كيفية استخدام جداول البيانات إكسل لمحاسبة الأعمال الصغيرة

لا يتعين عليك البحث عن توصيات برامج المحاسبة لأصحاب الأعمال الصغيرة. يبدو كل شهر أن هناك مقالاً جديداً يؤيد برامج المحاسبة الأحدث والأعظم مع كل الأجراس والصافرات التي يمكن لأصحاب المشاريع أن يأملوا. ولكن بالنسبة لأولئك الممولين وأصحاب الشركات الصغيرة الذين قد يفضلون نهجًا عمليًا أو يكتشفون أن شركاتهم ليست جاهزة تمامًا لبرامج المحاسبة الضخمة ، فإن جداول بيانات Excel تعد خيارًا رائعًا لاستخدامها في حسابات الأعمال الصغيرة يحتاج.

على الرغم من أن العديد من رواد الأعمال قد يحدوا من استخدام جداول بيانات Excel الخاصة بهم إلى أنظمة مسك الدفاتر الخاصة بهم ، حيث يرون البرنامج أكثر ملاءمةً لتتبع المعاملات ونشرها وتسجيلها ، فإن Excel يمكن أن يكون مرعباً للعمليات المحاسبية. مع فهم الصيغ الصحيحة وأساليب المعالجة الأساسية ، حتى صاحب الأعمال الأكثر رهابًا في الرياضيات سيجد جداول بيانات Excel سهلة التنقل.

ما يجب أن تقدمه جداول بيانات Excel

Excel هو برنامج Microsoft Office مصمم للمساعدة في حساب الجدول والمخطط والمقارنة بين البيانات للمرجع الحالي والمستقبلي. ومثل معظم برامج Microsoft الأخرى ، فإن ميزاتها قوية ويمكن استخدامها بأقل قدر من التعقيد الذي تفضله.

بالإضافة إلى مسك الدفاتر البسيطة ، يمكن أن تساعدك ميزات المحاسبة في Excel على تحديد مكان عملك المالي من الناحية المالية ، وإنشاء تقارير مفصلة ، وتتبع قوائم الموردين والموظفين والعملاء ، وإعداد سجلاتك لموسم الضرائب كل عام.

فيما يلي بعض الأمثلة على كيفية استخدام جداول بيانات Excel للمحاسبة الأساسية للأعمال الصغيرة.

كيفية استخدام Excel لتتبع اللوازم والمشتريات والمصروفات

يعد إدخال البيانات إلى Excel للمحافظة على سجل مشترياتك ومبيعاتك ومصروفاتك أمرًا بسيطًا نسبيًا. عند فتح Microsoft Excel ، ابدأ ورقة عمل جديدة ، وابدأ تعيين تصنيفات إلى الأعمدة التي ستحتوي على التواريخ والقيم العددية لكل طلب من المستلزمات ، كل عملية بيع وكل نفقة.

بمجرد تسمية الأعمدة الخاصة بك ، أدخل كميات الشراء أو البيع أو النفقة في كل عمود في الصف المناسب بالتاريخ الصحيح.

لمشاهدة هذه العملية البسيطة أثناء العمل ، إليك مقطع فيديو تعليمي سيوجهك خلال الخطوات التالية: كيفية استخدام Microsoft Excel لمحاسبة الأعمال الصغيرة.

كيفية استخدام الصيغ الاساسية والاختصارات في اكسل

في البرنامج التعليمي السابق ، ربما تكون قد لاحظت أن المدرب قد أنشأ صيغ صيغ في Excel لحساب الربح استنادًا إلى عمليات شراء العرض والمبيعات وبيانات النفقات. تساعد الصيغ محترفي المحاسبة ورجال الأعمال على حد سواء في التنقل بين ميزات Excel بشكل أكثر كفاءة.

لذا قبل التعمق في التفسيرات الأكثر تفصيلاً لمحاولات الأعمال الصغيرة الأساسية مع البيانات التي أدخلتها في ورقة عمل Excel ، قد يكون من المفيد معرفة المزيد عن النصائح والحيل والصيغ التي يمكنك استخدامها بشكل جيد للمضي قدمًا.

في ما يلي مقطع فيديو تعليمي مفيد يغطي بعض الصيغ الحالية والمفيدة في Excel: أهم النصائح والحيل 25 Excel 2016.

كيفية استخدام Excel لإنشاء بيان الربح والخسارة

يفضل معظم رواد الأعمال أن تكون المعلومات المتعلقة بأرباح أعمالهم أو خسائرهم منفصلة عن البيانات الأخرى. وهذا يسمح لهم بمراجعة ومقارنة إيراداتهم خلال أوقات مختلفة من السنة ، أو تغييرات محددة في مشاريعهم أو عبء العمل ، أو لأي عدد من الشروط التي قد تؤثر على صحة الشركة المالية.

