خطوات للتحكم في التكاليف وحماية خط شركتك الأساسي
إذا كنت صاحب عمل لديه موظفين يتحملون مصاريف في عملية القيام بالأعمال التجارية ، فإن الطريقة المثلى لمراقبة تلك النفقات وتكاليف التحكم هي مع بطاقات الائتمان للشركات للموظفين. تستخدم بطاقات ائتمان الشركات بشكل صحيح ، ويمكن أن تساعدك في تحقيق العديد من أهداف عملك. لسوء الحظ ، يمكن أن يثبتوا أيضًا أنهم يمثلون التراجع لك وللموظفين لديك ، حيث يمهدون الطريق للسقوط الحر للشركات ، أو على الأقل بضع درجات أسفل السلم.
ما هي بطاقة ائتمان الشركة؟
بطاقات ائتمان الشركات عبارة عن مجموعة من الترتيبات المنفصلة والمتميزة عن الائتمان الشخصي والأعمال التجارية الصغيرة. يمكن للشركة أن تزود موظفيها ببطاقات ائتمان الشركات لتحصيل مصاريف معتمدة ، متعلقة بالعمل ، وعادة ما تكون ذات طبيعة سفر. عادة ما يتم إصدار بطاقة ائتمان الشركة باسم الشركة واسم الموظف عليها. على عكس بطاقات الائتمان الشخصية والشركات الصغيرة ، يتم إصدار بطاقات ائتمان الشركات من قِبل عدد قليل من المؤسسات. كما يتم إصدارها مباشرة بين النشاط التجاري والمصدر.
معرفة القواعد
بغض النظر عن المكان الذي تأتي منه بطاقة ائتمان الشركة ، يجب قبوله مع فهم كامل لكيفية عمله. هذا لا ينطبق فقط على الشخص الذي يستخدم البطاقة ، ولكن أيضًا على الشركة. هذا يمنع الكثير من سوء الفهم الذي يمكن أن يكلف الجميع. أولا من بين هؤلاء من هو المسؤول عن الدفع.
تحمل بعض البطاقات الحكم بأنه على الرغم من كونه بطاقة ائتمان تجارية ، فإن الموظف مسؤول عن التأكد من أن يتم الدفع. بالنسبة للآخرين ، فإن الشركة التي يعمل بها الموظف مسؤولة عن الدفع.
وضع القواعد موضع التنفيذ
واحدة من المزايا الأساسية لاستخدام بطاقات الائتمان للشركات هي حقيقة أنها تسمح لأرباب العمل بمراقبة إنفاق موظفيهم عن كثب ، خاصة عندما يكونون خارج المكتب أثناء السفر.
يجب على أي شركة تصدر بطاقة ائتمان شركة أن تتأكد من أن سياساتها المتعلقة بالإجراءات وحدود الإنفاق والقيود يتم فهمها ومتابعتها من قبل الموظفين. على سبيل المثال ، قد يتم وضع بعض التكاليف مثل تذاكر الطيران وتأجير السيارات على بطاقة الائتمان ، في حين أن تلك التكاليف مثل الوقود وتكاليف المرور ستأتي من جيب الموظف.
يجب أن يفهم الموظفون أيضًا أنه حتى عند الموافقة على الرسوم ذات الطبيعة المحددة ، قد يتم فرض قيود عليها. يمكن تطبيق قواعد مثل هذه فرشاة واسعة أو وفقا لفئات معينة من التجار. على سبيل المثال ، قد توافق الشركة على حد معين للإنفاق على الوجبات ، خاصة عندما يكون العملاء مستمتعين ، ولكن إذا قرر الممثل نفسه أنه يريد إرسال زهور إلى عميل ، فقد لا يُسمح بذلك. يمكن أن تحد القيود السابقة على الإنفاق على البطاقة من هذا النوع من النفقات.
تجنب المتاعب
في أي وقت يتم فيه إصدار بطاقة ائتمان خاصة بالشركات ، يجب أن يكون هناك فهم من قبل الموظف لكيفية استخدام هذه البطاقة. حتى أن بعض الشركات توفر دورات تدريبية على استخدام بطاقات الائتمان الخاصة بالشركات بحيث تكون المعلومات الأساسية حول استخدامها شائعة للجميع ولا يمكن لأحد أن يقول إنها ليست على دراية بقواعد الإصدار.
الخطر الرئيسي لبطاقات ائتمان الشركات هو عندما يمزج الموظفون بين الاستخدام الشخصي والتجاري . من الواضح أنه في أي وقت من الأوقات يجب أن يتم تحميل نفقات شخصية على بطاقة ائتمان الشركة. لحسن الحظ ، مع الضوابط الصحيحة على تلك البطاقة ، يمكن السيطرة على هذه الأنواع من مشاكل الإنفاق والقضاء عليها. في معظم الحالات ، تحدث هذه المشكلات عندما يريد أحد الموظفين تخطي المتاعب في إجراء معاملات مختلفة في نفس الوقت ، معتقدًا أنه "يمكنني تسديد الشركة في وقت لاحق". من ناحية أخرى ، في كثير من الحالات لا يحدث هذا الحساب ، ويضع الموظف في مسار تصادمي مع إدارة الشركة.
تطبيق ليبرالي للحس السليم
إذا كان هناك جانب إيجابي لاستخدام بطاقات الائتمان الخاصة بالشركات ، فستكون هناك قدرة على إبقاء الموظفين على دراية بأنهم يخضعون للمراقبة.
هذا لا ينبغي أن يكون مصدر قلق ، ولكن. يجب أن يضع الموظفون على علم بأن إنفاقهم في اسم العمل أمر مهم ، وأن عليهم أن يمارسوا الحس السليم في الطريقة التي يقضون بها خزائن الشركة. أي شيء آخر يؤثر سلبًا فقط على الحد الأدنى للشركة ، والذي يؤثر على الموظفين أيضًا.