيع أعضائهم.

زاد المشاركون عبر الإنترنت من 4000 إلى 11،594. زادت التبرعات عبر الإنترنت من 5000 إلى 19،650. اعتقد فريق Y-ME أنه ساهم في تحقيق هدف بقيمة 2.35 مليون دولار ، وكمكافأة ، خفضت التكنولوجيا التكاليف الإدارية بنحو 20.000 دولار.

ﯾﻣﮐن أن ﯾﮐون ھذا اﻟﻧظﺎم أﯾﺿﺎ أداة ﻣﮭﻣﺔ ﻟﻟﺗواﺻل ﺗﺗﯾﺢ ﻟﻟﻣﻧظﻣﺔ ﻣﺗﺎﺑﻌﺔ وﻣواﺻﻟﺔ إﺷراك اﻟﮭﯾﺋﺎت اﻟﻣﮐوﻧﺔ ﺑﻣﺎ ﯾﺗﺟﺎوز ﯾوم اﻟﻌرﻗ ﺔ ﻧﻔﺳﮫ.

سباق يوم السباق

غالبًا ما يتم تنظيم جولات المجتمع في الصباح. اعتمادًا على مدى تعقيد اللافتة والموقع ، قد يبدأ الإعداد للحدث عادة في وقت مبكر قبل أسبوع من الحدث ، حيث يحدث معظم النشاط قبل يومين من المشي.

عندما تخطط شركة Y-ME لحدثها السنوي لجمع التبرعات ، سيحاول الفريق عادةً تحديد المنطقة التي سيشغلونها حتى لا يتطلب الأمر قدراً كبيراً من وقت الموارد لتنفيذ مهام عمليات معينة مثل إغلاق الشوارع. كانت مسيرتهم غير تنافسية بشكل عام ، لذا فهي تساعد أيضًا على عدم مراعاة المتطلبات اللازمة لبيئة سباق أكثر تنافسية.

عادة ما يتدفق الجدول الزمني ليوم السباق نفسه على النحو التالي:

• فريق تخطيط الأحداث يصل (قبل 2.5 ساعة سيرا على الأقدام)
• تسجيل وصول متطوع (قبل ساعتين من المشي)
• الراعي في الاختيار والإعداد (2 ساعة قبل المشي)
• بدء التسجيل (قبل ساعة ونصف من المشي)
• إعداد خط البداية (30 دقيقة قبل المشي)
• مراسم الافتتاح (10 دقائق قبل المشي)
• يبدأ السباق
• يبدأ المسرح الرئيسي للترفيه (بعد ساعة من المشي)
• ملاحظات المرحلة الرئيسية الرسمية (بعد انتهاء السير ، عند علامة 1.5 ساعة)
• البرنامج ينتهي رسميًا (بعد 3 ساعات من بدء السير)
• يبدأ تصنيف الأحداث (بعد انتهاء الحدث رسميًا)

نصائح لتخطيط مجتمع المشي أو تشغيل

بالنسبة للمنظمات التي تهتم بالمشاهدين أو المشي لأول مرة ، تقدم Klug العديد من الاقتراحات التي ستساعد في ضمان نجاح الحدث .

• ابدئي بالدفء الدافئ ، بما في ذلك المتطوعين المتصلين بشكل جيد والرعاة أو الفريق الكبير. تحديد نتائج قابلة للقياس.
• تقييم أحداث المنافس في مدينتك / موقعك لتحديد أفضل ممارساتها ومجالات التحسين.
• اعمل مع مكتب مقاطعة المدينة ومناطق المنتزهات لمناقشة التصاريح المطلوبة ولوجستيات الحدث الخاص بك: الوقت والموقع وعدد المشاركين. تأكد من استعدادك لتلك الاجتماعات.
• تعرّف على ميزانيتك وتأكد من الاحتفاظ بنفقات التشغيل لديك بنسبة تتراوح من 25 إلى 30٪ للحدث الجديد. سوف تسعى بعض الجمعيات الخيرية للحصول على 15-20 ٪ من إجمالي النفقات.
• تأمين الرعاة لامتصاص 100 ٪ من النفقات التشغيلية للحدث الخاص بك.