وظائف المكتب - مساعد إداري أو سكرتير تنفيذي

والخبر السار هو أن عملك نما بما فيه الكفاية بحيث تحتاج الآن إلى المساعدة في إدارة المهام اليومية حتى يمكنك كسب بعض الوقت للتركيز على التوسع المستمر في العمل. يعتبر هذا تحولًا كبيرًا في الطريقة التي ستجري بها أعمالًا لأنها تتطلب أن يكون الموظف الموثوق به الذي تستأجره مسؤولاً الآن عن بعض القرارات الحاسمة مثل كيفية إنفاق وقتك ونوع ترتيبات السفر التي سيتم إجراؤها ، على سبيل المثال لا الحصر.

في الوقت الحالي ، من المحتمل أن تكون قد فكرت في ما إذا كنت تحتاج حقًا لتوظيف ودفع موظف آخر للمساعدة في عملك. قبل كتابة وصف وظيفي والبدء في إجراء المقابلات ، خذ الوقت الكافي للتفكير فيما إذا كان بإمكانك إنجاز بعض أو معظم الوظائف التي يمكن لمساعد إداري أو سكرتير تنفيذي استخدامها باستخدام التكنولوجيا.

إن ما يفصل وظيفة المكتب هذه عن الوظائف المكتبية والمكتبية الروتينية هي مستوى المسؤولية والسرية المرتبطة بهذا المركز. بالإضافة إلى الوظائف المكتبية الأساسية ، يكون المساعد الإداري أو الأمين التنفيذي مسؤولاً أيضًا عن كتابة / إعداد التقارير وتنظيم الاجتماعات وتحديد مواعيدها ومراجعة المراسلات الواردة لتحديد أهميتها وإعداد جداول الأعمال للاجتماعات المهمة وإجراء ترتيبات السفر وملء الفجوات. للقيام بكل ما هو ضروري ، مثل الإيداع للمساعدة في الحفاظ على تنظيمك وبالتالي التركيز على واجبات وظيفتك.

يحدد العنوان والدفع لهذا الفرد مدى دورهم في:

• مساعد إداري بمستوى
• مساعد اداري
• مساعد إداري كبير
• السكرتير التنفيذي
• السكرتير التنفيذي الأول
• مدير مكتب
• مدير مكتب أول

كلما زاد حجم الشركة ، زادت الحاجة إلى شخص منظم بدرجة عالية ويمكنه تنفيذ مجموعة كبيرة من المهام.

يعد هذا ضروريًا بشكل خاص للمديرين التنفيذيين الذين يديرون الشركة من أجل الحفاظ على مستوى عالٍ من السرية والنزاهة للأعمال التي يتم إجراؤها. ومن ثم ، فإن هذا هو موقف حرج في الشركة وواحد ينبغي أن يتطلب وصف وظيفي مدروس وعملية توظيف.

تتمثل المهمة الأولى في إعداد وصف وظيفي للمستأجر الجديد استنادًا إلى مجالات العمل التي تعتقد مدير التوظيف أنه من الأفضل التعامل معها من قبل شخص آخر حتى تتمكن من متابعة نمو الشركة وإدارتها. . هناك إصدارات مختلفة من توصيفات الوظائف مثل هذه ، ولكن في النهاية أنت تعرف فقط ما ستحتاجه ، وبالتالي سوف تكون هناك حاجة إلى مستوى معين من التخصيص من أجل إنشاء وصف وظيفي مرتاح مع والذي يتعامل مع تفضيلاتك الشخصية.

بعد إنشاء توصيف وظيفي ، ابحث عن مكان للإعلان عن الوظيفة مثل على موقع "ووب دوت كوم" أو "مونستر". لقد كانت تجربتي أن المرشحين سيبدأون على الفور في التقدم للحصول على المنصب إذا كنت قد صغته بشكل مناسب ووصفوا نوع بيئة العمل التي سيعملون فيها. لذا تأكد من أن الوصف الوظيفي الذي تم إنشاؤه لا يجعل العمل غير مهم.

يجب أن تكون مكتوبة وجذابة بشكل جيد لجذب المرشحين المناسبين.

بمجرد حصولك على أفضل المرشحين ، فإن الخطوة التالية هي إجراء مقابلات معهم ، ومن الناحية المثالية ، هذه مقابلة وجهاً لوجه ، لأن هذا المرشح ، إذا تم تعيينه ، سيكون لديه درجة عالية من وقت المكوث معك ومن الأفضل معرفة ما إذا كان هناك نوبة في أقرب وقت ممكن. استخدم أسئلة المقابلة هذه لتوجيه العملية.

يمكن أن يؤدي العثور على المساعد الإداري أو الأمين التنفيذي المناسب إلى إحداث فرق كبير في يوم عملك وإلى حد كبير ، ومدى نجاحك عندما يكون لديك الوقت للتركيز على عملك وإدارته.

أوصاف وظيفة أخرى:

موظف الإستقبال :

سكرتير طبي أو مساعد تنفيذي:

أمين الصندوق :