تعلم أسباب تخطيط ميزانية الأعمال

التخطيط والتحكم وتقييم الأداء

تعتبر الميزانية المفصلة والواقعية واحدة من أهم الأدوات لتوجيه أعمالك وتوفير المعلومات اللازمة للعمل في حدود إمكانياتك ، والتعامل مع التحديات القادمة ، وتحقيق الربح في نهاية المطاف. بدون ميزانية ، يمكن أن يكون مثل إطلاق النار في الظلام. تحدد الميزانية المتينة رأس المال المتوفر حالياً ، وتقدر النفقات ، وتتوقع الإيرادات. يجب عليك الرجوع باستمرار إلى ميزانية نشاطك التجاري كطريقة لقياس الأداء مقابل التوقعات.

تخطيط

الميزانية هي أداة تخطيط ضرورية لبناء إطار لأعمالك وشؤونه المالية. تجمع الموازنات بين الاتجاهات السابقة والتوقعات الواقعية للسنة المالية ، وتقدم الميزانية عرضًا مفصلاً للموجودات وتوقعات الإيرادات الواقعية وكيفية توازنها مع مصروفاتك المتوقعة.

تساعد الميزانيات أيضًا في تحديد الأهداف وتحديد الأولويات. يجب أن تتضمن الميزانية تفاصيل عن مصدر التمويل لتنفيذ الاستراتيجيات الجديدة ومقدار الإيرادات التي يمكن تحقيقها من خلال تنفيذ الاستراتيجيات بنجاح. العناصر التي تتطلب أكبر قدر من التمويل أو تولد معظم الإيرادات عادةً ما تكون عناصر ذات أولوية عالية ، ويمكن أن تكون بمثابة تذكير جيد عن استراتيجيتك العامة عند اتخاذ القرارات.

يجب أن تؤدي الميزانية الفعلية إلى خفض الإيرادات والمصروفات المتوقعة حسب الشهر أو الربع ، وبناءً على حجم نشاطك التجاري ، يجب أن تتضمن ميزانيات منفصلة لكل قسم.

يجب أيضًا تقسيم ميزانيات الأقسام هذه حسب الشهر أو الربع ، وستجمع هذه المقترحات معًا لتشكيل ميزانيتك الرئيسية .

الشركات التي تعتمد بشكل كبير على عائدات المبيعات الموسمية بمثابة مثال جيد على أهمية الميزانية. إذا كانت الأشهر من يونيو ويوليو وأغسطس وديسمبر تحقق عادةً نسبة 75 في المائة من أرباح نشاطك التجاري ، فستسمح لك ميزانيتك بالتخطيط مسبقًا حتى تحصل على أفضل استراتيجية لتوزيع هذا العائد على نحو أكثر فعالية على مدار السنة المالية.

التخطيط ينبغي أيضا حساب الاحتياجات على المدى الطويل. على سبيل المثال ، إذا كنت تتوقع إنفاقًا كبيرًا لمدة عام أو عامين على الطريق لترقيات الكمبيوتر ، فمن المستحسن البدء في وضع ميزانية لتلك النفقات مسبقًا.

تقييم

بالإضافة إلى كونها جزءًا مهمًا من عملية التخطيط ، فإن الميزانيات ضرورية لتقييم أداء شركتك على مدار السنة المالية. جزء من الميزنة مسؤول هو تتبع الإيرادات والنفقات الفعلية ومقارنتها مع ما كان مدرجا في الميزانية. وهذا يساعد على ضمان التزام شركتك بخططها ، ولكن الميزانية توفر أيضًا وسيلة مهمة لتحديد المشكلات والفرص.

