كيف يمكن لخطة استمرارية الأعمال حماية شركتك

يمكن أن تحدث اضطرابات في العمل في أي وقت ، وغالبًا ما تحدث دون أي إشعار مسبق. هذه الأحداث غير المخطط لها يمكن أن تتخذ أشكالاً مختلفة - الكوارث الطبيعية ، فقدان الموظفين الرئيسيين ، خروقات البيانات ، المنعطفات الاقتصادية ، الهجمات الإلكترونية ، كوارث تقنية المعلومات - لكن الخيط المشترك هو أن حدوث هذه الكوارث لديه القدرة على إبطاء ، أو حتى التوقف ، عمليات عملك.

يمكن أن تؤثر الكوارث على كل الأعمال التجارية.

إذا كنت تعتقد أن نشاطك التجاري صغير جدًا بحيث لا يكون في خطر ، فكر مرة أخرى. إذا نظرنا فقط إلى اضطرابات الأمن السيبراني ، فإن 43٪ من الهجمات الإلكترونية تستهدف بشكل خاص الأعمال الصغيرة. وهذا لا يؤثر في جميع أنواع الكوارث الأخرى التي يمكن أن توقف عملك في مساراته. مع العلم أن أكثر من 40 في المئة من الشركات لن يعاد فتحها بعد وقوع الكارثة ، فمن الصعب القول مع الموقف الذي تحتاجه للتخطيط للمستقبل ما لا يمكن تصوره. بصفتك مالكًا لنشاط تجاري ، يجب أن تعرف بالضبط ما يجب فعله لإعادة أعمالك وتشغيلها بسرعة إذا حدث شيء فظيع. هذا هو المكان الذي تأتي فيه خطة استمرارية العمل.

ما هي خطة استمرارية العمل؟

تحدد خطة استمرارية العمل بشكل استباقي الخطوات التي ستتخذها في عملك للتعافي من (وفي بعض الحالات منع) الكوارث التي قد تحدث. الهدف هو تحليل التهديدات المحتملة وتحديد المجالات الأساسية للعمل التي يجب التركيز عليها أولاً ، وتحديد ما يجب أن يحدث لتجنب الخسارة في الإيرادات أو تعطل الأعمال المستمر.

يجب أن تتضمن خطة استمرارية العمل الفعالة المعلومات التالية:

• ملخص لأهم العمليات والوظائف التجارية.
• تحليل شامل للتهديدات المحتملة التي يمكن أن تعطل العمليات التجارية.
• قائمة من معلومات الاتصال في حالات الطوارئ في الموقع وخارج الموقع.
• استراتيجيات التواصل الداخلية والخارجية.

• تحديد فريق الاسترداد ومسؤوليات كل شخص
• تعليمات واضحة للوصول إلى بيانات الاسترداد خارج الموقع واستعادتها.
• تحديد مكاتب أو مواقع العمل المؤقتة.
• سجل التغيير الذي يلخص التحديثات التي تم إجراؤها على الخطة ومتى تم إنشاؤها (لأغراض تحكم الإصدار).

من يحتاج واحد؟

يجب على كل شركة ، كبيرة وصغيرة ، أن تأخذ الوقت الكافي لوضع خطة لاستمرارية العمل. يعتمد تعقيد خطتك على حجم نشاطك التجاري ونوعه وموقعه ، ولكن إذا كنت تدير نشاطًا تجاريًا ، فإنك تحتاج إلى خطة توضح ما ستفعله إذا كان هناك شيء ما يهدد عملياتك.

يمكن لخطة استمرارية العمل المطورة جيداً أن تحمي كل جانب من جوانب عملك - البيانات ، مواقع العمل المادية والمعدات ، الموظفين ، المخزون ورأس المال الفكري. إذا واجهت شركتك تعطلًا ، ولم يكن لديك خطة لاستمرارية العمل للتخفيف من الضرر ، فقد تفقد الإيرادات والموظفين الأساسيين والقدرة التنافسية في الصناعة وحتى على سمعتك العامة الإيجابية. خلاصة القول هي أن خطة الاستمرارية لا تقل أهمية عن أنواع أخرى من خطط العمل ، لذلك يجب أن يكون لديك واحد لحماية شركتك إذا احتجت إليها.

