الأخطاء المحاسبية أصحاب الأعمال الصغيرة

توفيرا للوقت والمال والصداع عن طريق تجنب هذه الأخطاء الشائعة

على الرغم من أنه يمكن أن يكون من المفيد معالجة المعاملات بسرعة باستخدام برنامج برمجيات محاسب عالي المستوى ، فإن الدفع لتصحيح الأخطاء هو شيء ترغب في تجنبه. غالبًا ما يكون معرفة ما هي الأخطاء التي يجب البحث عنها هو ما يجعل الفرق بين الدفع لإصلاح الخطأ والحصول عليه صحيحًا في المرة الأولى. يمكنك حتى توفير الوقت والمال لشركتك الصغيرة عن طريق تجنب الأخطاء الشائعة التي يتخذها أصحاب الأعمال الصغيرة عند الاحتفاظ بسجلاتهم المحاسبية . في ما يلي خمسة أخطاء محاسبية شائعة يطرحها أصحاب الأنشطة التجارية وبعض الاقتراحات حول كيفية إصلاحها:

  • 01 - تسجيل المعاملات بطريق الخطأ في فترة سابقة

    بعد الانتهاء من " إغلاق الكتب " لمدة سنة مالية ، لا يجب عليك الرجوع إليها لتغييرها. ومع ذلك ، فإن بعض تطبيقات المحاسبة ، مثل QuickBooks ، لا تسمح لك بقفل بيانات مالية سابقة بحيث يمكنك إضافة إدخالات السنة الحالية في فترة سابقة إذا لم تكن حذراً. تتيح لك برامج المحاسبة الأخرى ارتكاب هذا الخطأ إذا لم تكن قد قمت بتهيئة البرنامج لقفل البيانات المالية السابقة.

    مراجعة الميزانية العمومية للفترة السابقة للتغييرات
    إذا سجلت معاملات في فترة سابقة ، فسيتم تغيير الميزانية. لذلك ، يمكنك التحقق من الميزانية السابقة لفترة سابقة للتأكد من أنها لم تتغير منذ آخر مرة أغلقت فيها كتبك. إذا تم تغييره ، فستحتاج إلى التحقيق.

  • 02 - الرصيد غير الصحيح في رصيد الأصول أو الخصوم

    يجب أن يكون لدى حسابات الأصول أرصدة مدينة ، بينما يجب أن تحتوي حسابات المطلوبات على أرصدة دائنة. تتمثل الأسباب الأكثر شيوعًا وراء وجود رصيد غير صحيح في حسابات الميزانية العمومية هذه في نشر إدخالات إلى الحساب غير الصحيح ، وإساءة تصنيف الحسابات ، وتكرار إدخالات الضبط.

    تحقق من الميزانية العمومية الخاصة بك عن الأخطاء
    يمكنك التحقق من الميزانية العمومية للتأكد من أن الأصول والخصوم تحتوي على الأرصدة الصحيحة. إذا كان هناك حساب برصيد غير صحيح ، يمكنك سحب تفاصيل هذا الحساب للعثور على الإدخالات التي تسببت في الخطأ. يجب إجراء هذا الفحص شهريًا على الأقل.

  • 03 - رصيد غير صحيح في الإيرادات أو رصيد النفقات

    يجب أن تحتوي حسابات الإيرادات على أرصدة دائنة ، في حين يجب أن تحتوي حسابات المصاريف على أرصدة دائنة. تتمثل بعض أسباب هذا الخطأ في نشر إدخالات إلى الحساب غير الصحيح ، وإساءة تصنيف الحسابات ، وتكرار إدخالات الضبط ، وهو نفس أسباب وجود أرصدة غير صحيحة في حسابات الميزانية العمومية.

    تحقق من بيان الدخل الخاص بك عن الأخطاء
    عليك التحقق من بيان الدخل الخاص بك للتأكد من أن الإيرادات والنفقات لديها الأرصدة الصحيحة. إذا كان هناك حساب برصيد غير صحيح ، يمكنك سحب تفاصيل هذا الحساب للعثور على الإدخالات التي تسببت في الخطأ. يجب إجراء هذا الفحص شهريًا على الأقل.

