تشغيل برنامج بطاقة المشتريات

بطاقة المشتريات ، أو P-card ، هي شكل من أشكال بطاقة ائتمان الشركة التي يتم إصدارها للموظفين الذين يمكنهم الحصول على السلع والخدمات دون الحاجة إلى معالجة المعاملة من خلال إجراءات الشراء التقليدية ، مثل استخدام طلبات الشراء أو أوامر الشراء.

هناك عدد من برامج بطاقات الشراء المختلفة ، بعضها يتضمن فقط استخدام البائعين المعتمدين من قبل الشركة ، في حين يسمح البعض الآخر باستخدام أي بائع.

عمليات الشراء التي يقوم بها موظف باستخدام بطاقات المشتريات عادة ما تكون صغيرة وذات قيمة منخفضة. يتم استهداف الكثير من ردود الأفعال السلبية حول برامج بطاقات الشراء بشكل خاص تجاه إساءة استخدام البطاقة من قبل الموظفين. ومع ذلك ، فإن فوائد برامج المشتريات أكبر بكثير من المخاطر والتكاليف التي ينطوي عليها تشغيل البرنامج.

فوائد بطاقات المشتريات

وجدت حكومة الولايات المتحدة أن المشتريات التي تقل عن 2500 دولار لا تشكل سوى 2 في المائة من إجمالي الإنفاق الحكومي ، ولكنها تمثل 85 في المائة من جميع المشتريات. وبما أن التكاليف الإدارية لهذه المشتريات الصغيرة تجاوزت في الغالب الإنفاق الفعلي للدولار ، فقد زاد استخدام بطاقات الشراء في العديد من الدوائر الحكومية. وقدرت إحدى الوكالات الحكومية ، وهي وزارة التجارة ، أن استخدام بطاقات الشراء قد وفر لها أكثر من 22 مليون دولار في السنة من التكاليف الإدارية وخفض وقت تجهيز المشتريات.

وقد سمح استخدام البطاقات لمديريات المشتريات بتركيز جهودها على 15 في المائة من إجمالي نفقات المشتريات التي تمثل 98 في المائة من إجمالي الإنفاق.

تنفيذ الضوابط الداخلية

تُعد إساءة استخدام بطاقات المشتريات أخبارًا رئيسية ، ولكن عادةً ما تظهر هذه الإساءات ، خاصةً في الدوائر الحكومية ، قيمة عالية بالدولار ، ولكنها غالبًا ما تكون أقل من نصف واحد بالمائة من إجمالي الإنفاق.

ومع ذلك ، فإن الإساءة تحدث ولكن يمكن التحكم فيها عن طريق تنفيذ ضوابط داخلية مناسبة لتقليل الفاقد وإساءة الاستخدام.

يعد التوجه القوي للإدارة أمرًا حاسمًا في نجاح برنامج بطاقة المشتريات. يجب على الإدارة أن تحدد بوضوح ما هي الاستخدامات المسموح بها للبطاقة وتحديد ، وفرض العقوبات المفروضة عليها في حالات التأخر في السداد ، والغش ، وسوء الاستخدام. بالطبع ، يجب أن تكون إجراءات وموارد المكتب الخلفي جاهزة لتنفيذ الضوابط. إذا لم تكن هناك موارد كافية لرصد انتهاكات بطاقات المشتريات والتعامل معها ، فستستمر الانتهاكات وتزداد حيث يرى مستخدموها عدم الالتزام بالبرنامج.

من الذي يحصل على بطاقة؟

آخر سلبي شوهد في برامج بطاقة المشتريات هو أن الشركات تعتقد أنها تحتاج إلى إعطاء بطاقات لجميع موظفيها الذين يقومون بالشراء. ليست هذه هي القضية؛ يجري إصدار بطاقة شراء يتم منح الثقة. يجب أن تكون الشركة قادرة على الوثوق بمستخدم البطاقة لأنها في الواقع تنفق أموال الشركة . ينبغي أن تكون هناك عملية موافقة في المكان الذي يتعين فيه اختيار الموظفين ومراجعتها والموافقة عليها. إذا كان لدى الموظف ائتمان سيئ ، فهل يجب أن يحصلوا على بطاقة شراء الشركة؟

فرض حدود الإنفاق

مثل أي بطاقة ائتمان ، يجب أن يكون هناك حد ائتمان للمستخدم.

تمنح شركات بطاقات الائتمان حافزًا للبطاقات بناءً على قدرتها على الدفع. بالنسبة لحاملي بطاقة المشتريات ، يجب على الشركات منح حاملي البطاقات حدًا للإنفاق يتلاءم مع مركزهم ونفقاتهم المحتملة. على سبيل المثال ، قد لا يطلب من الشخص الذي يعمل كمحلل في مجال تكنولوجيا المعلومات سوى شراء حبر الطابعة والأجهزة الطرفية الصغيرة للكمبيوتر التي قد لا يزيد مجموعها عن مائتي دولار في السنة. يجب أن يعكس حد الإنفاق لهذا الموظف هذا وأن لا يتم منحه حدًا شاملاً للإنفاق بمبلغ 2500 دولار قد يتم منحه لجميع موظفي تكنولوجيا المعلومات. يجب مراجعة حدود الإنفاق على أساس دوري بحيث يتم إعطاء مستوى مناسب للموظفين بناءً على إنفاقهم الفعلي.