تبسيط السجلات الخاصة بك مع باي بال و Excel

جعل eBay حفظ السجلات مبكرة باستخدام ميزات PayPal

إذا كنت بائعًا في موقع eBay لأي فترة من الوقت كنت تعرف أن PayPal هي طريقة رائعة لقبول الدفعات عبر الإنترنت - فهي سريعة وسهلة ، ويحتفظ PayPal بسجلات دقيقة للمعاملات التي تمت بهذه الطريقة. في الواقع ، يمكنك الوصول إلى هذه المعاملات في تنسيق مناسب وجداول البيانات لتسهيل الممارسات المحاسبية - سواء كنت مشتريًا أو بائعًا أو كليهما ، فلا يلزمك استخدام موقع PayPal الإلكتروني مباشرة للوصول إلى سجل كل معاملة.

وبالاقتران مع برنامج جداول البيانات مثل Excel ، فإن ميزة PayPal هذه يمكن أن تجعل مسك الدفاتر للمشترين والبائعين الصغار والمتوسطين قطعة من الكعكة - خاصة إذا كنت حريصًا على استخدام PayPal لمعظم معاملاتك.

استخدام Excel لسجلات Access باي بال

يجعل PayPal قاعدة بياناته للمعاملات التي يمكنك الوصول إليها بتنسيق يُسمى CSV ، أو "قيم مفصولة بفواصل". معظم تطبيقات جداول البيانات مثل Excel أو Quattro Pro أو OpenOffice.org Calc - هي نفس التطبيقات التي قد تستخدمها لموازنة دفتر شيكاتك أو القيام بضرائبك - هي قادرة على قراءة واستيراد الملفات المخزنة في هذا التنسيق.

نظرًا لأن PayPal يمكنه إنشاء ملفات CSV لك استنادًا إلى النطاقات الزمنية ، يمكنك استخدام PayPal لإنشاء معلومات محاسبية سريعة ودقيقة وكاملة (بما في ذلك رسوم PayPal ومبالغ الشحن والتسليم والتفاصيل الأخرى) حول معاملات eBay التي يمكنك تخزينها على جهاز الكمبيوتر الخاص بك والتلاعب في تطبيق جداول البيانات ، على سبيل المثال ، للفرز حسب نوع المعاملة أو الحصول على إجماليات سريعة لأغراض الضريبة.

إنشاء ملف CSV باستخدام PayPal

لإنشاء ملف CSV لمعاملات PayPal الخاصة بك ، قم بتسجيل الدخول إلى موقع PayPal على الإنترنت تمامًا كما تفعل لعرض حسابك بشكل طبيعي. بمجرد تسجيل الدخول وعرض صفحة "حسابي" الافتراضية ، اتبع الخطوات التالية:

1. انقر فوق "التاريخ". انقر على رابط "السجل" باللون الأزرق والأبيض بالقرب من الجزء العلوي من الصفحة. (تلميح: إنه موجود على يمين الرابط "سحب".)

1. حدد نطاقًا زمنيًا. استخدم الأدوات الموجودة في الجزء العلوي من الصفحة لتحديد نطاق زمني لعرض المعاملات. يمكنك تحديد طلبات شائعة مثل "الأسبوع الماضي" (لجميع المعاملات خلال الأيام السبعة السابقة) أو "الشهر الماضي" (لجميع المعاملات خلال آخر 30 يومًا) ، أو اختر عرض نطاق زمني محدد.
2. انقر على رابط "CSV". انقر فوق الارتباط "CSV" الموجود إلى يمين الكلمة "Download:" في أعلى يمين منطقة العرض. ستظهر نافذة منبثقة تطالبك بتحديد تنسيق تنزيل.
3. انقر فوق الزر "تنزيل". بدون تغيير نوع الملف من "CSV" ، انقر على الزر "تنزيل" الأصفر. سيتوقف PayPal لبضع لحظات للوصول إلى قاعدة البيانات الخاصة به قبل إرسال متصفح الويب الخاص بك إلى ملف يسمى Downoad.csv. احفظ هذا على سطح المكتب لسهولة الوصول إليه.

