نهجان للحفاظ على السجلات المحاسبية
أول شيء يجب أن تعرفه هو أن السجلات المحاسبية تأتي بنقيقتين: دخول فردي ودخول مزدوج. لكل منها مزاياه. مسك الدفاتر أحادية الإدخال أبسط ، كما قد تتوقع ، وقد يكون النظام المناسب لمالك الأعمال الصغيرة.
مسك الدفاتر مزدوج القيد - مرة أخرى ، ليس مفاجئًا - يوفر إدخالين في دفتر اليومية لكل معاملة ، وإدخال الخصم ، وإدخال ائتمان. هذا الأمر أكثر تعقيدًا ، ولكن نظرًا لأن هذين الإدخالين يجب أن يوازنان في النهاية (وبالتالي: "موازنة الكتب") ، فإنه يمنحك طريقة للوقوع في الأخطاء ويجعل من الاحتيال أسهل. مسك الدفاتر مزدوج القيد هو المعيار المعتاد.
وثائق المحاسبة الأساسية وكيف تتدفق إلى الأمام
- تبدأ المعاملة كل إجراء محاسبي. تشتري شيئًا ، تبيع شيئًا - على أي حال. الفكرة هي عمل سجل لكل معاملة مالية. أين ستقوم بتسجيل المعاملة
- المجلات. هذا هو الصفر من المحاسبة. يعود كل إجراء محاسبي لاحق إلى مجلة ، وهو سجل كل معاملة مالية عند حدوثها. قد يكون لديك دوريات منفصلة للمبيعات والإيصالات النقدية ومجلة أخرى لمصروفات أو لمجلة واحدة فقط تشمل جميع أنواع المعاملات. إما النهج على ما يرام ، ولكن الأشياء الهامة التي يجب تذكرها هي تسجيل كل إدخال والحفاظ على المجلة (المجلات) حتى الآن. في النهاية ، ستجمع كل هذه الإدخالات ، باستخدام
- دفتر الأستاذ العام. هذا هو المكان الذي ستقوم بنقل أو "نشر" كل إدخال من دفاتر اليومية إلى مكانه المناسب في دفتر الأستاذ العام حسب نوع المعاملة. هذا يجعل من البحث عن المعاملات الفردية أسرع ويوفر أيضا في مرحلة ما - في كثير من الأحيان في نهاية الشهر أو الربع - لإعداد ...
- ميزان المراجعة. في ما يلي المكان الذي ستلخص فيه جميع إدخالات الخصم (نحن نفترض أنك قد اخترت مسار الإدخال المزدوج) وكل إدخالات الائتمان الخاصة بك. يجب أن تتطابق. إذا لم يفعلوا ذلك ، فستحتاج إلى الرجوع إلى سجلات معاملاتك في دفتر يومياتك والعمل إلى الأمام لمعرفة مكان حدوث الخطأ. بمجرد توازن كل شيء ، يمكنك الاستعداد ...
- البيان المالي. في هذه المرحلة ، عملك الشاق يؤتي ثماره. لديك الآن وثيقة يقرها المقرضون والوكالات الحكومية - أي كيان يريد معرفة من أنت ماليا قبل التعامل معك.
هذا هو ملخص موجز لعملية المحاسبة ، من بداياتها في المعاملات إلى إنتاج البيان المالي. ستحتاج إلى معرفة المزيد قبل بدء نظام المحاسبة الخاص بك ، ولكنك تعرف الآن إلى أين تتجه.
تعلم المزيد عن السجلات المحاسبية وأساسيات المحاسبة
إذا كنت تقوم بذلك بنفسك ، وخاصة إذا قررت بالطريقة الأكثر طموحًا للدخول المزدوج ، فاستثمر في كتاب أساسي أو كتابين في هذا الموضوع. "لعبة المحاسبة: المحاسبة الأساسية طازجة من موقف عصير الليمون" ، على سبيل المثال يجعل عملية التعلم أقل شاقة عن طريق وضع تعليمات حول تشغيل حامل عصير الليمون.
إنه متاح على Amazon.
هناك أسلوب آخر هو البدء بنظام مثل Quickbooks ، والذي يوفر طريقة واضحة وشائعة لإجراء عملية حساب القيد المزدوج مع تعليمات واضحة حول كيفية استخدام نظام محاسبة Quickbooks.