على سبيل المثال ، إذا كانت المبيعات في الربع الأول أقل من المبلغ الذي حددته في الميزانية ، فستعرف أنه من المحتمل أن تضطر إلى العثور على مصروفات لخفضها في وقت لاحق من السنة المالية حتى تظل مربحة. المثال الأكثر إيجابية قد يكون بيع منتج جديد يفوق التوقعات. من خلال تتبع هذا الاتجاه ومقارنته بما تم وضعه في الميزانية ، ستعرف أن لديك إيرادات إضافية ربما لتعديل الميزانية مع خطط لزيادة الإنتاج أو تعيين موظفين إضافيين للتعامل مع الأعمال الإضافية.

تمويل

يمكن أن يساعدك تاريخ كتابة الصوت والميزانيات التفصيلية والالتزام بها في إظهار المقرضين أو المستثمرين المحتملين أنك تعرف كيفية تطوير خطة عمل وجعلها تعمل.

بالتأكيد سوف يرغب المقرضون والمستثمرون بالحفر بعمق أكبر في مواردك المالية وتاريخك ، ولكن إذا لم يروا دليلاً على ممارسات قوية في وضع الميزانية ، فقد يكون ذلك كافياً لعلامة حمراء لإبعادهم.

إذا كنت تقوم بفتح مشروع تجاري جديد ولديك سجل قليل أو بدون تاريخ ، فعليك التعويض عن عدم وجود سجل تتبع مع دعم تفصيلي لميزانيتك. وهذا يعني إجراء أبحاث في السوق وإظهار كيف أن الاتجاهات السابقة أو ربما الفراغ في الصناعة يدعم الأرقام التي تقدمها. هذا النوع من الاهتمام بالتفاصيل يمكن أن يساعدك على أخذ الاعتبار الجاد من المقرضين أو المستثمرين.

التوظيف

حتى الشركات الصغيرة التي ليس لديها سوى عدد قليل من الموظفين تحتاج إلى التأكد من أنها تعمل بشكل صحيح لكتابة الميزانية والحفاظ عليها. على سبيل المثال ، إذا كنت تمتلك وتدير مقهىًا صغيرًا ، فقد يكون لديك قائمة فريدة وسمعة جيدة لخدمة العملاء الجيدة ، لكن هذا لا يعني أنك محترف مالي.

إذا لم يكن توظيف شخص بدوام كامل للتعامل مع كتبك أمرًا واقعيًا ، ففكر في الحصول على مساعدة بدوام جزئي أو العمل مع شركة استشارية خارجية ، وخاصة في وقت مبكر وفي كل عام عندما يحين وقت كتابة ميزانية جديدة للسنة المالية التالية. تتكون SCORE ، المرتبطة بإدارة الأعمال التجارية الصغيرة في الولايات المتحدة ، بشكل كبير من متطوعين لديهم خلفية في الأعمال التجارية والمالية الذين يقدمون التوجيه والمشورة للشركات الصغيرة. هذا يمكن أن يكون موردا قيما عندما كنت بدأت للتو أو عندما تواجه تحديا كبيرا. بالإضافة إلى المساعدة في وضع الميزانية أو مشكلات أخرى ، يمكن أن يجعلك تواصل مع الموارد الأخرى في مجتمعك.

البرمجيات

بعض أفضل الأدوات لكتابة ميزانية تفصيلية والالتزام بها هي برامج ، وهي تتجاوز مجرد Microsoft Excel أو برامج جداول البيانات الأخرى. تقدم شركات مثل Quicken برامج كمبيوتر بأسعار معقولة لوضع الميزانية وتتبع الإيرادات والنفقات. بالإضافة إلى ذلك ، قد تكون بالفعل تستخدم PayPal أو Square أو خدمات أخرى مماثلة عبر الإنترنت مع نظام نقطة البيع (POS) ، ومثل Quicken ، فإنها توفر أدوات لكتابة الميزانية وتتبع الإيرادات والنفقات.

لا تحتاج إلى درجة علمية في التمويل لمعرفة كيفية استخدام هذه البرامج في عملية وضع الميزانية ، ولكن قد يكون من المفيد النظر في أخذ فصل دراسي للمساعدة في إتقان جميع الميزات ذات الصلة التي يقدمونها.