اعتبرها "تذكرة" لمنتجاتك أو بضائعك القادمة من مستودع الشركة المصنعة إلى متجر البيع بالتجزئة الخاص بك.
تمامًا مثلما تحتاج إلى تذكرة للسفر على متن طائرة ، تحتاج منتجاتك إلى تذكرة أو في هذه الحالة BOL لتصل من وجهتها الأصلية إليك. وهو بمثابة إيصال البضائع لك. كما يضمن أن ما تحصل عليه هو ما تم شحنه لك.
وكثيرا ما يتم تجاهل BOL أو "التقليل من شأنه" من قبل موظفي التجزئة ، لكنه في الواقع وثيقة مهمة. أتذكر الموظف الذي وقع ليقوم بالتسليم بمجرد أن لا أتحقق من BOL أو الأوراق وانتهى الأمر بقضية واحدة قصيرة في الطلب. لأن الموظف كان قد وقع على النموذج ، لم يكن هناك شيء يمكنني القيام به - ما عدا أكل الصندوق ومحتوياته. وهذا هو انكماش المخزون وفقدان الربح.
يعمل BOL أيضًا كآلية تتبع للناقل. الناقل مثل UPS أو FedEx أو متعهد النقل الآخر مسؤول عن التسليم الآمن للبضائع المدرجة في BOL. عندما علامات من الناقل ، فهذا يعني أنهم يتفقون مع محتويات.
ثم عند توقيعها من قبل بائع التجزئة في المتجر ، فهذا يعني أن الموظف (موظفك) يوافق على المحتويات. هذه حقيقة مهمة لأنه ، في معظم الحالات ، ليس صاحب المتجر هو من يوقع على الشحنات. الممارسة الشائعة في تجارة التجزئة هي أول شخص يجد سائق السيارة توقيعه على البضائع.
أيضا ، توخي الحذر مع الناقل. إنهم في عجلة من أمرهم ، وأحيانًا يعرفون أن هناك ضررًا أو مشكلة ، ولكن إذا حصلوا على توقيع ، فإنهم يبرؤون ؛ إنها مشكلتك الآن
يخدم هذا المستند بالتفصيل تعليمات الناقل ، ومعالجة الطرود ، والكميات والمزيد. على سبيل المثال ، قد تحتاج المربعات إلى البقاء مستقيماً أو لا تكون مكدسة أكثر من أثنين. إذا قام BOL بتفاصيل هذه الأشياء ولاحظت عدم اتباع هذه التعليمات عند استلام البضائع ، يحق لك رفض التسليم. ولهذا السبب ، تأكد دائمًا من فحص الشاحنة أثناء تفريغها وعدم الانتظار حتى يحصل كل شيء في المتجر. قد تبدو الصناديق سليمة أو سليمة ، ولكن ربما تكون البضاعة الداخلية قد تعرضت للتلف بسبب سوء التعامل. في متاجرنا ، غالباً ما قمنا بتصدّع الصندوق من أي وقت مضى وقمنا بفحص البصر قبل التوقيع. لم نتحقق من البضائع ، ولكننا كنا نتأكد من أن الصناديق كانت ممتلئة ، وكانت البضائع الصحيحة ولم يكن هناك أي ضرر واضح. سمعت عن تاجر تجزئة مرة واحدة أن حصلت على مربع كامل من ورق التغليف. معظم الصناديق عامة في الخارج أيضا. خاصة عندما نتلقى بضائع علامة تجارية خاصة ،
يجب عدم الخلط بين الفاتورة أو "اختيار التذكرة" من الشركة المصنّعة ، ويهدف هذا المستند إلى تفصيل الحركة.
لن يحتوي على معلومات مثل شروط الدفع أو المواعدة . هذه التفاصيل موجودة في الفاتورة. الغرض من هذه الوثيقة هو تتبع الحركة وليس سداد الدين.
وتقع على عاتق تجار التجزئة مسؤولية قراءة بوليصة الشحن والاتفاق عليها قبل التوقيع عليها. من الممارسات الجيدة إرفاق هذه الوثيقة بقسيمة التعبئة ونسخة الفاتورة و / أو أمر الشراء كدليل على استلام البضائع. هذا يخلق درب ورقية للسجلات الخاصة بك. في كثير من الأحيان ، ينتهي الأمر إلى BOL كقطعة نفايات لمتاجر التجزئة. يعتني الناقل به جيدًا لأنه دليله على القيام بالمهمة بشكل صحيح حتى يتمكن من الحصول على أموال. ولكن يجب على بائع التجزئة أن يأخذها على محمل الجد أيضًا.