تمثل رسالة الترحيب الجديدة من العملاء جزءًا مهمًا من اكتساب عملاء جدد ، خاصة إذا كان نشاطك التجاري يركز على العلاقات الشخصية. أخذ الوقت الكافي لكتابة رسالة ترحيب زبون جديد له بعض الفوائد ، منها:
- يعرض للعملاء أنك تقدر نشاطهم التجاري
- يقدم رسميًا لشركتك لعملاء جدد
- يطمئن عملاء جدد بأنهم اتخذوا القرار الصحيح في اختيار شركتك
- يوفر معلومات الاتصال الهامة
سيرشدك هذا البرنامج التعليمي خطوة بخطوة عبر تنسيق جديد لرسالة ترحيب العملاء ، والأقسام التي يتضمنها ، بحيث يمكنك استخدامها كنموذج في نشاطك التجاري.
01 - ترويسة الشركة
يجب أن يتم طباعة خطاب الترحيب الخاص بك على عنوان الشركة ، أو على الأقل تضمين معلومات الاتصال الخاصة بك.
يعد الحصول على ترويسة احترافية مع العلامة التجارية لشركتك وسيلة ممتازة لتعزيز علامتك التجارية من خلال خطابات الترحيب بك وجميع اتصالات العميل. ولكن إذا لم يكن لديك ورق ترحيبي لرسالة الترحيب الخاصة بك ، يجب عليك تضمين:
- اسم الشركة
- اعد العنوان
- رقم هاتف
- عنوان البريد الإلكتروني
قد ترغب أيضًا في تضمين رقم الفاكس وموقع الشركة الإلكتروني وأي طرق اتصال أخرى لديك.
02 - تاريخ وعنوان المتلقي
يجب أن تتضمن بداية خطاب الترحيب الخاص بالعميل الجديد تاريخ الرسالة وعنوان المراسلة الخاص بالمستلم ، وكلها محاذاة لليسار.
يجب أن يتضمن مربع عنوان المستلم عادةً ما يلي:
- الاسم الكامل (مع البادئة)
- عنوان
- شركة
- العنوان البريدي
03 - تحية
في هذا القسم من خطاب الترحيب الخاص بالعميل الجديد ، ستستقبل المستلم حسب الاسم ، متبوعًا بنقطتين.
سواء كنت ترحب بالمستلم بإسمه الأول (أي جين) ، أو بشكل رسمي ، فإن البادئة واسم العائلة (أي يا عزيزي السيدة دو) ، ستعتمد على علاقتك مع العميل.
04 - رسالة الترحيب
تأتي الجملة الافتتاحية لرسالة الترحيب بالعملاء الجدد بعد التحية ، ويجب أن تتضمن رسالة ترحيب للعميل.
في ما يلي مثال على جملة افتتاحية في خطاب ترحيب عميل جديد:
"نيابة عن جميع موظفي سميث للاستشارات ، أود أن أغتنم هذه الفرصة لأرحب بكم كعميل جديد. نحن مسرورون لوجودكم معنا."
05 - مقدمة للشركة
يجب أن يتضمن نص خطاب ترحيب العميل الجديد الخاص بك مقدمة لشركتك ، بالإضافة إلى إعادة تأكيد قدراتك.
في ما يلي مثال على مقدمة الشركة:
"في سميث كونسلتينج ، نحن نفخر بتقديم خدماتنا المتجاوبة والكفؤة والممتازة لعملائنا. عملائنا هم الجزء الأكثر أهمية في أعمالنا ، ونحن نعمل بلا كلل لضمان رضائك الكامل ، الآن وطالما أنك عميل ".
في هذا القسم ، ستحتاج أيضًا إلى تقديم نفسك ، وإعلام العميل بالدور الذي ستلعبه في تعاملاته مع شركتك.
هنا مثال على مقدمة شخصية:
"يسعدني أيضًا أن أبلغك بأنني سأكون نقطة الاتصال الأساسية في الشركة ، وأشجعك على الاتصال بي في أي وقت بأسئلتك وتعليقاتك وتعليقاتك".
06 - معلومات الاتصال
أحد الأجزاء الأكثر أهمية في خطاب الترحيب بالعملاء الجدد هو القسم الذي يتضمن طرقًا مختلفة للاتصال بك ، كل ذلك في مكان واحد. يجب أن يحدد هذا الجزء من خطاب الترحيب بوضوح كيف ومتى يمكن للعميل الاتصال بك عندما يكون لديه أسئلة أو قضايا أخرى.
07 - الطمأنينة
ينبغي على هذا الجزء الأخير من خطاب الترحيب بالعملاء الجدد أن يشكر العميل مرة أخرى على نشاطه التجاري ، ثم يعزز من رغبتك في الترحيب بهم كعميل ومستعد للقيام بما يلزم للتأكد من رضاهم.
والفكرة هي إغلاق الرسالة بشكل إيجابي ، وترك العميل الجديد يشعر بالترحيب والتقدير والأهمية.
في ما يلي مثال على الجملة الأخيرة من خطاب ترحيب العميل الجديد:
"جين ، شكراً لك مرة أخرى على تكليف شركة سميث للاستشارات باحتياجاتك التجارية الأكثر أهمية. يشرفنا أن نخدمك".
08 - الإغلاق
يتضمن إرفاق خطاب الترحيب بالعملاء الجدد تعليماً (بصدق ، مع أطيب التحيات ، حقًا ، وما إلى ذلك) ، وتوقيعك المكتوب ، واسمك وعنوانك.
من المهم تضمين التوقيع الفعلي الخاص بك دائمًا وليس توقيعًا تم إنشاؤه بواسطة الكمبيوتر لتخصيص الرسالة. يجب أن ينتقل توقيعك بين التوليف واسمك ، لذلك سترغب في ترك بعض المساحات الإضافية هناك.