اجعلها موجزة ولكن دعوة
يشير كل من Mim Carlson و Tori O'Neal-McElrath ، مؤلفو Winning Grants ، Step by Step ، إلى أنه يجب على خطاب التغطية أن:
- تقديم منظمتك إلى الشخص الصحيح ؛
- نؤكد للممول أن هذا المشروع يحظى بدعم مجلس الإدارة الخاص بك ؛
- وحدد ما تطلبه ... كم ولأي غرض.
متى تقوم بتضمين رسالة الغلاف؟
استخدام خطاب تغطية لتقديم المقترحات إلى الشركات والمؤسسات ، ولكن ليس لتطبيقات المنح الفيدرالية أو الحكومية. هؤلاء الممولين يريدون فقط ما يطلبونه. نادرا ما يطلبون خطاب تغطية.
سمات رسالة الغلاف الجيد
يجب أن يكون خطاب التغطية الخاص بك:
- نبذة
- الوصول إلى النقطة بسرعة
- يجب ألا يكرر فقط المعلومات الموجودة في الاقتراح
- يجب أن تخبر القارئ بمدى فهمك للممول وكيف تلبي المنحة متطلبات الممولين
يقترح بيفرلي إيه براوننج ، مؤلف كتاب " كتابة المنحوت للدمى" ، أن تكتب رسالة الغلاف بعد الانتهاء من الاقتراح بأكمله ، وعندما تكون في مزاج انعكاسي. براوننج يقول:
"عندما تفكر في إنجازك الرائع (طلب التمويل النهائي) ، دع الجانب الإبداعي والإبداعي من دماغك يعمل على ربط مشاعرك بالإنجاز وتوصيله بالشخص الذي سيساعد في جعل خططك تتحقق."
تنسيق رسالة الغلاف الخاصة بك
اتبع هذه الأساسيات ، ولا يمكنك الذهاب الخطأ:
- استخدم ترويسة مؤسستك. ضع التاريخ نفسه على خطاب المقدمة الموجود في طلب المنحة المكتمل. هذا هو التاريخ الذي سترسل فيه منحة إلى المانح. يؤدي استخدام التاريخ نفسه إلى جعل جميع المستندات في حزمة الاقتراح متسقة.
- بالنسبة للعنوان الداخلي (في أعلى الحرف) ، استخدم اسم وعنوان الشخص المسؤول عن جهة الاتصال ، ثم اسم وعنوان وعنوان المدينة والولاية والرمز البريدي. تحقق مرة أخرى من هذه المعلومات من خلال مكالمة هاتفية أو بريد إلكتروني. تتغير هذه المعلومات بشكل متكرر ، لذا تأكد من حصولك على الاسم والعنوان الحاليين. أيضا ، عند تقديم طلب المنحة الإلكترونية ، قد لا تعرف اسم معين.
- في تحية الخاص بك ، استخدم "عزيزي" بالإضافة إلى العنوان الشخصي (السيد ، السيدة ، السيدة ، الدكتور ، السادة. ، الخ) ، تليها اسم العائلة. من الأهمية بمكان أن تقوم بتوجيه الرسالة إلى شخص معين. اتصل بالمؤسسة أو مكتب الشركة للتأكد من أن لديك الشخص المناسب والعنوان الشخصي الصحيح. قد تبدو هذه التفاصيل غير مهمة ، لكنها مهمة.
- يجب أن تكون فقرتك الأولى قصيرة ومركزة. قدم منظمتك (اسمها القانوني) وأخبر الممول بكمية الأموال التي تطلبها ولماذا. قم بتضمين جملة أو اثنتين حول ما تقوم به مؤسستك ، ثم قم بتضمين نقطة مبنية على البحث توضح الحاجة إلى ما تقوم به مؤسستك.
- اكتب فقرة أو اثنتين أكثر موجزًا. حدد هدف مشروعك وكيف يتناسب مع مهمة أو أولويات التمويل. تضمين حقيقة أن مجلس الإدارة الخاص بك يدعم المشروع بشكل كامل.
