كيفية خفض النفقات غير الضرورية
ومع ذلك ، لا يدرك الكثير من الشركات أفضل الطرق حول كيفية تطوير سياسات بطاقة الائتمان. يرغب العديد من أصحاب الأعمال دائمًا في إنشاء هذه السياسات ولكنهم يفتقرون إلى التوجيه حول كيفية القيام بها. ونتيجة لذلك ، نقدم لكم وصفاً حيوياً حول كيفية قيام الشركات بإنشاء سياسات بطاقة ائتمان الموظف بفعالية.
مسؤوليات حامل البطاقة
إذا أصدرت إحدى الشركات بطاقات ائتمان لموظفيها ، يجب وضع قواعد تحكم استخدام البطاقة. يجب أن يتحمل الموظفون المسئولية عن أمن البطاقة بالإضافة إلى خصوصية أي معلومات متعلقة بالشركة. يجب أن يضمن الموظفون الاحتفاظ بالبطاقة في مكان آمن ، وأن تكون البطاقة خالية من الأنشطة الاحتيالية وأن رقم تعريف البطاقة محمي. يجب على الشركة أيضا أن تنص على أن بطاقة ائتمان الأعمال محدودة فقط لاستخدامها من قبل الموظف وليس أي شخص آخر.
تدقيق حدود الإنفاق
يجب أن تكون الشركة قادرة على التوصل إلى القواعد التي تملي على الأنشطة أو المعاملات حيث ينبغي استخدام بطاقة الائتمان.
في الواقع ، يجب أن يقتصر الإنفاق على احتياجات موظفين معينين. يجب أن يكون لكل قسم حدود الإنفاق الخاصة به. كشركة ، من الجيد إبلاغ كل موظف بحدود الإنفاق في وقت الإصدار . بالإضافة إلى ذلك ، يجب ألا يتجاوز كل موظف هذا الحد ، وإذا حدث ذلك ، فإنه يتحمل رسومًا إضافية.
وأخيرا ، لا ينبغي أبدا استخدام بطاقات ائتمان الشركة للسلف النقدية.
تقرير الاستخدام المنتظم
يجب على كل شركة تحمل الموظفين المسؤولين عن استخدام أي شركة بطاقة ائتمان. لنفترض أنه في نهاية كل شهر ، يجب على كل موظف تقديم شرح مفصل لجميع الرسوم والإيصالات والرموز المحاسبية الصحيحة. يجب على كل موظف التأكد من إرفاق إيصالات النفقات بالبيان الشهري قبل تقديمه إلى الشركة لأغراض التحقق. كل ذلك يجب أن يتم في الوقت المحدد لتجنب التأخر في السداد. سيضمن القيام بذلك أن تراقب الشركة نفقاتها الشهرية بسهولة ويسر التدقيق.
لا استخدام للبطاقات على النفقات الفردية
يجب على الشركة أن تكون صارمة للغاية بشأن استخدام بطاقة ائتمان الموظف في أنه لا يسمح لأحد باستخدامها لتغطية النفقات الشخصية. باختصار ، يجب أن يقتصر استخدام البطاقة على الأنشطة المتعلقة بالأعمال. تعريف الاستخدام الشخصي ، في هذه الحالة ، هو عبارة عن نفقات لا تتعلق بتسيير العمل. يجب أن تكون الشركة صعبة للغاية على أي موظف يستخدم البطاقة على دفعاته.
استعراض الاستخدام
إذا أصدرت الشركة بطاقات ائتمان الموظف ، فمن المستحسن إجراء مراجعة للبطاقة بعد فترة زمنية محددة.
يجب أن تتم مراجعة البطاقة من قبل المشرف المباشر للموظفين مع أحد أعضاء قسم المحاسبة بالشركة. يجب على المشرف على الموظف التأكد من أن استخدام البطاقة يقتصر على ما هو مخصص له. من ناحية أخرى ، يجب على قسم المحاسبة التحقق مما إذا كانت جميع الإيصالات ووثائق النفقات الأخرى المقدمة من الموظف صحيحة.
لذلك ، يجب أن يكون لدى كل شركة سياسة بطاقة ائتمان موظف فعالة وموثوق بها لعرقلة إساءة استخدام البطاقة من قبل الأفراد. سوف يضع شركة في وضع مالي جيد حيث لن يسيء استخدام أي موظف لبطاقته للنفقات الشخصية. أيضا ، يجب على الشركة التأكد من أن كل من المشرف وقسم المحاسبة فهم جميع جوانب السياسة.