اعتبارات خاضعة للضريبة
تأخذك هذه المقالة من خلال بعض القضايا المتعلقة بسائقي الموظفين لسيارات الشركة.
استخدام الأعمال فقط هو خصم
بغض النظر عمن يقود سيارة أو يمتلك سيارة ، فإن الاستخدام التجاري لتلك السيارة يكون قابلاً للخصم كمصروف تجاري. يجب على أي شخص يقود السيارة أن يحتفظ بسجلات جيدة في الوقت المناسب للقيادة لاستخدام الشركات.
يجب تسجيل حدث العمل في اليوم الذي حدث فيه ، ويجب أن يتضمن تفاصيل الغرض والتاريخ والموقع أو عدد الكيلومترات.
يمكنك منح الموظفين بدل تلقائي
تمنح معظم الشركات للموظفين بدلات تلقائية لتعويضهم على حساب قيادة السيارة لأغراض تجارية. يمكن إعطاء البدل بالإضافة إلى توفير السيارة للموظف.
هذا البدل ليس منفعة خاضعة للضريبة للموظف ، طالما يتم إعطاؤه من خلال خطة قابلة للمحاسبة. الخطة الخاضعة للمساءلة هي عبارة عن مجموعة من الإجراءات التي يحددها نشاطك التجاري للحصول على المال الكافي للموظف. ترغب مصلحة الضرائب في التأكد من أنك لا تقدم مخصصات للموظفين ، ولكن هذه هي نفقات أعمال قانونية مدفوعة من قبل الموظف وتسددها أنت.
يجب عليك استخدام خطة IRS Accountable
في الأساس ، للحصول على خطة خاضعة للمساءلة ، يجب أن يكون لمصاريف السيارات غرض تجاري مشروع ، يجب على الموظف أن يزودك بسجلات كافية تبين استخدام الأعمال والمبالغ المستنفذة ، ويجب على الموظف إعادة أي مبالغ فائضة في غضون فترة زمنية معقولة.
يمكن تحديد المخصص التلقائي الذي تعطيه للموظفين باستخدام إما معدل IRS القياسي (يختلف كل عام) أو النفقات الفعلية. الطريقة التي تستخدمها متروك لك ، مع بعض القيود.
إذا لم تقم بإعداد واستخدام خطة قابلة للمحاسبة ، فإن أي بدل أو تعويض تدفعه للموظفين للقيادة يخضع للضريبة بالنسبة لهم ، ويجب عليك تضمين مبالغ السداد في أجورهم واحتساب الضرائب.
استخدام الموظف للسيارة هو من فوائد شروط العمل
إن الفائدة من شروط العمل ، وفقًا لـ IRS ، هي "الممتلكات والخدمات التي تقدمها إلى الموظف حتى يتمكن الموظف من أداء وظيفته." يتم استبعاد هذه الفائدة من دخل الموظف على افتراض أن الموظف يمكن أن يأخذ الخصم على الإقرار الضريبي الشخصي. في حالة سيارة الشركة. تذكر ، هذا هو مجرد استخدام الأعمال التجارية للسيارة التي هي (أ) المسموح بها كمصروفات تجارية و (ب) لا تخضع للضريبة على الموظف كميزة.
ولكن ، استخدام الموظف للسيارة لأسباب شخصية غير قابل للخصم كمصروفات تجارية ، سواء بالنسبة للموظف أو لعملك. وإليك كيف يعمل هذا:
الاستخدام الشخصي لسيارة الشركة هو فائدة خاضعة للضريبة
أساسا ، أي شيء تعطي الموظفين هو فائدة خاضعة للضريبة. إذا أعطيت أحد موظفيك استخدام سيارة ، فإن مصلحة الضرائب الشخصية تعتبر أن الاستخدام الشخصي من قبل الموظف يعتبر فائدة إضافية غير نقدية.