- قم بإنهاء رسالتك بفقرة تلخيص. أضف ما تعنيه شراكة التمويل هذه للجمهور المستهدف لمشروعك. قد ترغب في تضمين دعوة لزيارة موقع أيضًا.
- استخدم إغلاقًا مثل "بإخلاص".
- يجب توقيع الخطاب من قبل المدير التنفيذي أو رئيس مجلس الإدارة ، أو كليهما. أسفل التوقيع ، اكتب الاسم الأول للموقع والاسم الأوسط الأوسط واسم العائلة والمسمى الوظيفي. على الرغم من أن المدير التنفيذي أو رئيس مجلس الإدارة يجب أن يوقعا على الخطاب ، فقم بتضمين معلومات الاتصال لأفضل شخص للإجابة على الأسئلة في نهاية الفقرة الأخيرة.
- في الجزء السفلي من الرسالة ، قم بتضمين الكلمة "ENCLOSURE" (بجميع الأحرف الاستهلالية).
كم يجب أن تكون رسالة الغلاف؟
يقترح معظم الخبراء أنك تحدّ من خطاب التغطية إلى صفحة واحدة تحتوي على ثلاث أو أربع فقرات. نظرًا لأن القارئ لديه اقتراح كامل للحرث ، فأنت لا تريد أن تجعله نفد صبره من خلال قراءة رسالة طويلة.
قد تختلف نغمة وخطاب خطاب التغطية الخاص بك اعتمادًا على ما إذا كنت قد دعيت لتقديم اقتراح كامل بعد إرسال خطاب استعلامات (خطاب النوايا) ، أو إذا كان هذا المشروع هو أول نهج لمؤسستك لهذا الأساس بالتحديد.
نموذج خطاب المقدمة
ماري سميث ، دكتوراه
مدير برنامج
مؤسسة المجتمع
4321 ممر عادي
بعض المدينة ، YZ 55555
عزيزي الدكتور سميث:
يطلب مركز "سيتي سينيور سنتر" بكل احترام منحة قدرها 50000 دولار أمريكي لمشروعنا التجريبي للتوعية من كبار المجتمع اللاتيني.
وباعتبارنا أكبر مركز كبير في Any County ، يخدم أكثر من 450 من كبار السن كل يوم ، فنحن ندرك التركيبة السكانية المتغيرة في منطقة خدمتنا. ونحن ملتزمون بتطوير وتكييف مركزنا لتلبية الاحتياجات الناشئة. سيسمح لنا المشروع الرائد لتوعية المجتمع اللاتيني الأقدم بتجربة جهد لمدة عام واحد لتحديد ما إذا كان بإمكان مركزنا العمل بفعالية:
- توفير الوصول الشامل إلى الخدمات الصحية والاجتماعية لكبار السن في المجتمعات اللاتينية التي يخدمها مركزنا ، و
- زيادة ودمج الكفاءة الثقافية لمجلس الإدارة والموظفين والمتطوعين في مركز كبار المدينة.
إن مجلس الإدارة لدينا متحمس لهذا البرنامج ويتوق إلى إطلاقه حتى نتمكن من أن نصبح المركز الأكثر شمولاً والأكثر ثقافيًا لكبار السن في جميع مجتمعاتنا التي تحتاج إلى هذه الخدمات. إذا وجدنا في نهاية عامنا التجريبي أن هذا البرنامج ، في الواقع ، ناجح ، فقد التزم مجلسنا بإدراج جزء من نفقات المشروع السنوية في ميزانيتنا التشغيلية السنوية بحيث يصبح البرنامج جزءًا لا يتجزأ من خدماتنا الأساسية .
من خلال هذا المشروع ، سيصبح المركز الإحالة الأساسية المقدمة من Health Access Latinos ، وعائلات أي مقاطعة ، وثلاث عيادات مجتمعية ضمن دائرة نصف قطرها خمسة عشر ميلاً من مركزنا. سنوافق أيضًا على إحالة كبار السن الناطقين بالإسبانية من أي وكالة مجتمعية أخرى في منطقة الخدمة الفورية لدينا.
