أنظمة هاتف درجة رجال الأعمال التي نوقشت هنا هي للمكاتب التي تضم عشرة أشخاص أو أكثر.
ما هي الميزات التي ستحتاجها
ستؤدي الميزات التي تجلب قيمة لنشاطك التجاري وتربط نشاطك التجاري بالعالم إلى زيادة التكلفة الإجمالية لنظام الهاتف.
سيحاول مندوب مبيعات نظام الهاتف بيع جميع الأجراس والصفارات (وهذا هو وظيفته) ، ولكن عليك أن تنظر في كل ميزة وتقرر ما إذا كان سيضيف قيمة إلى عملك أو يوفر لك المال.
الميزات الأساسية
فيما يلي بعض الميزات الأكثر شيوعًا المتوفرة على نظام هاتف العمل. كل علامة تجارية مختلفة ، لذلك اطلب من مندوب المبيعات للحصول على قائمة كاملة من الخيارات.
عادةً ما يأخذ المذيع التلقائي مكان موظف الاستقبال من خلال تقديم المتصلين بقائمة من الخيارات لتوجيه مكالماتهم (على سبيل المثال ، "اضغط 3 للتحدث مع شخص ما في المبيعات"). ويمكنه أيضًا السماح للمتصلين بالاتصال مباشرةً بامتداد الطرف.
- تتيح ميزات المؤتمرات إمكانية اتصالين أو أكثر للمشاركة في محادثة. عادة ، الافتراضي هو اثنين. إذا كنت تحتاج إلى أكثر من اثنين ، اسأل عن الحد الأقصى لعدد المشاركين. تسمح بعض الأنظمة فقط بتمديد الإضافات الداخلية. إذا كنت تحتاج إلى مكالمات جماعية خارجية ، اسأل عن ذلك أيضًا.
- يسمح الدليل الآلي للمتصلين بالبحث عن ملحق الموظف عن طريق إدخال الأحرف القليلة الأولى من أسمائهم.
- يتيح البريد الصوتي ترك الرسائل للموظفين غير المتواجدين أو على الهاتف. تستطيع بعض الأنظمة توجيه رسائل البريد الصوتي إلى البريد الإلكتروني للموظف والسماح لمعدات البريد الصوتي المنفصلة من الطرف الثالث بالتواصل مع معداتها. اعتمادا على الأسعار ، وهذا يمكن أن يوفر لك المال.
- Call Hold هو القدرة على وضع المكالمة قيد الانتظار أثناء حضور المستخدم لأمور أخرى. عادة ما تكون متضمنة في النظام.
- يمنح توجيه المكالمات المستخدم إمكانية إعادة توجيه جميع المكالمات إلى امتداد آخر أو إلى البريد الصوتي بشكل مؤقت.
- Speed Dial (اﻟﻄﻠﺐ اﻟﺴﺮﻳﻊ) ﻳﺤﻔ sa أرﻗﺎم اﻟﻬﻮاﺗﻒ اﻟﺘﻲ ﻳﺘﻢ اﺳﺘﺨﺪاﻣﻬﺎ ﺑﺸﻜﻞ ﻣﺘﻜﺮر وﻳﺴﻤﺢ ﻟﻠﻤﺴﺘﺨﺪم ﺑﺎﻻﺗﺼﺎل ﺑﻬﺎ ﺑﻀﻐﻄﺔ زر أو رﺑﻌﻴﻦ هو توفير الوقت مفيد للأرقام التي تسمى بشكل متكرر.
- يتيح إعادة الاتصال الرقم الأخير المراد إعادة طلبه بلمسة زر واحدة.
- يسمح Paging للمستخدم بالتحدث عبر نظام عنوان عام للاتصال بموظف أو إعطاء إعلانات.
- تعطي الموسيقى في الانتظار المتصلين لديك شيئًا ما للاستماع إليه أثناء الانتظار. يمكن أن تكون موسيقى أو رسائل مسجّلة مسبقًا تعلن عن شركتك.