7 نصائح لإنشاء واستخدام خطة استمرارية عملك

الآن وقد غطينا أهمية خطة استمرارية العمل ، فقد حان الوقت للبدء في إنشاء واحدة.

النصائح المبينة أدناه سوف تبسط العملية وتساعدك على إنشاء خطة استمرارية الأعمال الأكثر فعالية:

1. استخدام نموذج : تحتوي جميع خطط استمرارية الأعمال على معلومات مماثلة ، بحيث يمكنك توفير قدر كبير من الوقت من خلال تنزيل نموذج استمرارية العمل ثم تخصيصه لنشاطك التجاري. امنح نفسك السبق عن طريق تنزيل وتحديث هذا القالب من FEMA ، أو هذا على TechTarget.
2. تسهيل التنفيذ: إذا كانت خطة استمرارية العمل الخاصة بك غير منظمة ومربكة ، فإن الفائدة والقدرة على التنفيذ في الوقت المناسب ستكون محدودة. يجعل من السهل فهمها وتنفيذها عن طريق تضمين تعليمات خطوة بخطوة أو قوائم تدقيق واضحة توضح بدقة ما يجب فعله. يمكنك أيضًا تسهيل التنفيذ باستخدام الأدوات المساعدة البصرية مثل المخططات الانسيابية والرسوم البيانية والرسوم البيانية لتوضيح الإجراءات الضرورية.

1. قم بتخطيط وقت الاسترداد المقدر: تتضمن خطة استمرارية العمل إجراء افتراضات وتقديرات حول ما يمكن أن يحدث ، وما الذي يجب القيام به والمدة التي سيستغرقها الاسترداد. هناك طريقة واحدة لضمان حصولك على ما يكفي من الوقت لإعادة العمل إلى المسار الصحيح عن طريق إضافة وقت استرداد إضافي للرجوع والنسخ. هذا يمكن أن يعطي عملك مجالا للتنفس قليلا خلال مرحلة الانتعاش.
2. اختبرها بدقة: تجنب إنشاء خطة استمرارية الأعمال الخاصة بك وتأمل فقط في الأفضل. يجب عليك اختبارها والتخطيط لعدة عمليات جارية للتأكد من دمج جميع مجالات العمل الأكثر أهمية وتخطيطها بشكل ملائم.
3. قم بتحديث المعلومات بانتظام : لا تدع خطتك تجلس وتجمع الغبار. إذا استثمرت الوقت لإنشاء خطة استمرارية الأعمال ، فيجب أيضًا قضاء الوقت اللازم للتأكد من أنه دقيق. جدولة عمليات تسجيل الوصول العادية (كل ستة أشهر على الأقل) لمراجعة وتحديث جميع المعلومات الواردة في الوثيقة ، بما في ذلك الموظفين ومعلومات الاتصال والمواقع والاستراتيجيات.
4. شاركها مع الموظفين الرئيسيين: يجب على كل شخص لديه مسؤوليات في خطة استمرارية الأعمال أن يكون على دراية بها وأن يكون لديه فهم واضح للأدوار التي سيلعبها في تنفيذ الخطة. في العديد من الحالات ، سيكون من المنطقي أيضًا إبقاء الموظفين الآخرين على مستوى أوسع محدّثًا حتى يتمكنوا من القفز والمساعدة إذا لزم الأمر.
5. توفير التدريب لدعم الخطة: قد يتطلب التنفيذ السليم لخطة استمرارية العمل أن يتجاوز بعض موظفيك مسؤولياتهم اليومية لإكمال المهام الإضافية. تأكد من أنك تأخذ الوقت الكافي لتدريب كل من هؤلاء الموظفين على ما يحتاجون إلى القيام به ، لذلك لا توجد فجوة معرفية إذا كانت هناك حاجة لتطبيق الخطة.

بمجرد إنشاء خطة استمرارية العمل ، يجب أيضًا تطوير خطة لاستعادة القدرة على العمل بعد الكوارث يمكن تنفيذها لتنفيذ عملياتك وتشغيلها في حالة حدوث كارثة.