شكرا لك على النظر في طلبنا. سأتابع معك في الأسبوع القادم للإجابة على أي أسئلة قد تكون لديكم ، وكذلك لمعرفة ما إذا كنا سنلتقي بكم لمناقشة مزايا اقتراحنا. في هذه الأثناء ، إذا كان لديك أي أسئلة ، فلا تتردد في الاتصال بكوني جونز ، مديرة التطوير لدينا ، على 555 555-555 ، أو 55555 ، أو cjones@scsc.org.
بإخلاص،
جين جميل
المدير التنفيذي
نسيج
* تمت إعادة طباعة الرسالة (مع تعديلات) بإذن من Winning Grants ، Step by Step ، الإصدار الثاني ، Tori O'Neal-McElrath ، Jossey-Bass ، 2009.
3 طرق لتفادي رسالة الغلاف الخاصة بك
- الكتابة أكثر من اللازم. خطاب التقديم ليس أطروحة ، ولا هو اقتراح كامل. يبقيه قصيرة وإلى النقطة نصيحة: اطلب من شخص آخر قراءتها. هل يفهمون ذلك؟
- باستخدام الكلمات الكبيرة . إذا كنت قد تخرجت من المدرسة ، تعلمت أن تكتب بطريقة معقدة. لا تفعلي هذا هنا أنت لا تحاول إقناع شخص ما بسعته. أنت فقط تريد أن تحدد حالتك بشكل طبيعي قدر الإمكان. إذا كنت لا تعرف متى تضغط على كتاباتك ، فاستخدم تطبيقًا مثل Hemingway. سوف يخبرك عندما يصعب قراءة جملتك وعندما تكون شديدًا للغاية.
- جعل الأخطاء النحوية . إذا لم تكن متأكدًا من قواعدك ، لا تأخذ الفرص. استخدم التدقيق النحوي في WORD ، وقم أيضًا بتشغيل المسودة من خلال تطبيق مثل Grammarly. هناك نسخة مجانية ، ولكن النسخة المدفوعة تتجاوز إلى حد كبير الاختيار النحوي الضروري النموذجي.
كيف يمكنك جعل خطابك تبرز؟
من المحزن أن نقول ، لكن اقتراح المنحة قد يكون من بين المئات أو الآلاف التي ستشهدها المؤسسة النموذجية خلال العام العادي. يمكن لرسالة التذييل الخاصة بك أن تُحدث الفرق في تحويل المبلغ إلى الخطوة التالية نحو التمويل. ولكن كيف يمكنك جعلها تبرز؟
حسنا ، لا تحاول أي شيء "لطيف". لن يعجب مسؤولو المؤسسة. ولكن يمكنك تضمين فقرة حول سبب كون مؤسستك هي الجهة التي يمكنها تحقيق هذه المهمة على أكمل وجه. مسح منظمات المنافسة الخاصة بك وتقييم فقط كيف وأين تتفوق. قد يكون ذلك في قوة موظفيك ومتطوعيك ، أو تجربتك مع هذه المشكلة بالتحديد ، أو دعم المجتمع الذي تستمتع به.
لست بحاجة إلى ذكر أسماء المنافسين أو انتقادهم. فقط أبرز نقاط قوتك. سيكون هذا الوقت مناسبًا للتشاور مع الآخرين حول المكتب. اسحب بعض الأشخاص معًا واستخدم العصف الذهني لمعرفة كيف تتفوق منظمتك غير الربحية.
مصادر:
رواية القصص لـ Grantseekers ، الإصدار الثاني ، Cheryl A. Clarke ، Jossey-Bass ، 2009 ، الشراء من Amazon.
منح خطوة بخطوة: المصنف الكامل للتخطيط ، تطوير وكتابة المقترحات الناجحة ، الإصدار الرابع ، Tori O'Neal-McElrath ، Jossey-Bass ، 2008 ، الشراء من Amazon
كتابة المنح للدمى ، الطبعة الخامسة ، بيفرلي A. براوننج ، وايلي ، 2014. اشتري من Amazon
العودة إلى كيفية كتابة اقتراح المنحة.