تتمثل أفضل طريقة لعرض هذه المعلومات بشكل منفصل في بيان الأرباح والخسائر (الربح والخسارة) أو بيان الدخل.

لحسن الحظ ، يحتوي Excel على قوالب جاهزة لمساعدتك في إنشاء وملء والحفاظ على بيان الأرباح والخسائر أثناء تشغيل عملك. ولكن من الأفضل معرفة كيفية عمل عبارات P & L يدويًا بغض النظر عما إذا كنت قد اخترت استخدام القوالب المتوفرة في البرنامج.

لمعرفة كيفية إنشاء بيان بسيط للربح والخسارة في Excel دون مساعدة القالب ، إليك مقطع فيديو تعليمي يوضح كيفية البدء: إنشاء حسابات الإدارة باستخدام Excel: بيان الربح والخسارة.

كيفية استخدام Excel لإنشاء تقارير وأوراق

تقارير النفقات ، وتقارير المبيعات ، والميزانيات العمومية ، ودفتر الأستاذ العام ، سمها ما شئت. إذا كان هناك شيء واحد يتمتع فيه أصحاب الحسابات والمحاسبين بإنشاء تقاريره.

لحسن الحظ ، جعل Microsoft Office تقارير توليد أسهل مع كل تحديث لبرنامج Excel جديد.

بصفتك مالكًا لنشاط تجاري ، فإن إنشاء التقارير ليس شيئًا تعده ببساطة لمستثمريك أو لشركائك التجاريين أو لموظف قرض مصرفي. تسمح لك التقارير بالحصول على نظرة عامة عامة أو تفاصيل محددة حول الصحة المالية لشركتك دون قدر كبير من البيانات لتوضيح النتيجة. على هذا النحو ، فهي مفيدة للغاية بالنسبة لك كرجل أعمال لقياس حالة عملك في لمحة ، في جميع الأوقات.

لمعرفة كيفية إنشاء تقارير موجزة بسيطة ، إليك مقطع فيديو تعليمي يشرح كيفية إنشاء تقرير مبيعات في Excel: إنشاء تقرير مبيعات في Excel: المستوى الأساسي.

تتطلب تقارير النفقات بعض الخطوات المختلفة. للبدء ، إليك فيديو تعليمي يشرح كيفية إنشاء تقرير أو ورقة نفقة: Microsoft Excel: إنشاء ورقة نفقات بسيطة.

إذا كنت مهتمًا بإضافة المزيد من الرسومات المرئية إلى تقاريرك التي تسمح للقراء بفهم المعلومات بشكل أفضل ، فإليك مقطع فيديو تعليمي حول كيفية إنشاء الجداول المحورية والرسومات البيانية الشريطية ولوحات المعلومات: مقدمة إلى الجداول المحورية والرسومات البيانية ولوحات المعلومات في Excel .

وماذا سيكون نظام محاسبة الأعمال الصغيرة بدون دفتر أستاذ عام؟ إليك مقطع فيديو تعليمي شامل حول إنشاء دفتر أستاذ عام لنشاطك التجاري: إنشاء دفتر أستاذ عام باستخدام Excel.

توسيع معرفتك في Microsoft Excel

إذا كان Microsoft Excel برنامجًا نادرًا ما استخدمته قبل امتلاك نشاط تجاري ، فقد يبدو الأمر مخيفًا على الرغم من إعداده المبسّط. ومع ذلك ، هناك مهنيين يستخدمون Excel على أساس يومي ولا يزالون غير متأكدين من جميع ميزات البرنامج الأكثر تقدمًا. وهذا التنوع المتعدد وإمكانية الوصول الشاملة يجعله مناسبًا تمامًا كأداة للمحاسبة التجارية الصغيرة.

إحدى الطرق التي يمكن من خلالها ضمان ازدهار أحلامك في الأعمال الحرة والتوسع إلى المستوى التالي هو لعب دور نشط في الإجراءات المحاسبية الخاصة بعملك. بدءا من أبسط وظائفه ، يمكن لأصحاب الأعمال الصغيرة تعلم كيفية إدارة سجلاتهم المالية وتنمية مهاراتهم في Excel إلى جانب الصحة المالية لشركاتهم.

بالإضافة إلى برامج الفيديو التعليمية الموضحة أعلاه ، لدى Microsoft أيضًا مكتبة تدريب Excel الخاصة بها والتي يمكنها مساعدتك على تحسين مهاراتك في Excel حتى يمكنك الاستفادة من الأداة بشكل أكبر في عملك الصغير.