نصائح حول كيفية وضع اقتراح مشترك معًا أثناء عملية طلب تقديم العروض
يتطلب الرد على طلب الاقتراح (RFP) بشكل فعال الدقة والمعرفة والخبرة للموضوع ، مع إقناع مالك الفضائل والمميزات التي تحولك في أفضل شركة مناسبة للمهمة ذات الصلة. وعادة ما يتم تقييم طلبات الاقتراحات من قبل مجموعة من المديرين أو لجان اللجان التي تتمتع بخبرات تمكنها من اكتشاف أوراق اعتماد الشركات التي تجيب أو تنافس على المشروع المحدد. يتطلب الرد على طلب الاقتراح (RFP) مهارات ونريدك أن تحصل على الوظيفة ، لذلك نقدم هذه التلميحات البسيطة التي ستمكنك من الإجابة على طلب تقديم العروض بطريقة فعالة.
01 - هل تفهم ما هي الخدمات المطلوبة؟
02 - ما هي المشكلة التي يتم حلها؟
إذا تم إصدار طلب تقديم ، فستحدث مشكلة. يجب تقييم الطريقة التي ستستخدمها لحل المشكلة أو مواجهتها. اعرض المهارات ، والموارد ، والمنهجيات المتاحة التي ستستخدمها لحل المشكلة. ضع خطة تشرح كيف ستلبي هدف العميل وجعل ذلك أولوية عند الإجابة على طلب تقديم العروض.
03 - إنشاء وإقرار أولويات العميل
لدى معظم الوكالات التي تصدر طلبًا للعرض متطلبات محددة يجب الوفاء بها ، بدءًا من أهم عامل. تقييم نفسك وتحديد مقدار الوزن الذي تعطيه لهذا العامل بالذات في استجابتك. تقديم طريقة واضحة وموجزة للتعامل مع هذا العامل المهم.
04 - نطاق المشروع
سيتيح لك فهم نطاق المشروع إعداد أفضل فريق وموارد وإطار زمني مطلوب للتعامل مع المشكلة. يجب تحديد النطاق من قبل العميل ويجب أن يتم تناوله في طلب تقديم العروض مع الموارد واللوجستيات والأفكار وتوفير الخبرات السابقة حول كيفية تعامل شركتك مع ذلك.
05 - توقعات العملاء
كن واقعيا. لا تقم بإنشاء سيناريوهات مثالية مع حلول ومنهجيات غير محتملة ، وإعداد حلول حقيقية ، وأعضاء فريق حقيقيين ، والإجابة بحلول معينة وتقديم حلول للمشكلات الحالية إن وجدت. ﻳﺠﺐ أن ﻳﻜﻮن اﻟﺠﺪول اﻟﺰﻣﻨﻲ ﺟﺰءًا ﻣﻦ ﺟﻮاب RFP وﻳﺠﺐ أن ﻳﺸﻤﻞ اﻟﺘﻮﻗﻌﺎت ﺣﻮل ﻣﻮﻋﺪ اﻟﺒﺪء ، وﻣﺎ ﻳﺠﺐ ﻓﻌﻠﻪ ﻋﻨﺪ ﺿﺒﻄﻪ ، وﻋﻠﻰ آﻴﻔﻴﺔ ﺗﻘﺪﻳﻢ اﻟﺤﻠﻮل اﻟﻤﺆﻗﺘﺔ إذا ﻟﺰم اﻷﻣﺮ.
06 - اثنان أفضل من واحد
حاول تقديم طرق بديلة لحل المشكلة. إن تقديم العديد من البدائل للاختيار سيسمح للعميل بالاعتقاد بأن لديك تجربة رائعة وأنك تستطيع التعامل مع الظروف غير المتوقعة الناجمة عن المشكلة الحالية. أدرج خياراتك ، ما لم يُطلب خلاف ذلك ، بحيث يمكن للعميل أن يجيب في طلب تقديم العروض على عدة خيارات للاختيار من بينها.
07 - الموارد البشرية - الدروس المستفادة
تقديم أمثلة محددة من التجارب السابقة ؛ تحديد حلول مماثلة ومشاكل مماثلة عملت عليها. سيزيد الإيمان بك وسيحولك إلى أحد المتأهلين للتصفيات النهائية. قم بتجميع مجموعتك معًا ، وتذكر أننا نتحدث عن الفريق الذي سيشارك في المشروع ويطلب منهم شرح كيفية التغلب على المشكلات الشائعة.
08 - أنت لست الوحيد
بالإضافة إلى الإجابة على العميل ، يجب عليك أيضا مواجهة منافسيك المنافسة . لا تعتقد أنك الشخص الوحيد الذي يجيب على الاقتراح. تقديم أفكار حقيقية حول فائدة إختيارك ضد الشركات الأخرى. تسليط الضوء على نقاط القوة الخاصة بك ومحاولة التقليل من ضعفك. تجنب على الإطلاق التحدث عن منافسيك ، تذكر أن كل شيء عنك.
09 - القيمة المضافة
قدم للعميل بدائل أوسع من شأنها أن تكمل طلب طرح مسألة محددة. اقتراح أشياء وأفعال أخرى من شأنها أن تمثل توفيرًا إضافيًا للعميل. أدرج بدائل هندسة القيمة التي يمكنك استخدامها أو كيفية توفير المال لعملائك ولكن لا تزال تحل المشكلة المذكورة في طلب تقديم العروض.
10 - فريق
تشمل الأشخاص الرئيسيين الذين لديهم خبرة في العمل على مشاريع مماثلة . استخدم أعضاء الفريق مع الأنشطة اللاصفية ، والتدريب ، وخبرات التعلم الأخرى. قم بتقديم مخطط مؤسسة على الموارد ، ومقدار الوقت المخصص للمشروع ، ومتى ستشارك ، وعندما يتم سحب الموارد من المشروع.
11 - الإطار الزمني
الإطار الزمني الحالي والجداول الزمنية المحددة لكيفية حل المشكلة أو كيفية استمرار عملية التنفيذ. سيوضح جدول P6 أو MS Project مدى فهمك للمشروع ، وإذا كان مورده قد تم تحميله ، فإنه سيكون أفضل.
12 - تقديم المراجع
حدد الوكالات المماثلة ذات المشاكل المماثلة التي عملت عليها ونوع الحلول والمشاكل التي تعاملت معها. أدرج اللاعبين الرئيسيين في جهات الاتصال وحجم المشروع والجداول الزمنية والتكاليف والمشكلات التي تواجههم عند التعامل مع مشكلات مماثلة مع العملاء الآخرين.