  • 04 - مصاريف التخفيف

    توفر أنظمة محاسبة الأعمال الصغيرة الوقت لأن المشاركات يمكن نشرها بسرعة وسهولة. عند إدخال المعلومات ، من السهل أيضًا اختيار حساب النفقات غير الصحيحة أو وصف النفقات. لا تعني مصروفات التصنيف الخاطئ فقط أن نظام المحاسبة قد لا يعكس بشكل صحيح ما يجري في عملك ولكن قد يسبب صداعًا حقيقيًا إذا لم تكن التقارير المالية والضريبية دقيقة.

    انظر أكثر من بيانات المصروفات الخاصة بك بشكل دوري
    تعيين شخص ما لفحص نفقاتك دوريًا للتأكد من أن البيانات تبدو معقولة. على سبيل المثال ، إذا تم حجز مصروف وجبات في حساب مصروفات الإيجار ، فسيكون عادةً بارزًا بسبب وصف الإدخالات. إشارة أخرى إلى أن المصاريف قد تكون خاطئة بشكل مفرط هي اختلافات في الميزانية إلى حقيقية غير مفسرة.

  • 05 - لا تسعى للحصول على مساعدة عند الحاجة

    لقد سمعت تعبير "penny wise و dollar poor" في إشارة إلى الأشخاص الذين سيقضون بضع ساعات من وقتهم لإنقاذ بضعة دولارات. عليك أن تدرك أن مهمتك هي إدارة عملك - المقاول يبني ، يرسم الرسام ويبيع سمسار عقارات. في بعض الأحيان ، لا تستحق وقتك في قضاء ساعات طويلة أثناء ساعات عملك في الاطلاع على تفاصيل السجلات المحاسبية أو البحث عن كيفية تصحيح الخطأ الذي ارتكبته.

    يميل على المهنية المحاسبة المهنية
    إذا كان بإمكانك تحقيق أكثر مما ستنفقه من خلال الاهتمام بمشاكل أخرى غير مشكلات المحاسبة ، فعليك التفكير في الاستعانة بمحاسب خارجي لمحاسب محترف أو محاسب.

  • 06 - عدم حفظ الإيصالات

    قمت بتسجيل جميع النفقات الخاصة بك في سجلات المحاسبة الخاصة بك. بيان المصاريف الخاص بك هو عمل فني ، دون أي أخطاء أو سهو. ثم يتم سؤالك من مصلحة الضرائب الأمريكية ؛ بدون إيصالات ، فإن عبارات النفقات الخاصة بك غير مجدية.

    حافظ على إيصالاتك
    قم بحفظ الإيصالات الخاصة بك أو قم بعمل نسخ ممسوحة ضوئياً منها كلها.

  • 07 - الفشل في جدولة النسخ الاحتياطية

    تعتمد العديد من الشركات الصغيرة على البرامج للقيام بالأعمال المحاسبية بالنسبة لها ، ولكن لا تعالج أخطاء النظام أو الأخطاء. يمكن لمشكلة واحدة أن تمحو ملفاتك.

    الجدول الزمني الروتيني النسخ الاحتياطي
    قم بجدولة النسخ الاحتياطية التلقائية الأسبوعية باستخدام التخزين السحابي أو خادم محدد تم تخصيصه لهذه المهمة.

  • 08 - عدم تدريب الموظفين

    بغض النظر عن مدى قوة البرنامج الخاص بك ، يحتاج فريق العمل الخاص بك إلى التدريب ليكون فعالاً. يمكن لموظف مدرب بشكل غير صحيح تحطيم السجلات الخاصة بك عن طريق الصدفة ، والتخلص من جميع النفقات الخاصة بك وأوراق الربح.

    أداء التدريب المنتظم
    خلال عملية الإعداد ، عقد دورات تدريبية شاملة وللمحترفين فصلية لضمان أن جميع الموظفين يمكنهم الدخول إلى المعلومات وتشغيلها بدقة.