قد يعرف المستخدمون المتقدمون الذين يقرأون مع هذه المقالة ما الذي يريدون فعله بالضبط مع البيانات في هذه المرحلة - إذا كنت أنت ، فلا تتردد في تنزيلها على تنسيقات أخرى (مثل تنسيقات Quicken أو Quickbooks) أو للتحايل على ما يلي إجراء.

استيراد ملفات CSV إلى Excel

الآن بعد أن قمت بتنزيل ملف CSV يحتوي على المعاملات التي قمت باختيارها وتم حفظ الملف على سطح المكتب الخاص بك ، اتبع الخطوات التالية لتحميل الملف في Excel.

1. إطلاق اكسل. إذا كان ملف CSV على سطح المكتب يبدو بالفعل كملف Excel (أي أن الرمز الذي يمثل الملف يبدو بنفس الرموز التي تراها عادة لملفات Excel) ، يمكنك فقط النقر المزدوج على الملف لفتحه و vóila - انت انتهيت! ومع ذلك ، سيجد العديد من المستخدمين أن ملف CSV لا يتم فتحه تلقائيًا في Excel عندما يتم النقر فوق الرمز مرتين. إذا كنت أنت ، استخدم قائمة البداية لبدء تشغيل تطبيق Excel.

1. اختر قائمة "ملف" ، ثم حدد "فتح". بمجرد فتح تطبيق Excel ، انقر فوق قائمة "ملف" في أعلى يمين النافذة وحدد خيار "فتح" من قائمة الاختيارات. يجب أن يتم الترحيب بك من خلال نافذة حوار صغيرة بعنوان "فتح" تعرض الملفات على نظام الكمبيوتر الخاص بك.
2. حدد سطح المكتب الخاص بك. في الإصدارات الأخيرة من Excel ، يمكن تحقيق ذلك بالنقر فوق رمز "سطح المكتب" على يمين مربع الحوار "فتح". في الإصدارات الأقدم من Excel ، انقر فوق القائمة المنسدلة "الموقع" بالقرب من أعلى الإطار وحدد "سطح المكتب" من القائمة الطويلة للأماكن التي تظهر.
3. اضبط نوع الملف على "جميع الملفات". انقر فوق القائمة المنسدلة "ملفات من نوع" بالقرب من أسفل النافذة وقم بتغيير نوع الملف من "ملفات Excel" إلى "جميع الملفات". سيؤدي ذلك إلى ظهور مربع الحوار "فتح" لإظهار أي ملفات CSV على سطح المكتب.
4. انقر نقرًا مزدوجًا على ملف "تنزيل". حدد موقع ملف CSV (يسمى "تنزيل" أو "Download.csv" اعتمادًا على إصدار Windows لديك - قد تضطر إلى البحث في قائمة بكل الملفات الموجودة على سطح المكتب) في قائمة الملفات المعروضة في مربع الحوار "فتح" وانقر نقرا مزدوجا على ذلك.

هذا كل ما في الامر! يجب أن تشاهد الآن قائمة منظمة قابلة للفرز لجميع معاملات PayPal الأخيرة في Excel. إذا كنت على دراية بـ Excel بالفعل ، فيجب أن تتمكن من استخدام هذه المعلومات في السجلات المالية الخاصة بك على الفور لمعالجة سجلات PayPal أو تصفيتها أو ترتيبها أو البحث عنها أو التلاعب بها بأي طريقة أخرى.

لاحظ أيضًا ، كما ذكر في بداية هذه المقالة أنه يمكن اتباع خطوات مماثلة لاستيراد سجلات PayPal إلى OpenOffice.org أو Quattro Pro. ما عليك سوى استيراد تطبيق جدول البيانات أو فتح ملف "CSV" أو "قيم مفصولة بفواصل".

كملاحظة أخيرة ، ضع في اعتبارك أنك إذا أردت الاستمرار في استخدام هذه المعلومات ، فمن المحتمل أن تقوم بحفظها في تنسيق قياسي لـ Excel (أو أي تنسيق قياسي يستخدمه جدول البيانات) للملاءمة. للقيام بذلك ، انقر فوق القائمة "ملف" في الجزء العلوي الأيسر من إطار Excel واختر "حفظ باسم" الخيار. ثم اختر "Microsoft Excel Workbook" من القائمة المنسدلة "حفظ كنوع" بالقرب من أسفل مربع الحوار "حفظ باسم" الذي يظهر.

مسك الدفاتر سعيد!