الوصف الأساسي لكاتب إدخال البيانات هو موقف يتضمن إدخال وتحديث المعلومات داخل قاعدة بيانات الشركة. قد يعني ذلك إجراء تغييرات في تحرير دليل الشركة ، ومسح المستندات المراد حفظها في الملف ، أو تحديث حسابات العملاء.
ولكن بالنسبة للعديد من أماكن العمل ، يعد إدخال البيانات جزءًا واحدًا فقط من مهمة كاتب الحسابات.
مسؤوليات إدخال البيانات
إذا كنت ترغب في الدخول إلى إحدى الشركات كموظف لإدخال البيانات ، فستحتاج إلى معرفة كيفية الكتابة ، كما يجب أن تكون على دراية باللوحات الرئيسية لأجهزة Mac والكمبيوتر الشخصي. اعتمادًا على الشركة ، قد ترد على الهواتف ومسح المستندات ومسؤوليات دعم المكتب الأخرى.
هذا هو عادة وضع مستوى الدخول ، والذي يميل إلى عكس مقياس الأجور. يحتاج كتبة إدخال البيانات إلى معرفة محدودة بأنظمة وإجراءات المكتب ، وبينما تحتاج إلى أن يكون لديك شعور جيد بآداب العمل والمالبس المناسبة ، فمن المحتمل أنك لن تكون مطالباً باتخاذ قرارات واسعة النطاق.
هذا لا يعني أنك يجب أن تتوقع أن تكون هذه الوظيفة مملة ، أو أنها غير مهمة. في كثير من الطرق ، فإن الكتبة هم حراس الشركة ، ويقررون أي المكالمات يتم إرسالها إلى البريد الصوتي. إذا كانوا يضاعفون كموظف استقبال في المكتب ، فسوف يكونوا أول نقطة اتصال للشركة لكثير من الناس.
كيفية تناسب كتبة إدخال البيانات في التسلسل الهرمي للمكتب
ينبغي أن يتوقع الموظفون أن يشرف عليهم مدير مكتب أو مسؤول كبير. على الرغم من أنها تختلف من شركة إلى أخرى ، إلا أن المهام التي يقوم بها الموظف ستظل ثابتة إلى حد ما ، اعتمادًا على احتياجات الشركة.
في شركة صغيرة ، قد تكون احتياجات إدخال البيانات ضئيلة ، لذا قد يكون الكتبة عمالًا بدوام جزئي ، أو عمال لهم واجبات أخرى ذات صلة ، مثل موظف الاستقبال أو السكرتير.
عندما يكون في مكتب متوسط الحجم ، ربما يكون هناك حاجة لأكثر من كاتب واحد ، وقد تكون المراكز جزئية أو كاملة.
عادةً ما يتم تحديد وضع كاتب البيانات في مؤسسة كبيرة بشكل جيد من حيث المسؤوليات والمهام. من الناحية المثالية ، ولكن ليس دائمًا ، سيكون هناك تسلسل واضح للقيادة ويتم توصيل النتائج المتوقعة بوضوح.
المهارات اللازمة لكتبة إدخال البيانات
في أماكن العمل الأمريكية ، سيحتاج معظم المرشحين للدخول إلى البيانات إلى مهارات رياضية قوية ومهارات اللغة الإنجليزية - سواء في الكتابة أو التحدث - ليتم النظر فيها من أجل التوظيف. من المحتمل أن تحتاج إلى معرفة كيفية استخدام البرامج الشائعة مثل Microsoft Word و Excel ، ويجب أن تكون على دراية باستخدام البريد الإلكتروني في بيئة مهنية.
نظرًا لأن كتبة إدخال البيانات غالبًا ما يرتدون العديد من القبعات ، فمن المتوقع أن يكون لدى معظمهم مهارات قوية لخدمة العملاء والقدرة على القيام بمهام متعددة.
التعليم والتدريب
مرة أخرى ، سيختلف ذلك بناءً على حجم الشركة وطبيعتها ، والحقل المحدد ، ولكن هناك بعض وظائف كاتب إدخال البيانات التي تتطلب أكثر قليلاً من شهادة الثانوية العامة وبعض الخبرة أثناء العمل. قد تتطلب بعض الشركات درجة الزمالة أو حتى درجة البكالوريوس ، وهذا يتوقف على المهام التي يتوقع من الشخص أداءها.