بالإضافة إلى الوظائف المكتبية الأساسية ، فإن المساعد الإداري والسكرتير التنفيذي مسؤولان أيضًا عن كتابة أو إعداد التقارير ، وتنظيم الاجتماعات وتحديد مواعيدها ، ومراجعة الرسائل الواردة لتحديد أهميتها ، وإعداد جداول أعمال اجتماعات مجلس الإدارة ، وإجراء ترتيبات السفر ، وتجميع محاضر الاجتماعات ، وإجراء البحث ، وإعداد المراسلات ، والإشراف على وتدريب موظفي المكتب من المستوى الأول.
قد تتطلب هذه الأدوار مستويات مختلفة من الخبرة ولديها أي من هذه الوظائف المماثلة:
- مساعد إداري على مستوى الدخول
- مساعد اداري
- مساعد إداري كبير
- السكرتير التنفيذي
- السكرتير التنفيذي الأول
- مدير مكتب
- مدير مكتب أول
ملاحظة: مواقف المساعد القانوني والطبيعي مختلفة تمامًا وتتطلب تدريبًا خاصًا مطلوبًا في المهنة التي يعملون فيها.
الاختلافات بين المساعدين الإداريين والأمناء التنفيذيين
إن أدوار الأمناء التنفيذيين والمساعدين الإداريين لها تداخل كبير ، ويمكن أن تختلف الاختلافات في الأدوار حسب التنظيم. في بعض الحالات ، يركز السكرتير التنفيذي على المزيد من الواجبات الإدارية للمدير أو المديرين التنفيذيين ، مثل جدولة الاجتماعات ، وتخطيط السفر ، والتعامل مع الاتصالات المكتوبة ، وحتى مسك الدفاتر. قد يركز المساعد الإداري على المزيد من مهام العمليات التجارية ويتحمل المزيد من الدور القيادي في بعض القدرات ، وينشئ جداول أعمال للاجتماعات أو المؤتمرات ، وإدارة الميزانيات ، ومعالجة فواتير البائعين.
قد يُطلب من المساعدين الإداريين الحصول على تعليم أكثر تخصصًا في بعض الحالات التي يكون فيها إدارة العمليات التجارية أمرًا بالغ الأهمية.
المهارات الأساسية الوظيفية
لدى كل من الأمناء التنفيذيين والمساعدين الإداريين مجموعة أساسية من المهارات الوظيفية الضرورية في أي من الدورين. وتشمل هذه المهارات التنظيمية استثنائية ، وقدرات الاتصال الكتابية والشفوية ممتازة ، فضلا عن اهتمام قوي بالتفاصيل والكفاءة المهنية.
يجب أن تمتلك الكفاءة التقنية مع أدوات التشغيل الآلي للمكاتب ، بما في ذلك أساسيات البرامج مثل Microsoft Word و Excel و PowerPoint ، بالإضافة إلى أدوات مسك الدفاتر مثل QuickBooks .
مساعد إداري أو سكرتير تنفيذي في مكتب صغير
في مكتب صغير ، يتم تنفيذ مسؤوليات مساعد إداري أو سكرتير تنفيذي من قبل مجموعة متنوعة من موظفي المكتب. في الواقع قد يتم تنفيذ بعض الأعمال من قبل المسؤولين التنفيذيين للشركة نفسها ، وقد يشمل أدوار المساعد الإداري أو السكرتير التنفيذي مجموعة أكبر من المسؤوليات حسب الحاجة في المنظمة الأصغر.
مساعد إداري أو سكرتير تنفيذي في مكتب متوسط
كلما زاد حجم الشركة ، زادت الحاجة إلى شخص منظم بدرجة عالية ويمكنه تنفيذ مجموعة كبيرة من المهام. هذا ينطبق بشكل خاص على المديرين التنفيذيين الذين يقومون بتشغيل الشركات التي تتطلب مستويات عالية من السرية والنزاهة للأعمال التي يتم إجراؤها.
مساعد إداري أو سكرتير تنفيذي في مكتب كبير
من الشائع لمكتب كبير أن يكون لديه العديد من المساعدين الإداريين و / أو الأمناء التنفيذيين. في حجم الشركة هذا ، عادة ما يكون من الضروري وجود مدير مكتب يقوم بتنسيق الموظفين الذين يقدمون خدمات للمديرين التنفيذيين للشركة.
في بعض الحالات ، سيرافق مساعد إداري السلطة التنفيذية في رحلات عمل طويلة للمساعدة في ترتيبات الاجتماعات والجدولة والمهام التنظيمية الأخرى المهمة.