يقول Intuit Payroll ، "يعتبر جزء من قيمة السيارة جزءًا من إجمالي تعويض الموظف للأغراض الضريبية." يجب أن تضع في اعتبارك قيمة هذه الميزة وتعرضها على مرتب الموظف ، وبالطبع تحجب الضرائب الفيدرالية والضرائب و ضرائب FICA (ضرائب الضمان الاجتماعي والرعاية الصحية) من هذا المبلغ ، كما هو الحال في الأجور والمزايا الأخرى.
السيارات مدرجة في الممتلكات التجارية
ملاحظة أخيرة: المركبات التجارية في فئة خاصة من الملكية لأغراض الضريبة التجارية. وهي تعتبر ممتلكات مدرجة ، والتي تشمل الممتلكات التي يمكن استخدامها لأسباب تجارية وأخرى شخصية.
سواء كنت تعطي السيارة لموظف أو تستخدمه بنفسك ، إذا كانت السيارة تستخدم أقل من 50٪ من الوقت لأغراض العمل ، فلا يزال بإمكانك خصم استخدام الأعمال ، ولكن عليك استخدام الاستهلاك المستقيم.
إذا قررت منح شركة سيارة لموظف
دعنا ننظر إلى مثال لنرى كيف يعمل كل هذا:
عملك يؤجر سيارة ويعطيها لماري لاستخدامها لقيادة الأعمال.
يجب أن تحافظ ماري على سجلات جيدة حول التقسيم بين العمل والاستخدام الشخصي وتزود شركتك بتقارير مفصلة. لهذا الغرض ، دعنا نقول أنها تدفع 50٪ للأعمال و 50٪ للاستخدامات الشخصية.
بغض النظر عمن يقود السيارة ، يكون الإيجار في اسم الشركة ، وبالتالي فإن دفعة الإيجار تكون قابلة للخصم كمصاريف تجارية ، ولكن فقط إلى الحد الذي تستخدم فيه لأغراض العمل. (في حالة شراء السيارة ، يكون الإهلاك على السيارة قابلاً للخصم ، مرة أخرى فقط للجزء التجاري من استخدامه.)
إذا كنت تعوض ماري عن نفقات قيادة أعمالها ، فلن تضطر إلى النظر في هذا التعويض الخاضع للضريبة إذا كان لديك خطة خاضعة للمساءلة ، كما هو موضح أعلاه.
ولكن ، يجب أن تدرج قيمة السيارة لفترة القيادة الشخصية في دخل ماري (وتطبق الاستحقاقات). إذا كان الإيجار الشهري لسيارات شركة ماري للسيارات هو 500 دولار ، يجب عليك تضمين 250 دولارًا شهريًا في شيك راتبها.
لماذا من المهم الاحتفاظ بسجلات جيدة لاستخدام الشركات
كما ترون من المناقشة أعلاه ، من المهم جداً أن يحتفظ سائق سيارة الشركة بسجلات ممتازة لإثبات حجم القيادة التجارية.
هذا الدليل مطلوب:
- حتى تتمكن من تعويض مصاريف سفر الموظف وليس عليك تضمينها في راتب الموظف
- لإثبات استخدام الأعمال حتى لا تضطر إلى تضمين هذا الجزء من قيمة السيارة في راتب الموظف ،
- حتى تتمكن من خصم المزيد من حساب الاستهلاك ، و
- لذا يمكنك استخدام المزيد من قيمة السيارة لنفقات عملك الأخرى.
مزيد من المعلومات في منشورات IRS
- منشور IRS 535 - خصم نفقات الأعمال
- IRS Publication 15-B - دليل صاحب العمل للضرائب على الفوائد الإضافية
- IRS Publication 463 - السفر ، الترفيه ، الهدايا وتكاليف السيارات
- IRS Tax Topic 510 - Business Use of a Car
تنويه: هذه المادة هي لأغراض المعلومات العامة فقط. ليس المقصود أن تكون ضريبية أو مشورة قانونية. تحقق مع الضرائب والمستشارين الماليين قبل البدء في تسليم الموظفين مفاتيح سيارات الشركة.