اعتمدت العديد من الفنادق على مواقع طلب عروض RFP (طلب عروض) عبر الإنترنت ، مثل Conventionplanit.com و sabrehotelrfp.com للترويج لقدرات خدمة الاجتماعات والمؤتمرات. كما قاموا بتطوير نماذج RFP الخاصة بهم عبر الإنترنت.
ومع ذلك ، فإن العديد من المخططين يترددون في إرسال طلبات RFP الخاصة بهم من خلال محركات البحث الخاصة بطرف ثالث. يفضل العديد من المخططين تقديم طلباتهم للحصول على عروض فنادق مباشرة إلى الفندق ومراكز المؤتمرات.
ما هي المعلومات التي يتم تضمينها في طلب تقديم عروض الفنادق؟
إن أداة رائعة لمساعدة المخططين على البدء في تطوير أشكالهم الخاصة بعروض الفنادق وغيرها من احتياجات الحدث هي أدوات تبادل الممارسات المقبولة من مجلس صناعة الاتفاقية.
يجب أن تتضمن العناصر الأساسية لطلب تقديم العروض في الفندق ما يلي:
- معلومات الاتصال الأساسية للطالب (الاسم ، العنوان ، المنظمة ، العنوان ، الهاتف ، البريد الإلكتروني ، إلخ.)
- تواريخ الأحداث (تقدم على الأقل خيارين مختلفين)
- كتل الغرف المطلوبة (التواريخ وأعداد غرف الضيوف)
- طلبات غرف الاجتماعات (التواريخ ، أحجام الغرف ، الكميات)
- متطلبات الطعام والشراب
- متطلبات الوصول
- شحن وتلقي المتطلبات
- معلومات اخرى ذات صلة
الاستفادة من أدوات RFP
بالإضافة إلى ذلك ، توفر رابطة سفر الأعمال العالمية (GBTA) لأعضائها أداة طلب تقديم عروض فنادق واسعة النطاق قد يرغب مخططو الأحداث في النظر فيها.
عناصر من طلب تقديم العروض في فندق GBTA تشمل ما يلي:
- نظرة عامة على منشأة الفندق المعلومات
- معلومات عامة عن مقدم طلب تقديم العروض RFP
- تفاصيل العقد غرفة الضيوف
- حجم مساحة الاجتماع الإجمالية للفندق
- العدد الإجمالي لقاعات الاجتماعات
- حجم أكبر قاعة أو غرفة اجتماعات في الفندق
- ارتفاع السقف لأكبر قاعة أو غرفة اجتماعات
- هل يحتوي الفندق على قاعة اجتماعات دائمة؟
- كم عدد الأشخاص الذين ستستوعبهم غرفة الاجتماعات؟
- هل يحتوي الفندق على مساحة مخصصة للعرض؟
- ما هو حجم مساحة المعرض؟
- ما هي المسافة إلى مركز المؤتمرات بالمنطقة؟
- ما هو اسم مركز المؤتمرات؟
- ما هي نسبة الضريبة على الطعام والشراب؟
- ما هي رسوم خدمة الولائم في المئة؟
- هل تفرض رسوم على خدمة المأدبات؟
- هل يقدم الفندق خدمات صوتية داخلية (A / V)؟
- هل يقدم الفندق خصمًا على خدمات الصوت / الفيديو في المنزل؟
- هل سيسمح الفندق للعملاء بإحضار البائعين الخارجيين؟
- كم عدد غرف الاجتماعات التي تحتوي على إنترنت لاسلكي عالي السرعة؟
- كيف يمكن أن تحتوي قاعات الاجتماعات على مؤتمرات الفيديو؟
- هل هناك رسوم لاستخدام بائعي أجهزة الصوت والفيديو الخاصة بهم؟
- هل يقبل الفندق "بطاقات الاجتماعات" للشركات للدفع؟
- هل يقدم الفندق أسعار باقة الاجتماعات؟
بالإضافة إلى ذلك ، سيكون من المفيد مشاركة مبيعات الفندق نوع الحدث الذي تستضيفه. سيزودهم ذلك بنظرة ثاقبة على الأهداف التي قد يتضمنها اجتماعكم.
إن الأخبار الجيدة حول العمل مع الفنادق هي أن معظمهم يجب أن يكونوا من ذوي الخبرة في تنظيم أحداث مماثلة معًا ، وسيكون بإمكان مدير مبيعات أو مدير مبيعات كبير مشاركة المزيد من التفاصيل معك حول طرق مساعدة مخططي الأحداث في تحقيق أهدافهم.