ضع خطة احتياطية في مكانها
من الناحية المثالية ، يجب أن يكون لديك دائمًا خطة احتياطية في حالة حدوث أمراض مفاجئة أو حالات طوارئ أخرى ، ولكن إذا أشار أحد الموظفين الرئيسيين عند المغادرة أو أرسل إشعارًا ، فيجب عليك على الفور وضع خطة لجعل شخص آخر يتولى مهامه.
ينبغي على المديرين رفيعي المستوى والبدائل المحتملة فهم كل جانب من جوانب دوره.
جزء كبير من خطة الخلافة هو التوثيق. يجب أن يكون كل شيء يعمل عليه كل موظف جزءاً من دليل عام أو تقويم أو قائمة مهام أو ملف. يجب أن تتضمن هذه الوثائق معلومات الاتصال الخاصة بالأطراف الخارجية بالإضافة إلى شرح حول كيفية عمل وحدات ماكرو Excel وبرامج الكمبيوتر أو الاختصارات الأخرى التي تم إنشاؤها بواسطة الموظف.
يجب أن تتضمن الخطة أيضًا قائمة واضحة بالأولويات حتى لا يشعر الموظفون الباقون بالإرهاق ويعرفون أي المهام لها الأسبقية على عملهم الحالي.
النظر في أمن المعلومات
غالباً ما يكون للموظفين الرئيسيين حق الوصول إلى الحسابات المصرفية ، وأنظمة الكمبيوتر الهامة ، والخدمات عبر الإنترنت. في حين أن حالات سوء التصرف المتعمد أو سرقة المعلومات نادرة ، إلا أنه لا يزال من أفضل الممارسات لإزالة الوصول إليها بمجرد عدم الحاجة إليها.
بالإضافة إلى إزالة الوصول ، تحتاج إلى التأكد من الاحتفاظ بها.
على سبيل المثال ، قد يحتاج موظف آخر إلى منحه سلطة توقيع شيك للحفاظ على نظام توقيع الشيكات ذو التوقيعين. إذا قام الموظف المغادر بالاشتراك في خدمة عبر الإنترنت ، مثل تحليلات موقعك الإلكتروني ، باستخدام بريد إلكتروني للشركة ، تأكد من نقله بيانات الاعتماد.
إصدار الراتب النهائي والفوائد
يحق للموظفين المغادرين دفع راتبهم النهائي وأي منافع مستحقة ، مثل أيام الإجازات غير المستخدمة.
تعتمد المدفوعات الخاصة بالمزايا الإضافية المستحقة على اتفاقية التوظيف والقوانين المحلية.
يحدد قانون الولاية أيضا الجدول الزمني لإجراء الدفع. لديك بشكل عام ما كان من الممكن أن يكون يوم الدفع المقرر بانتظام إذا كان الموظف قد أقام مع شركتك. تفضل العديد من الشركات أن يكون الموظفون المغادرون يوقعون على شيك راتبهم النهائي في يومهم الأخير. اعمل مع خدمات مسك الدفاتر لحساب المبلغ النهائي المستحق.
قم بتحديث بياناتك المالية
إذا كان الموظف قد حصل بالفعل على خيارات أسهم أو تعويضات مؤجلة ، فمن المحتمل أن تكون النفقات والمسؤولية المصاحبة مسجلة بالفعل على كتبك. إذا أدى الرحيل إلى تشغيل مظلة ذهبية أو عقد آخر ، فقد يكون التعويض المستحق حاشية فقط - إذا كان مدرجًا في بياناتك المالية على الإطلاق.
بدلاً من الانتظار حتى فترة إعداد التقرير التالية ، اطلب من صاحب الحساب الخاص بك على الفور إدخال قيود دفتر اليومية المناسبة لتعكس أي معاملات مالية حدثت مع مغادرة الموظف. وهذا يمنحك تحذيرًا مسبقًا في حالة ما إذا كنت بحاجة إلى التوضيح أو التعديل لتغيير في الأرباح بسبب أي دفعات.
إخطار المستثمرين
يعتبر معظم الموظفين قابلاً للاستبدال ، ومن غير المرجح أن يتم اعتبار مغادرتهم مادية لقرارات الاستثمار.
ومع ذلك ، هناك استثناءات. أحد الأمثلة على ذلك هو رحيل أحد كبار العلماء الذين سيؤدي رحيلهم إلى تعطيل الأبحاث التي تعتبر أساسية لعمليات الشركة.
بصرف النظر عن أفضل الممارسات ، يجب عليك إرسال بيان يخبر مستثمرك عن مغادرة أي موظف رئيسي. هذا يمكن أن يساعد في تهدئة المخاوف من الاضطراب أو الانشقاق داخل صفوفك ومنع المستثمرين من التفكير في سحب دعمهم. كما أنها وسيلة جيدة لإطلاع المستثمرين على ما يحدث داخل شركتك وإعلامهم بكيفية التخطيط للنمو إلى الأمام.