- ستوفر Back Up Power مصدرًا بديلًا للكهرباء لمدة تتراوح بين 10 و 60 دقيقة في حالة انقطاع التيار الكهربي.
الخيارات المتقدمة
ستضيف الميزات المتقدمة تكلفة كبيرة إلى النظام الكلي وستضيف تكلفة مستمرة على مدى عمر النظام. ومع ذلك ، يمكن تعويض هذا من خلال تقليل خدمة العملاء ومزايا توفير الوقت التي يجلبونها.
- تسمح ميزة "الموقع عن بُعد " بالاتصال البسيط بالموظفين خارج الموقع أو المكاتب البعيدة الصغيرة عن طريق طلب ملحق داخلي.
- Find Me / Follow Me تسمح للمستخدمين بإعادة توجيه هواتفهم حسب الطلب إلى هاتف آخر ، أو هاتف خلوي ، أو هاتف منزلي ، أو سكرتير ، إلخ.
- ويسمح تكامل هاتف الكمبيوتر (CTI) لنظام الهاتف بالتفاعل مع نظام الكمبيوتر. تتضمن الأمثلة قدرة المستخدم على النقر فوق رقم هاتف على الشاشة وجعل نظام الهاتف يتصل تلقائيًا بالرقم (تقليل الأرقام الخطأ وتوفير الوقت) ؛ أو تمرير رقم هاتف العميل إلى جهاز كمبيوتر عند الاتصال به من أجل سحب حساب العميل وعرضه على الشاشة للموظف قبل الرد على الهاتف. هذا الخيار هو الثمن جدا.
كيف يجب أن يكون النظام كبير
السؤال التالي الذي يجب عليك الإجابة عليه هو المكان الذي تريد الهواتف. تحدد القائمة التالية الأماكن العامة التي تريد تحديد موقع إضافة الهاتف فيها:
- موظف الإستقبال
- كل مكتب
- جهاز فاكس
- محطات بطاقات الائتمان ومنافذ البيانات
- غرفة المؤتمرات
- الطابق متجر / مستودع
- الأماكن العامة (غرفة الانتظار ، الممرات ، طرق المدخل ، إلخ)
بعد ذلك ، سيتعين عليك تحديد عدد المكالمات الهاتفية المتزامنة التي ستصل إلى المكتب وتغادره. إجمالي عدد المكالمات الواردة والصادرة في أي لحظة هو عدد الخطوط (أو السطور) التي ستحتاجها.
التكوينات الشائعة هي 3 أو 8 أو 12 أو 16 أو 24 أو 48 سطرًا. تمتلك الأنظمة الكبيرة فتحات توسيع ، لذا يمكنك إضافة المزيد من الخطوط في وقت لاحق. تذكر أن حساب النمو المستقبلي (25 ٪ ليس من غير المألوف). هام: إذا كنت تقلل من أهمية ذلك ، فسيحصل المتصلون على إشارة مشغولة إذا كانت جميع الخطوط قيد الاستخدام.
العثور على تاجر نظام الهاتف
العثور على تاجر ليس من الصعب. أولاً ، يمكنك البحث في الويب عن "معدات ومستلزمات الهاتف" للعثور على وكيل بالقرب منك.
كما تعد المعارض التجارية لتكنولوجيا الأعمال والمكاتب من الأماكن الجيدة للبدء. لن تكون قادراً على تلبية المبيعات ودعم الأشخاص فحسب ، بل قد تتمكن من تجربة النظام أيضًا.
أخيرا ، أفضل طريقة هي أن تسأل. اطلب من الأشخاص الذين تعرفهم من لديهم عمل مع مكتب. يمكنك أيضا الحصول على تقييمها لجودة المعدات ومستوى الخدمة التي تم توفيرها.
حساب التكلفة الإجمالية
تتكون التكلفة الإجمالية للنظام من المكونات التالية:
- الوحدة الأساسية / النظام هي الوحدة التي تتحكم في البنية التحتية للهاتف بالكامل. تعتمد التكلفة على عدد الميزات المتوفرة لديك وعدد أجهزة الهاتف التي يمكنها التعامل معها وعدد الخطوط الواردة من شركة الهاتف.
أﺟﻬﺰة اﻟﻬﺎﺗﻒ / اﻟﻤﻜﺘﺐ هﻲ اﻟﻮﺣﺪات اﻟﻤﻮﺟﻮدة ﻋﻠﻰ اﻟﻤﻜﺎﺗﺐ أو اﻟﻤﻠﺤﻘﺔ ﺑﺎﻟﺠﺪار. تأتي في العديد من الأساليب المختلفة ، والقدرات ، والأسعار. يمكن أن تتراوح الأسعار من 70 إلى 1000 دولار. وتشمل الأمثلة: Basic (أرخص) ، المستوى المتوسط ، Executive / High-End ، مجموعات Receptionist (أغلى) ووحدات جدول المؤتمر. وتشمل الخيارات الأخرى سماعات الرأس الخالية من اليدين والوصلات اللاسلكية. معظم الهواتف هي ملكية خاصة وسوف تعمل فقط مع نظام أساسي من ذلك المصنع. إذا كنت تقوم باستبدال نظام هاتف موجود بالفعل ، فإن تكلفة جميع الهواتف الجديدة (إذا قمت بتغيير العلامات التجارية) قد تجعل الترقية إلى الطراز الأعلى التالي هو الحل الوحيد الذي يمكنك الحصول عليه.
- الأسلاك هي الأوعية الدموية للمنظمة ويجب ألا يتم تهميشها. إذا كنت تقوم بإنشاء مكتب ، فقم بتثبيت أسلاك وأسلاك إضافية في أي منطقة تعتقد أنك قد تحتاج إلى هاتف في المستقبل. ستكون التكلفة جزءًا بسيطًا من التكلفة إذا اضطررت إلى العودة لاحقًا وكثافة الثقوب في الأسقف والجدران. إذا كنت تقوم بتثبيته في مبنى ذي أسلاك قائمة ، فاحرص على قيام الوكيل بفحص الأسلاك من أجل التوافق قبل توقيع العقد.
- التثبيت والتكوين الأولي سيكون الجزء الأكثر استهلاكا للوقت من المشروع. لا تعمل أنظمة الهاتف بشكل صحيح ، ومن المرجح أن يتم تثبيتها وتكوينها في البداية بواسطة فني مدرب. من أجل الحصول على وتشغيل في أسرع وقت ممكن ، تأكد من تضمين هذا في العقد. الخيارات الأخرى التي يمكن التفاوض بشأنها هي الصيانة والتعديلات المستقبلية والتدريب لموظفيك.
اتخاذ القرار النهائي
يقع القرار النهائي على كتفيك. يمكن لمندوبي المبيعات في النظام الهاتفي أن يكونوا عدوانيين ، ولكن تذكر أنك "العميل" وأنك المسؤول. من أجل الحصول على أفضل سعر للنظام الذي تريده ، قم بتسليم متطلباتك إلى العديد من الشركات ودعهم يقدمون عروض على المشروع. تأكد من الحصول على اقتراح مفصل يغطي جميع المجالات المذكورة أعلاه.
لن تستعيد مقارنة بين التفاح والتطبيق ، لذا اطلب أن يتم سرد تكلفة الميزات بشكل منفصل (أو مفصلة ، إذا تم تضمينها كحزمة من الميزات). سيسمح لك ذلك بتحديد سبب التباين في الأسعار. إذا كنت لا تزال غير متأكد من قائد واضح ، فاطلب رؤية عرض توضيحي في موقع عميل حالي. وأخيرًا ، قارن بين المقترحات واختر ما يناسب احتياجاتك ، ويسمح بالنمو ، والأهم من ذلك أنك تشعر بالراحة أكثر.